¿A qué tipo de archivo pertenece la resolución de la empresa?

Puedes consultar la siguiente guía, que es muy completa~~

:8080/bbs/viewthread.php?tid=250

Pautas para organizar archivos de archivo (Norma Nacional)

Capítulo 1 Establecimiento de archivos y reforma del establecimiento de archivos

Sección 1 Establecimiento de archivos

Una vez procesados ​​los documentos, deben organizarse por el sistema antes de poder archivarlos y guardarlos. Los documentos dispersos y desordenados se organizan sistemáticamente para reflejar verdaderamente la apariencia general de las actividades funcionales de la agencia. Al mismo tiempo, también facilitará la búsqueda y el uso futuros, sentando las bases para mejores servicios de investigación histórica y de investigación científica una vez que los archivos se transfieran a la biblioteca. En nuestro país, los expedientes se utilizan tradicionalmente como unidad básica de almacenamiento de documentos y archivos, y el archivo de expedientes es el método de organización de los documentos y materiales archivados. El proceso de clasificar documentos y materiales dispersos en expedientes según su interconexión, características y valor de conservación se denomina archivo.

1. Preparación para la elaboración de un expediente

La primera preparación para la elaboración de un expediente es determinar el alcance de la presentación. El ámbito de archivo es el ámbito de archivo en un sentido general. Por lo general, se basa en las categorías de archivo precompiladas. Generalmente existen dos métodos para compilar las categorías de presentación (o categorías de presentación y categorías de expedientes):

1. Establezca categorías de acuerdo con las tareas y funciones de trabajo de la unidad (o un departamento dentro de la unidad), es decir, establezca categorías de acuerdo con los temas principales, como: categorías integrales (incluidos documentos completos y varios documentos de reuniones), leyes y reglamentos, categorías de publicidad y educación, industrial, comercial, etc.

2. Las categorías se configuran según las organizaciones internas de la unidad, tales como: Oficina General, Departamento de Leyes y Regulaciones, Departamento de Finanzas, etc. Debajo de cada categoría, se deben configurar subcategorías (es decir, subcategorías) según sea necesario. La preparación de las categorías de archivo generalmente se refiere a la formación de archivos en el año anterior, combinada con el trabajo del año en curso y los archivos que se espera que se formen este año. Las categorías de presentación generalmente se refinan al nivel del expediente.

La segunda preparación para preparar los documentos es devolverlos en el horario habitual. De acuerdo con las categorías de archivo preparadas, el personal de archivo colocará los documentos y materiales procesados ​​en carpetas temporales (o cajas de archivo) en cualquier momento de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la categoría. La devolución normal de documentos requiere "devolución sobre la marcha" y no se puede acumular hasta el próximo año en que se configuran los documentos. entonces. Es útil mantener la conexión entre documentos y materiales y garantizar la integridad de los documentos y materiales archivados. Durante el proceso de presentación normal, el personal de archivo de archivos también debe modificar o agregar disposiciones relevantes de la categoría de presentación en cualquier momento según la situación real de los materiales del documento.

2. Requisitos y métodos básicos para la elaboración de un expediente

También se puede decir que los requisitos básicos para la elaboración de un expediente son los principios para la elaboración de un expediente. A principios de la década de 1950, los departamentos pertinentes propusieron que al archivar archivos, el departamento de procesamiento de documentos "debería archivar los archivos según el nombre, el tema, el autor y otras características del archivo de acuerdo con el principio de mantener las conexiones de los archivos". "Se archivaron". Los documentos y materiales deben clasificarse y archivarse de acuerdo con sus reglas de formación naturales, manteniendo sus conexiones históricas, de modo que los archivos puedan reflejar con precisión las actividades de liderazgo del partido y diversas actividades laborales, y sean fáciles de encontrar y utilizar. Desde principios de la década de 1980 hasta la actualidad, el trabajo de archivo de archivos El requisito básico es "mantener la conexión histórica entre los documentos, distinguir el valor y facilitar el almacenamiento y la utilización".

El método de establecimiento de archivos varía según el cambios en los requisitos básicos para el establecimiento de archivos. En los primeros días de la fundación de la República Popular China, la tarea principal de presentar documentos era aprender de la experiencia de la ex Unión Soviética y adoptar el método de presentación de documentos de las "seis características". Según las características únicas de los documentos en sí, es decir, características del problema, características del tiempo, características del nombre, características del autor, características del corresponsal y características regionales, se agrupan documentos estrechamente relacionados. Este método de configurar un documento generalmente se abrevia como: configurar un documento de acuerdo con las "seis características". En el trabajo de configuración de archivos real, la función problemática es una función de configuración de archivos de uso común. En la aplicación combinada de las "seis características", las tres características de pregunta, autor y nombre se utilizan ampliamente juntas. Los archivos se establecen según las características regionales y generalmente se utilizan para comunicaciones de unidades subordinadas, materiales de encuestas y estadísticas y ciertos documentos especiales. La aplicación de las características de tiempo es principalmente para clasificar problemas por año. Para los documentos dentro de un año, la agrupación según características de tiempo sólo es aplicable a algunos documentos que son relativamente obvios en el tiempo, como las "Actas de la reunión del Grupo del Partido de la Mesa del Grupo del Partido XX en la segunda mitad de 1999". Los archivos basados ​​en las características del corresponsal sólo se utilizan para los documentos intercambiados entre las dos partes a través de contactos de trabajo sobre un tema determinado o varios temas, como "los documentos intercambiados entre el comité del condado de este condado y el comité del condado XX sobre la construcción de un embalse y el reverdecimiento de colinas áridas."

La comprensión y aplicación del método de las "seis características" en la presentación de expedientes no puede considerarse como seis métodos, ni entenderse como el uso de características diferentes en cada expediente. Por lo general, se combinan de manera flexible de 2 a 3 características para formar un volumen basado en la situación real del documento.

Durante el período del "Gran Salto Adelante" en 1958, se propuso la "utilización como eslabón clave", enfatizando las características del problema como foco principal y el método de "un polo insertado hasta el final". de preparar documentos. Después de la década de 1980, varios lugares resumieron sus experiencias y lecciones en la presentación de documentos. Desde la perspectiva del uso flexible de las "seis características", se han propuesto muchos métodos para configurar volúmenes, y los representativos son los siguientes:

1. El método "una cosa, un volumen" para configurar un volumen. A este método también se le llama "configurar un pequeño volumen", es decir, cualquier material documental formado por un tema, una reunión, un trabajo, un caso o una actividad, independientemente del número de páginas, puede componerse individualmente siempre que ya que el valor de almacenamiento es el mismo.

2. El método de "cuatro puntos y cuatro atenciones" para redactar un artículo. Es decir: dividido en años. Preste atención a la hora a la que se refiere el contenido del archivo; clasifíquelo en niveles, preste atención a la conexión entre los archivos superiores y subordinados, divídalo en problemas, preste atención a la conexión y precisión de los problemas y combine el autor, el nombre, hora, región y características correspondientes del archivo; clasifique el valor de custodia, preste atención a Mantenga la pregunta completa.

3. El método de "calificación apropiada" para preparar trabajos. Es decir: según los diferentes niveles de fuentes de archivos y los diferentes períodos de almacenamiento, se organizan volúmenes separados. Generalmente, los exámenes se organizan en tres niveles: superior, local y subordinado.

4. El método de configuración de archivos para distinguir entre tipos de archivos. Es decir: se adoptan diferentes métodos para configurar archivos para diferentes tipos de documentos. Generalmente se dividen en los siguientes tipos:

(1) Documentos de reunión. Las ponencias están organizadas según la sesión del congreso. Dependiendo de la cantidad de archivos, puede ser un volumen a la vez, varios volúmenes a la vez o un volumen a la vez.

(2) Materiales de casos no litigiosos. Los expedientes se pueden organizar según las cuestiones de presentación o el recuento de personas, y pueden ser un expediente por caso o varios expedientes por caso.

(3) Cartas del pueblo. Las preguntas se pueden organizar según el autor de la carta, la forma de procesamiento de la carta o las cuestiones reflejadas en la carta.

(4) Estadísticas, informes, padrones y otros documentos. Agrupa volúmenes por formato, nombre o región. Dependiendo de la cantidad de archivos, se puede organizar en un volumen o en varios volúmenes.

(5) Los documentos como regulaciones, reglas, sistemas y materiales de investigación formados por la gestión de agencias y las actividades comerciales generalmente se organizan en preguntas únicas.

(6) Plan de trabajo, resumen y otros documentos. Generalmente, los volúmenes se pueden organizar por autor o nombre.

(7) Los artículos informativos y las publicaciones se pueden organizar en volúmenes por nombre o número de ejemplar, dependiendo del número de documentos, pueden ser un volumen por número o un volumen para varios números.

3. Trabajo de combinación de archivos de casos

La combinación de archivos de casos generalmente se basa en el método de archivo habitual, eligiendo un método de configuración de archivos apropiado, clasificando documentos individuales y finalmente formando un expediente de caso. . Este proceso generalmente incluye: ajustar los archivos en la categoría de presentación, la disposición de los archivos en el archivo, la numeración de los archivos en el archivo, la preparación del directorio de archivos y la tabla de preparación en el archivo, la encuadernación del caso. expediente, la disposición del expediente del caso y los elementos de portada del expediente del caso Complete y prepare el directorio del expediente del caso.

(1) Ajustar los documentos en la categoría de presentación

De acuerdo con los documentos acumulados en las cláusulas de categoría de presentación después de la presentación normal, realice los ajustes apropiados y finalmente determine los documentos que deben ser incluido en la categoría de archivo Archivos dentro del volumen. Al realizar el ajuste, primero verifique si los archivos que se han devuelto al volumen están completos. El estado de despacho de documentos se puede comparar con el registro de los documentos enviados y recibidos, y se puede movilizar a todo el personal responsable para realizar un inventario. Si los documentos no están completos, se pueden transferir al año siguiente para su presentación según corresponda. Al mismo tiempo, también debe comprobar si existen documentos duplicados redundantes y documentos y materiales que no es necesario archivar en el expediente. Elija materiales que no necesiten archivarse y guárdelos temporalmente o regístrelos para su destrucción. Luego verifique si la función de configuración de archivos se usa adecuadamente para mantener la relación entre los archivos y también verifique el valor de los archivos en el volumen y la cantidad de archivos en el volumen.

(2) Disposición de los documentos en el volumen

Los documentos ajustados en el volumen deben disponer una posición fija para cada documento. Generalmente, los documentos y materiales del volumen están ordenados por importancia u orden cronológico por autor (responsable), tema, nombre. En circunstancias normales, las instrucciones van primero y los archivos adjuntos van primero; los documentos originales van primero y los borradores finales van primero y los documentos remitidos van después; los materiales finales de los casos que no son litigios van primero y los materiales de respaldo van al final; Organizados en orden de tiempo.

(3) Numeración de documentos en el volumen

Una vez fijada la disposición de los documentos en el volumen, todos los documentos del volumen deben numerarse secuencialmente.

Para un expediente encuadernado en su conjunto, todos los documentos del volumen deben numerarse en una secuencia unificada, para un expediente encuadernado por piezas, los documentos del expediente deben numerarse en unidades de piezas y cada documento; debe estar numerado con un número de secuencia unificado, y cada documento debe estar numerado en una secuencia unificada. El número de expediente estará estampado en la primera página del documento.

(4) Preparación del directorio de archivos y la tabla de preparación de exámenes dentro del volumen

Después de organizar y numerar los documentos en el volumen, se debe preparar el directorio de archivos y la tabla de preparación de exámenes . El directorio de documentos del volumen incluye los siguientes elementos: número de secuencia, número de documento, persona responsable, título (es decir, el título del documento), fecha, número de página (o número de parte) y comentarios de la tabla de referencia; El volumen incluye los siguientes elementos: Descripción de este volumen, persona que configura el archivo, examinador y hora de configuración del archivo.

(5) Encuadernación de archivos de casos

Después de compilar el directorio de archivos y la hoja de referencia en el archivo, los archivos de casos se pueden encuadernar. Generalmente existen tres métodos para encuadernar expedientes: uno es utilizar cuero en rollo duro para encuadernar todo el volumen, y se recomienda utilizar el método de tres agujeros y una línea; el segundo es utilizar cuero en rollo duro para encuadernar; piezas, y se recomienda utilizar agujas de acero inoxidable, clavos de plástico o métodos de encuadernación fina de tres orificios y una línea. En tercer lugar, utilice cuero en rollo suave para encuadernar todo el volumen. Método de encuadernación con agujeros y una línea. Una vez ordenados los expedientes y rellenada la portada del expediente, colóquelos en el cuadro de archivos en el orden de los números del expediente.

(6) Disposición de los expedientes

Una vez encuadernados los expedientes, los expedientes de un año y una organización deben organizarse sistemáticamente para que se mantenga una cierta cantidad de tiempo. entre los archivos. Contacto, orden fijo. Generalmente, los expedientes se separan primero según el período de almacenamiento, es decir, los expedientes permanentes, de largo plazo y de corto plazo se organizan respectivamente, y luego los expedientes se organizan en el orden de la categoría de presentación; , ordenados por estructura organizacional o por tema. El método de organización de los expedientes debe ser unificado y coherente, y no debe modificarse arbitrariamente.

(7) Completar los elementos de la portada del expediente del caso y preparar el directorio del expediente del caso

Después de instalar y organizar los expedientes del caso, se debe completar la portada del expediente del caso y Se debe preparar el directorio de archivos. Los elementos de portada del expediente del caso incluyen: nombre completo del caso, nombre de la categoría (que se refiere al nombre de la categoría de primer nivel del esquema de clasificación dentro del caso completo), título del expediente del caso (es decir, el título del expediente del caso), hora (que se refiere al años de inicio y finalización de los documentos en el archivo), el período de almacenamiento, número de piezas, páginas, número de presentación (es decir, número de procesamiento de documentos), número de expediente (incluido el número de caso completo, número de catálogo, número de expediente), la redacción de el título del archivo requiere una estructura completa, y generalmente debe ser escrito por el responsable de los documentos del archivo. Consta de características como (autor), pregunta, nombre (género), etc. El responsable deberá utilizar el nombre completo o la abreviatura común; dos o más responsables de la misma categoría pueden resumirse adecuadamente. La formulación de preguntas requiere un resumen preciso y una redacción concisa. La redacción del género requiere indicar el género de los documentos principales del volumen, y teniendo en cuenta los géneros de diferente naturaleza se pueden marcar dos o tres géneros por orden de importancia. Una vez cumplimentados los elementos de portada del expediente, se podrá considerar concluido el trabajo de creación del expediente. La compilación del catálogo de expedientes puede considerarse como el último trabajo de creación de archivos y también como el trabajo básico de utilización de archivos: el trabajo de catalogación. Los elementos del catálogo de expedientes incluyen: número de expediente (se puede dividir en número de sala de archivos y número de archivos), título del expediente, año (también hay fechas de inicio y finalización para los archivos del expediente), período de almacenamiento y comentarios. . Generalmente existen tres métodos para compilar catálogos de expedientes de casos: se compila un catálogo anualmente, que se divide en tres partes: permanente, a largo plazo y a corto plazo, y cada parte se clasifica según la estructura organizativa o el tema. Se compilan tres catálogos para cada período de almacenamiento anual y cada catálogo se clasifica según la estructura organizativa o el tema. Una agencia se cataloga por separado por organización, y el número de expediente puede continuar a partir del número de expediente de la organización del año anterior. Es decir, se compila un catálogo de varios años de expedientes de una organización.