Flujo de trabajo de preparación de reuniones

Una reunión es una actividad en la que las personas se reúnen para discutir y comunicarse con el fin de resolver un determinado problema o con diferentes propósitos. A menudo va acompañado de una cierta escala de movimiento y consumo de personal. El siguiente es el flujo de trabajo de preparación de reuniones que compilé. ¡Espero que le resulte útil!

(1) Desarrollar un plan de trabajo para la reunión.

De forma general, debe incluir los siguientes contenidos: acta de la reunión, información sobre el presupuesto de la reunión, régimen de alojamiento, seguridad y confidencialidad, etc.

(2) Selección y disposición del tema.

Los temas tratados y el objeto de la toma de decisiones en la reunión constituyen el orden del día. Los temas de las reuniones grandes y medianas los determinan los órganos dirigentes y los camaradas dirigentes de la reunión. Los temas para las reuniones diarias son propuestos por los camaradas dirigentes a cargo de un determinado trabajo, y algunos son preparados por agencias subordinadas o según las instrucciones de los camaradas dirigentes. Los temas recopilados luego se examinan, modifican, discuten, enriquecen y presentan. a los líderes relevantes para su revisión, semanalmente y semanalmente. Haga los arreglos generales mensual o trimestralmente.

Al organizar la agenda de la reunión, debe prestar atención a las siguientes cuestiones:

Primero, las cuestiones que pueden resolverse en la próxima reunión o que pueden ser acordadas por camaradas líderes individuales generalmente no deben ser discutidos en reuniones de alto nivel;

En segundo lugar, los temas discutidos en la reunión del partido deben ser diferentes de los discutidos en la reunión del gobierno, en tercer lugar, los temas discutidos en la reunión generalmente deben tener materiales escritos breves; que debe ser revisado y aprobado por los camaradas dirigentes unos días antes de la reunión; enviar a los camaradas relevantes para leer y preparar opiniones; cuarto, no organizar apresuradamente las cuestiones generales planteadas temporalmente para garantizar la calidad de la reunión; organizar demasiados o muy pocos temas en una reunión. Necesitamos calcular el tiempo aproximado requerido para cada pregunta y asignarlo de manera razonable. Generalmente es apropiado organizar un tema principal y uno o dos temas menores. Sexto, trate de llevar temas de la misma naturaleza a una reunión para su discusión. En séptimo lugar, prepare algunos temas de respaldo para proporcionar discusión para la reunión si la reunión va bien y hay suficiente tiempo.

(3) Proyecto de orden del día, cronograma y procedimientos de la reunión.

La agenda es la disposición general de los documentos a adoptar y los asuntos a resolver en la reunión. Escríbalos uno por uno en palabras concisas. Una agenda es la disposición específica de una reunión dentro de un marco de tiempo general. Suele tener la forma de un texto breve o de un cuadro, y se pueden enumerar las actividades de la mañana, tarde y noche durante la reunión. Si se especifica, adjúntelo a la tabla. Un procedimiento son los pasos de trabajo cronológicos o secuenciados de una reunión. Los programas pueden ser complejos y simples, o toscos y elaborados. La agenda y el cronograma deben enviarse a los participantes con anticipación, y algunos congresos deben enviarse al Presidium de la Universidad Jiaotong para su aprobación antes de que puedan entrar en vigor. Los procedimientos son sólo como referencia cuando los camaradas dirigentes presiden reuniones y no se distribuirán a otros camaradas.

(4) Preparar documentos e informes de reuniones.

Los documentos e informes para las reuniones de trabajo diarias deben ser redactados y preparados principalmente por varios departamentos funcionales. El departamento de secretaría de la reunión debe notificar a los departamentos pertinentes que presenten los documentos de la reunión antes de la reunión, realizar una revisión preliminar del contenido y la calidad de los documentos y brindar opiniones a los camaradas destacados sobre si los documentos presentados pueden presentarse para su discusión en la reunión.

(5) Proponer una lista de participantes.

Nominar participantes es una tarea importante y altamente política, y se deben seguir los siguientes principios; uno es ser reflexivo y comprensivo. Los líderes de departamento que están estrechamente relacionados con los temas de la reunión están invitados a participar en las reuniones de trabajo diarias; para las reuniones ad hoc que son de naturaleza para solicitar opiniones, se debe invitar a participar a los principales camaradas y representantes de los partidos relevantes; de carácter profesional, se invitará a dirigentes y camaradas con experiencia práctica en el campo, expertos y trabajadores, si es de carácter conmemorativo y de celebración, algunos camaradas prestigiosos, personas de diversos partidos democráticos y representantes de todos los sectores; vida están invitados a participar en actividades conmemorativas y de celebración. En segundo lugar, equilibre la indulgencia con la severidad y sea moderado y preciso. Desde la perspectiva de facilitar el trabajo y mantener la confidencialidad, las nominaciones deben ser razonables, sin mezcla de indulgencia y severidad, sin errores ni omisiones. En tercer lugar, quienquiera que estuviera presente o en la reunión no tenía asistente. Cuarto, la lista de participantes propuesta por el secretario de la conferencia debe presentarse a los líderes para su revisión antes de que pueda finalizarse.

(6) Organizar agrupaciones.

Una vez determinada la lista de participantes para conferencias grandes y medianas, los participantes deben agruparse, es decir, todos los participantes deben dividirse en varios grupos de acuerdo con ciertas reglas para facilitar la discusión. Los métodos básicos de agrupación son: agrupación por región; agrupación por sistema o industria; agrupación enteramente por número de personas. Al agrupar, preste atención al número y tamaño apropiados de los grupos. La agrupación debe ser integral y reflexiva, y los camaradas dirigentes de la agencia convocante pueden dividirse en varios grupos.

(7) Seleccione y organice el lugar de la reunión.

1. Elige un lugar.

La elección del lugar debe considerarse en función del número de participantes y del contenido de la reunión. Cuando las condiciones lo permitan, se deben considerar los siguientes factores: Primero, el tamaño del lugar debe ser moderado, con un promedio de 2 a 3 metros cuadrados por persona. Demasiado grande está suelto, demasiado pequeño está abarrotado. En segundo lugar, el lugar es moderado. En tercer lugar, el recinto dispone de completas instalaciones auxiliares, incluyendo iluminación, comunicaciones, saneamiento, servicios, telefonía, sonorización, grabación, etc. 2. Organizar el lugar. Diferentes reuniones requieren diferentes arreglos. El lugar del congreso del partido debe ser conciso y elegante, el Congreso Nacional del Pueblo debe ser solemne y solemne, la reunión de celebración debe ser festiva y animada, el servicio conmemorativo debe ser solemne y solemne, el simposio debe ser solemne Para que sea armonioso y armonioso, se requiere que la reunión conmemorativa sea solemne y elegante, y que las reuniones de trabajo diarias sean sencillas y prácticas. Aquí hablamos principalmente de la forma y distribución del lugar.

Formato de lugar de reunión. El diseño de los lugares de reunión de trabajo diarios es en su mayoría circular, ovalado, rectangular, cuadrado, lineal, en forma de T y de herradura, lo que refleja la atmósfera de unidad democrática. Las conferencias y seminarios están organizados en forma de semicírculo, herradura, hexágono, octógono y zigzag, lo que hace que la gente se sienta relajada y amigable. El lugar para reuniones de tamaño mediano está dispuesto en zigzag, en forma de M o en forma de abanico, lo que hace que la gente se sienta formal y seria. El lugar para fiestas de té a gran escala y visitas de grupos debe tener forma de estrella o de arco lunar. Las reuniones de gran envergadura se celebran generalmente en el auditorio y tienen un formato fijo.

La disposición de los asientos se refiere a la disposición de los asientos para los participantes de acuerdo con ciertas reglas y principios científicos.

Algunas reglas para la disposición de los asientos: 1. Cuando la lista se anuncie oficialmente, los escaños deberán ordenarse según el orden de la lista. 2. Ordenar los escaños según el número de votos emitidos en la elección. Si los votos fueran iguales, se ordenarán por orden de trazos del apellido. 3. Organizar según el orden alfabético del prefijo pinyin chino del apellido. 4. Disponer los asientos en el orden de los trazos del apellido.

Varias formas de disponer los asientos: 1. Disposición horizontal. Es decir, los asientos están ordenados de izquierda a derecha según la lista publicada o los trazos del apellido. Primero llegan los miembros formales (representantes) y en la última fila los miembros suplentes (representantes). 2. Método de disposición vertical. Es decir, los asientos se disponen de adelante hacia atrás en línea recta según el orden predeterminado o trazos de apellido de cada miembro de la delegación, con los representantes oficiales al frente y los representantes suplentes atrás. Las delegaciones están dispuestas en el orden original de izquierda a derecha, o escalonadas hacia ambos lados según el asiento central del lugar. 3. Método de disposición izquierda y derecha. Es decir, según la lista publicada o por orden de los trazos del apellido, tomando como punto base el centro del recinto o el podio, los asientos se escalonan a izquierda y derecha. Tradicionalmente en China, la izquierda está arriba, sentada en el centro en la parte superior. En base a esto, los demás se ordenan en primer orden, uno a la izquierda y otro a la derecha.

(8) Imprimir y distribuir documentos de reuniones.

El acta de reunión es un certificado que indica la identidad, derechos y obligaciones de las personas directamente relacionadas con la reunión. Los documentos de la reunión se pueden dividir en dos categorías: una son los documentos formales de la reunión, incluidas tarjetas de representante, tarjetas de asistencia, tarjetas de asistencia, tarjetas de auditorio, tarjetas de invitados, tarjetas de admisión, invitaciones, etc., la otra son identificaciones de trabajo, incluido el trabajo; DNI, carné de prensa, pase, pase de vehículo, etc. Las columnas de contenido de varios certificados generalmente incluyen el nombre de la conferencia, la unidad de usuario, el nombre, el sexo, el puesto, la fecha de emisión, el número de certificado, etc. Algunos documentos importantes también deben llevar una fotografía de media longitud de una pulgada sin sombrero y estamparse con un sello de acero para evitar falsificaciones.

(9) Publicar convocatoria de reunión.

Una vez que se hayan completado básicamente todos los preparativos para la reunión, el aviso de la reunión debe enviarse lo antes posible para que los participantes puedan prepararse con anticipación. Generalmente existen dos tipos de notificaciones: notificación escrita y notificación oral. Notificación por escrito: Para reuniones con actitud solemne, eventos importantes bien registrados y un gran número de participantes o reuniones solemnes, se debe emitir una notificación por escrito. Para las notificaciones orales, especialmente las telefónicas, se debe preparar un borrador de la notificación telefónica para garantizar una notificación concisa, concisa y completa. Una vez enviados los avisos de reuniones importantes, se deben verificar e implementar de manera oportuna.

(10) Preparar instrucciones de reunión.

El contenido del aviso de reunión incluye principalmente disciplina de confidencialidad de la reunión, sistema de licencias, sistema de reuniones, requisitos de seguridad, cronograma y otros asuntos que requieren atención.

(11) Responsable de los informes de las reuniones.

El registro de la conferencia significa que los participantes de conferencias medianas y grandes que necesitan alojamiento centralizado llegan al lugar de la conferencia y notifican a la secretaría de la conferencia. La inscripción es un paso importante para que el departamento de secretaría de la conferencia registre con precisión la asistencia de los participantes y la organice e implemente. Deberíamos prestar atención a supervisar a quienes deberían informar pero no lo hacen a tiempo. Una vez completado el registro, la situación debe resumirse e informarse a los líderes que asisten a la reunión.

(12) Establecer un mecanismo de trabajo del secretario de reuniones y desplegar personal.

Las reuniones de trabajo diarias y las reuniones pequeñas generalmente están a cargo del departamento de secretaría de reuniones permanente o de secretarias de reuniones fijas a tiempo completo o parcial.

Para reuniones grandes e importantes, organice grupos de trabajo capaces o establezca una secretaría de conferencia con varios grupos de trabajo, como un grupo de secretaría, un grupo de documentos, un grupo de selección de negocios, un grupo de información, un grupo de publicidad e informes, un grupo de traducción, un grupo de asuntos generales y un grupo de seguridad. grupo, grupo de tráfico, etc. Haga una división clara del trabajo y asegúrese de que la reunión se desarrolle sin problemas.

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