Cómo escribir un sistema de gestión de documentos empresariales
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Sistema de gestión de documentos
(1) Principios generales
El artículo 1 es reducir el número de documentos emitidos, mejorar la velocidad del procesamiento de documentos y la emisión de documentos Calidad, aprovechar plenamente el papel rector de los documentos en diversas tareas y formular este sistema de acuerdo con las regulaciones pertinentes de la Oficina de Construcción del Distrito sobre el procesamiento de documentos y combinado con la situación real de nuestro orden.
El segundo contenido de gestión documental incluye principalmente: cartas, correos electrónicos y comunicaciones de superiores, cartas, correos electrónicos y comunicaciones de pares, y diversos documentos y materiales reportados y distribuidos por la unidad.
Artículo 3 De conformidad con el principio de división del trabajo entre el partido y el gobierno, todos los tipos de documentos de la unidad (rama del partido y administración) son gestionados por la oficina.
(2) Gestión de los documentos recibidos
Artículo 4 Firma de documentos oficiales
1. Todos los documentos de la unidad (excepto los firmados por el líder) serán ser firmado por el recepcionista (Documentos) Registro, firma y apertura (excepto documentos confidenciales enviados directamente por superiores o corresponsales confidenciales de la Oficina de Correos y Telecomunicaciones). Al firmar y abrir el sobre, el encargado de la entrega (documental) debe prestar atención a comprobar el sello y averiguar los motivos de la apertura y rotura del sello.
2. Para los documentos enviados por el departamento superior se debe verificar el documento, el número de documento y el número confidencial. Si alguno de ellos no coincide con el documento, se debe informar al departamento superior inmediatamente y el documento. Se deberá registrar el número del documento erróneo.
Artículo 5 Numeración y Almacenamiento de Documentos Oficiales
1. Después de que el despachador (documento) desembale y firme la recepción, deberá adjuntar prontamente el formulario de circulación de procesamiento de documentos para su clasificación, registro, numeración y almacenamiento.
2. Los documentos y la información que traiga el personal saliente de la unidad para las reuniones deben enviarse de inmediato al despachador (documental) para su custodia con un número de registro. No se permite que los empleados los guarden personalmente. para pedir prestado para el trabajo, se pueden copiar o tomar prestados.
Artículo 6, Aprobación y Distribución de Documentos Oficiales
1. Todos los documentos oficiales deben estar firmados por el director de la oficina (o subdirector) de acuerdo con el contenido y la naturaleza del documento, y luego enviado y recibido por el director de la oficina (o subdirector). El secretario (documento) se enviará al líder y el departamento de la empresa para su revisión y manejo. Los documentos importantes o el trabajo urgente se enviarán inmediatamente al líder (o líder). a cargo) para su revisión y aprobación antes de ser distribuido al departamento de ejecución para su revisión y manejo. Para evitar una acumulación de documentos y retrasos, la revisión y la firma generalmente deben completarse el mismo día.
2. Las cartas, correos electrónicos, documentos, etc. de carácter ceremonial general podrán ser tramitados directamente por la oficina. Si se trata de documentos manejados por varias unidades, deberá contactar con cada unidad antes de manipularlos por separado.
3. Para acelerar la operación de los documentos, el despachador (documental) debe enviar los documentos a los departamentos de liderazgo y de ejecución el mismo día o al día siguiente si se trata de más de dos departamentos. , deberán circular en orden según el orden de las instrucciones en un plazo máximo de dos días (salvo circunstancias especiales).
Artículo 7 Circulación y recordatorio de documentos.
1. Los documentos en circulación deben cumplir estrictamente con el alcance de las normas de circulación y confidencialidad. No se permite llevar documentos confidenciales a casa, dormitorios o lugares públicos, y no se permite prestar documentos a otras personas para su uso. lectura. El contenido de los documentos que aún no hayan sido comunicados no se revelará a personas ajenas.
2. Debe tomarse el tiempo para leer el documento. Después de leer el documento del día, debe entregárselo al despachador (documento) antes de salir del trabajo. Generalmente, el documento no debe entregarse. Revisado durante más de dos días. Después de leerlo, debe firmar para mostrar responsabilidad. Si hay instrucciones de liderazgo y opiniones propuestas, la oficina debe instruir a los departamentos y al personal relevantes para manejar los asuntos relevantes de acuerdo con los requisitos establecidos en el documento y las instrucciones de liderazgo.
3. Al leer el artículo, no se le permite copiar el texto completo y no se le permite quitar ningún archivo ni archivo adjunto de la carpeta. Si es realmente necesario para trabajar, debe hacerlo. pasar por los procedimientos de préstamo para evitar pérdidas y fugas.
4. Después de leer el documento, se debe entregar al despachador (documento) y no se debe pasar horizontalmente.
5. La oficina es responsable de urgir, inspeccionar y supervisar los documentos. El departamento de manejo debe designar inmediatamente a una persona dedicada a manejar los documentos y la correspondencia. Los documentos no deben suprimirse ni dispersarse. Si son necesarios como referencia, deben copiarse o extraerse de acuerdo con las normas de confidencialidad pertinentes y con el consentimiento de la oficina. Los originales deben archivarse y circularse oportunamente.
6. Según el alcance de la lectura, los cuadros jubilados y jubilados generalmente son organizados por los departamentos pertinentes para estudiar los documentos relevantes de forma regular, o la oficina les notifica para que lean los documentos en la unidad.
(3) Gestión de la expedición de documentos
Artículo 8 Disposiciones sobre expedición de documentos
1 La facultad de la unidad de informar y expedir documentos oficiales es. Concentrado en la rama del partido y la oficina administrativa, todas las organizaciones y departamentos de masas no pueden enviar documentos oficiales hacia arriba o hacia abajo por sí solos.
2. Todas las organizaciones y departamentos de masas que necesiten informar situaciones importantes hacia arriba o organizar y asignar requisitos de trabajo importantes para la emisión de documentos deben presentar solicitudes a la sección del Partido y a la oficina administrativa respectivamente, y enviar los borradores de documentos a. la sección del Partido y la oficina administrativa respectivamente.
Sólo cuando la rama del partido y la oficina administrativa acuerdan emitir un documento, éste podrá emitirse con las palabras "Partido ×" y "Político ×" de acuerdo con el establecimiento y división de negocios del partido y las agencias gubernamentales. Los documentos de las organizaciones de masas son aprobados y transmitidos por la sección del partido.
3. Los documentos que tengan mayor impacto en la unidad e involucren el ámbito de responsabilidad de más de un líder deben ser aprobados y emitidos por el equipo de liderazgo después de su estudio y decisión. Todos los demás documentos son aprobados y emitidos por los principales dirigentes.
El alcance de la emisión de documentos del Artículo 9:
1. Todos los documentos, avisos, decisiones, resoluciones, solicitudes de instrucciones, informes, actas de reuniones preparadas y resúmenes de reuniones están todos dentro del ámbito de aplicación del Artículo 9. alcance de la publicación.
2. Los documentos emitidos por la oficina administrativa del partido se utilizan principalmente para:
(1) anunciar las reglas y regulaciones de la unidad
(; 2) enviar documentos a los superiores o documentos formulados de acuerdo con el espíritu de los documentos superiores;
(3) Anunciar cambios en la estructura organizativa de la unidad o el nombramiento y despido de cuadros;
(4) Anunciar los principales trabajos de producción, tecnología, gestión y política de la unidad, el bienestar de la vida y otras decisiones laborales;
(5) Emitir decisiones y notificaciones sobre recompensas y castigos;
>(6) Otros asuntos importantes relevantes;
3. Parte Los documentos ascendentes y externos de las sucursales y oficinas administrativas se utilizan principalmente para:
(1) Presentar planes de trabajo, solicitar informes. y procesar decisiones ante autoridades superiores;
(2) Contactar a unidades hermanas Asuntos relacionados con producción importante, tecnología, personal y mano de obra, suministro de materiales, investigación científica, infraestructura, gestión, trabajo de partido y de masas, etc.
4. En la producción diaria, la tecnología, la gestión y el trabajo en grupo y en masa, los asuntos relacionados con planos, documentos técnicos, modificaciones de procesos, trabajos de aprobación, arreglos y despliegues, y comunicación de instrucciones superiores deben manejarse en forma ordenada. de acuerdo con los sistemas relevantes, y será manejado por la persona responsable. Después de la aprobación del líder, cada departamento notificará la implementación por escrito u oralmente por su cuenta y, en general, no se requiere ningún documento.
5. Las decisiones tomadas por varios departamentos en las reuniones generalmente no deben publicarse en documentos para su revisión. Las actas de las reuniones pueden publicarse en nombre del departamento mediante "Reuniones de trabajo".
(4) Procedimientos y requisitos para la emisión de documentos
Artículo 10 Procedimientos para la emisión de documentos:
1 Si cada departamento necesita emitir documentos, debe informar. a la sucursal y oficina administrativa del Partido con anticipación. Presentar una solicitud;
2. Después de que la sucursal y la oficina administrativa del Partido acuerden emitir el documento, el departamento anfitrión debe redactar un primer borrador del documento basado en la información del partido. principios, políticas, leyes nacionales, instrucciones superiores o necesidades laborales reales;
3. El manuscrito debe redactarse desde la perspectiva de la unidad, de modo que la situación sea clara, los puntos de vista sean claros y la organización esté clara. Claro, las capas son claras, el texto es conciso, la puntuación es correcta y la escritura es clara. Está estrictamente prohibido utilizar lápices, bolígrafos, tinta roja y bolígrafos de colores para escribir;
4. Una vez redactado el manuscrito, el proponente debe completar la primera página del manuscrito adjunto e indicarlo. detallar el título del documento, rango de envío, número de copias, La unidad de redacción y el redactor deberán estar firmados, sellados, fechados y clasificados;
5. de la rama y administración del partido y el espíritu de las instrucciones pertinentes de los superiores y los documentos pertinentes. Los manuscritos con correcciones poco claras, errores de texto graves, contenido inapropiado y formatos inconsistentes deben devolverse a la unidad de redacción para volver a redactarlos.
6 Después de la revisión y revisión por parte de la oficina, el manuscrito debe enviarse a. el líder a cargo de la revisión (se debe revisar el contenido del manuscrito, responsable de la calidad);
7 Los manuscritos que hayan sido modificados mucho durante la revisión y dificulten la impresión y el archivo deben reordenarse y estar claros. escrito por el departamento a desarrollar;
8. El manuscrito refrendado debe enviarse al departamento refrendador para su refrendación antes de ser entregado para su impresión;
9. refrendado, se presentará a los líderes del partido y del gobierno para su aprobación y emisión de acuerdo con las disposiciones de la autoridad de aprobación;
10. Después de la aprobación y emisión por parte del líder, el manuscrito se entregará al correo de oficina/receptor (documento) y enviado a la sala de mecanografía para su impresión con un número unificado;
11. La copia impresa del documento debe ser revisada por el redactor y el corrector debe firmar el manuscrito;
12. Una vez mecanografiados los documentos, la oficina enviará a una persona especial para que los imprima según el número, y luego el despachador (documento) los distribuirá y verificará la implementación.
(5) Préstamo y devolución de documentos
Artículo 11 El personal relevante de cada departamento que necesite pedir prestado documentos generales para el trabajo debe tener una nota firmada por la persona a cargo del Los documentos confidenciales del departamento solo se pueden tomar prestados con la aprobación del líder a cargo o del director de la oficina.
Artículo 12 Los documentos de préstamo deben seguir estrictamente los procedimientos de registro de préstamo, leerlos en el acto y devolverlos a tiempo. Nadie puede quitar el documento ni copiar el texto completo, y nadie puede abrir el documento ni subrayarlo.
Artículo 13 El despachador de oficina (documental) debe apresurarse a manejar los documentos oficiales y debe recoger y devolver periódicamente los documentos de la unidad que se hayan completado y los documentos solicitados por los superiores para ser devueltos dentro de un plazo . (Generalmente hay una compensación pequeña a final de mes, una compensación mediana a final de trimestre y una compensación general a final de año). Si se descubre que falta un expediente, la causa y la persona responsable deben ser identificadas de inmediato e informadas verazmente al líder.
(6) Archivo y archivo de documentos
Artículo 15: Alcance del archivo de documentos:
1. Todos los documentos siguientes serán manejados por el despachador de oficina (Documentos) Responsable de archivar:
(1) Comunicaciones de las autoridades superiores, incluida la aprobación de los superiores de los informes y solicitudes de la unidad;
(2) Informes emitidos por las ramas del partido y oficinas administrativas, instrucciones, decisiones, resoluciones, notificaciones, actas, avisos importantes, resúmenes de trabajo, discursos de liderazgo y diversas estadísticas planificadas del trabajo de producción, informes trimestrales y anuales, etc.;
(3) Reuniones de las ramas del Partido y reuniones de la oficina del director, reuniones de cuadros de nivel medio, comités de trabajadores y diversas actas de reuniones periódicas;
(4) Informes elaborados por congresos sectoriales del partido, representantes de los empleados, congresos de miembros sindicales, congresos de la liga y otros congresos , resúmenes, resoluciones, discursos, sesiones informativas, actas de reuniones, etc.;
(5) Registros de cartas y visitas de personas que son valiosos para preservar y los resultados del procesamiento;
( 6) Participar en diversas reuniones celebradas por superiores Documentos y materiales traídos de la reunión y los materiales de discurso informados por la unidad en la reunión
(7) Informes y registros de instrucciones de los líderes de la agencia superior; quienes acudieron a la unidad para inspeccionar e inspeccionar el trabajo, así como los informes e instrucciones presentados por la unidad al superior Esquemas y materiales para informar;
(8) Productos de audio y video que reflejan la producción de la unidad actividades, hechos de figuras avanzadas y trabajo de liderazgo;
(9) Registros de la unidad y eventos importantes;
(10) Los documentos y materiales relevantes reportados por la unidad al superior para su aprobación. .
2. Los departamentos comerciales y grupos masivos son los responsables de archivar los datos de actividad generados en el trabajo diario de cada departamento comercial y grupo masivo.
Artículo 16 Requisitos para la presentación de expedientes
1. El archivo de los documentos deberá organizarse y archivarse según su contenido, denominación y orden cronológico.
2. Al configurar archivos, se requiere recopilar todas las aprobaciones, originales, manuscritos, documentos principales y archivos adjuntos de los documentos para mantener la integridad de los documentos y materiales.
3. Debemos respetar el principio de combinar la presentación diaria y la presentación de fin de año. Los documentos y materiales generados por trabajos importantes y reuniones importantes deben archivarse de manera oportuna.
4. Los documentos y materiales producidos el año anterior deben clasificarse antes de julio del año siguiente.
(7) Destrucción de documentos
Artículo 17: En el caso de documentos redundantes, duplicados, obsoletos y sin valor de conservación, la oficina deberá limpiarlos y registrarlos periódicamente, y de conformidad con las normas pertinentes. de superiores, Completar los trámites de solicitud de destrucción.
Artículo 18 Los documentos aprobados para su destrucción se destruirán bajo la supervisión conjunta del despachador de la oficina (documental) y los directores jefe y adjunto, así como los líderes a cargo.
Artículo 17 Implementación y Modificación Las presentes Medidas se implementarán luego de ser aprobadas por la reunión decisoria, y lo mismo se aplica a las modificaciones.