Organización y gestión de procesos de recursos de información.
El desarrollo de recursos de información es hacer un uso más eficaz de los recursos de información, es decir, el desarrollo es el requisito previo para la utilización y la utilización es el objetivo final del desarrollo. El llamado desarrollo de recursos de información se refiere a una serie de actividades que hacen un mejor uso de los recursos de información existentes. En términos generales, el desarrollo de recursos de información incluye el desarrollo de ontologías de la información, la investigación de tecnologías de la información, la construcción de sistemas de información, la fabricación de equipos de información, así como el establecimiento de organizaciones de información, la formulación de reglas de información, el mantenimiento del entorno de información, la capacitación de talentos de información y otras actividades. El proceso de desarrollo de recursos de información incluye análisis de fuentes de información, recopilación, clasificación, almacenamiento, procesamiento, investigación y desarrollo de productos de información de valor agregado y otras actividades de información.
4.2.1.1 Análisis de fuentes de información
Fuente de información es la fuente de información. El análisis de las fuentes de información es un paso importante en el desarrollo y utilización de los recursos de información. Su propósito es guiar la recopilación de información, aclarar la dirección de la recopilación de información y hacer que la recopilación de información sea más eficiente y precisa.
4.2.1.2 Recopilación y conversión de información
La recopilación de información es el proceso de buscar, resumir, organizar y finalmente formar la información efectiva requerida a través de diversos canales. En la actualidad, debido a diversas condiciones y al desarrollo y conveniencia de la tecnología de red, la principal forma en que recopilamos información proviene de Internet, y la herramienta principal es una computadora. La información efectiva es información que es realmente útil para nosotros, no cualquier información que nos sea útil. El propósito de la recopilación de información es obtener información que pueda satisfacer las necesidades de los usuarios de la organización y lograr y satisfacer los propósitos de los usuarios. Debido a las diferentes fuentes de información, los métodos de recopilación también serán diferentes y existen varios métodos. Los siguientes son algunos métodos de recopilación de información comúnmente utilizados:
(1) Acumulación. Para individuos y organizaciones, esta es la forma principal de obtener acceso a información privilegiada. La acumulación se basa en la atención a largo plazo y la recopilación de información relevante para aumentar la cantidad de información y mejorar las habilidades y niveles de individuos y organizaciones.
(2) Compra. La adquisición se refiere a la adquisición directa de recursos de información mediante pago, como la compra de materiales profesionales y técnicos, el pedido de revistas y periódicos relevantes, etc. Es una de las principales formas que tienen las organizaciones de obtener información externa.
(3) Entrevista. Debido a que el conocimiento tácito, como la experiencia y las habilidades, se almacena en la mente de las personas, para obtener este recurso de información es necesario entrevistar y comunicarse con el propietario del recurso de información. Sin embargo, la efectividad de las entrevistas depende en gran medida de los métodos y técnicas de la entrevista, por lo que la capacitación en habilidades de comunicación relevantes puede obtener de manera efectiva y oportuna información útil y auténtica.
(4) Observación. La observación es una de las principales formas de obtener información de primera mano y recursos de microinformación. Por ejemplo, para obtener el entusiasmo laboral y la cultura corporativa de los empleados corporativos, es necesario profundizar en las bases y en el frente y comprender la situación de los empleados a través de la observación.
(5) Participar en actividades sociales. Los eventos sociales pueden denominarse “reuniones” informativas informales. Dado que las actividades sociales adoptan diversas formas y las identidades y ocupaciones de los participantes también son diversas, la información obtenida también es extensa. Sin embargo, dado que la información sobre actividades sociales es bastante compleja, la información obtenida puede no ser válida o incluso engañosa, por lo que debe ser examinada y examinada.
(6) Participar en reuniones formales de la industria. En comparación con los eventos sociales, la información obtenida de las reuniones formales de la industria es más confiable. También hay diversas formas de reuniones formales de la industria, como exhibiciones de productos, conferencias informativas, ferias comerciales, exposiciones, Feria de Cantón, Exposición Mundial, etc. Participar en estas reuniones requiere fuertes habilidades interpersonales como comunicación, comunicación, observación y expresión.
(7) Búsqueda en línea. La recuperación en línea se refiere a la recuperación de literatura y datos realizada por los usuarios a través de equipos terminales a través de líneas de comunicación y sistemas de recuperación en línea. Este sistema informático generalmente tiene muchas bases de datos, y una base de datos puede contener información bibliográfica o científica de cientos de miles o millones de documentos. Sólo se necesitan decenas de segundos para recuperar un tema, y el tema, el resumen o los datos recuperados se pueden mostrar e imprimir inmediatamente en el terminal. La realización de la recuperación en línea es una revolución para los métodos tradicionales de recopilación, recuperación y suministro de información de las bibliotecas. Ya existen muchos sistemas de información en línea en funcionamiento en todo el mundo. Existen más de 100 sistemas de recuperación y más de 3.000 bases de datos en el mundo.
(8) Conexión a Internet. El networking se refiere a la interconexión de computadoras dentro de una organización con el fin de disfrutar de la información y aumentar la eficiencia. Debido a la necesidad de mejorar el nivel de gestión organizacional y la continua profundización de la aplicación de las computadoras en la gestión organizacional, la capacidad de un solo departamento para manejar los asuntos ya no puede satisfacer las necesidades de la gestión. Por lo tanto, las personas utilizan la tecnología de red para conectar computadoras distribuidas en diferentes partes de una organización. Inicialmente, se limitaba a un edificio de oficinas o una fábrica.
Posteriormente, a medida que la organización siguió expandiéndose, sus oficinas pudieron ubicarse en diferentes lugares de una misma ciudad, o incluso en diferentes ciudades o países. Por ejemplo, Wal-Mart, el minorista más grande del mundo, comenzó a conectar computadoras distribuidas en más de 5.000 centros comerciales y centros logísticos de todo el mundo a través de satélites.
Aunque existen muchos métodos y medios para obtener información, cada método y medio está restringido por la situación y el entorno en diversos grados, y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas. Por lo tanto, debemos utilizar métodos adecuados para obtener información en función de las condiciones de la organización y el tipo de fuente de información.
4.2.1.3 Organización de los recursos de información
La organización de los recursos de información se refiere a las actividades ordenadas de los recursos de información, incluida la comprensión de las regularidades de los recursos de información y la aplicación de las regularidades aprendidas para realizar un trabajo ordenado. Se utilizan ciertas reglas y métodos científicos para describir y clasificar las características externas y las características del contenido de la información, de modo que la información desordenada fluya en un flujo de información ordenado, asegurando así que los usuarios puedan obtener y obtener información de manera efectiva, y el flujo y combinación efectivos de la información. información. En términos generales, existen tres métodos para organizar la información: taxonomía, método temático y tecnología de bases de datos.
La clasificación es la principal forma que tienen las bibliotecas y departamentos de información científica y tecnológica de organizar la información. La clasificación es un método para identificar cosas agrupando cosas que cumplen con los mismos criterios y separando cosas diferentes según su naturaleza, características y usos. La clasificación se refiere a la estructura sistemática de clases o grupos según las relaciones entre ellos, que se materializa en una tabla del sistema compuesta por muchas categorías organizadas según ciertos principios y relaciones, y sirve como base y herramienta para el trabajo de clasificación. La base principal de este trabajo en nuestro país es la "Ley de Clasificación de Bibliotecas Chinas", denominada "Ley de Clasificación de Bibliotecas Chinas". Este es un sistema de clasificación integral. La tabla principal se divide en 22 categorías y luego se subdivide gradualmente. * * * Hay más de 20.000 categorías que cubren los contenidos de diversas disciplinas y el sistema es enorme. La cantidad de información en el departamento de información no documental es relativamente pequeña y no lo suficientemente completa, por lo que esta clasificación no se puede aplicar mecánicamente. Por lo tanto, en el proceso de organización de los recursos de información, solo podemos referirnos a los principios de clasificación de este método y no debemos copiarlos todos.
El método del tema es un método de organización y recuperación de documentos que utiliza palabras o palabras estandarizadas en lenguaje natural como símbolos para revelar el tema del documento. Tema se refiere a los objetos específicos y las preguntas de investigación discutidas en la literatura. Utiliza palabras como etiquetas de búsqueda, está organizado en orden alfabético, es intuitivo y también es un método ampliamente utilizado para organizar información. A diferencia de la clasificación centrada en un sistema temático, utiliza palabras para expresar los conceptos temáticos discutidos en los recursos de información. Las palabras utilizadas para expresar el contenido de la información se denominan encabezamientos de materia. Las palabras clave son diferentes del lenguaje natural. Es un lenguaje que normaliza artificialmente palabras en el lenguaje natural, es decir, palabras que están controladas léxicamente. El método del tema se puede dividir en cuatro métodos según los diferentes métodos de selección de palabras: método del título, método de palabras clave, morfología unitaria y morfología narrativa.
Una base de datos es un almacén que organiza, almacena y gestiona datos según la estructura de datos. Fue creado hace unos 50 años. Con el desarrollo de la tecnología y el mercado de la información, especialmente después de la década de 1990, la gestión de datos ya no se trata solo de almacenar y gestionar datos, sino que se ha transformado en varios métodos de gestión de datos que los usuarios necesitan. El método de la base de datos se basa principalmente en tablas bidimensionales para establecer relaciones entre tablas para lograr una recuperación y actualización rápidas.
El ordenamiento de la información es un proceso de desarrollo de productos de información que transforma el flujo de información desordenado en un flujo de información ordenado a través de la selección, organización y procesamiento de la información. Este es un trabajo altamente profesional. Como responsable de este trabajo, debes dominar los métodos correspondientes de clasificación de libros e indexación de materias y aplicarlos. Al mismo tiempo, debido a la creciente popularidad de la tecnología de la información, la tecnología de bases de datos se ha convertido en un medio importante para almacenar y organizar información de forma eficaz. Por eso es muy importante dominar este conocimiento y aplicarlo.
El almacenamiento de información es otra tarea importante. El almacenamiento de información es más sencillo que su recopilación y organización. El almacenamiento de información se refiere al proceso de registrar y organizar información en diversas formas. Contiene tres niveles de significado: primero, registrar la información recopilada en el soporte de información correspondiente de acuerdo con ciertas reglas, segundo, organizar estos soportes en una colección sistemática y ordenada para su recuperación de acuerdo con ciertas características y contenido; tercero, aplicar Computadoras; y otras tecnologías y medios avanzados mejoran la eficiencia y el nivel de utilización del almacenamiento de información.
4.2.2 Utilización de recursos de información
4.2.2.1 Recuperación de recursos de información
El mundo actual es un mundo de información y es particularmente importante obtener la información necesaria. información de forma rápida y eficaz. Por lo tanto, la recuperación de recursos de información es un vínculo clave en la utilización de los recursos de información.
La búsqueda incluye búsqueda manual y búsqueda por computadora. La recuperación de recursos de información es el acto de encontrar la información requerida. La recuperación de recursos de información se refiere al proceso de encontrar los recursos de información que un usuario específico necesita en un momento específico y en condiciones específicas a partir de una colección de recursos de información compuestos de cualquier manera. El significado completo de recuperación de recursos de información también incluye el almacenamiento de recursos de información, y su proceso de implementación generalmente se divide en dos partes:
(1) Proceso de indexación y almacenamiento de recursos de información. La indexación y el almacenamiento de recursos de información es el proceso de indexar una gran cantidad de recursos de información desordenados, ordenarlos y almacenarlos de manera científica para formar herramientas o documentos de recuperación, es decir, organizar un sistema de recuperación.
(2) Proceso de análisis y recuperación de requerimientos de recursos de información. El análisis y recuperación de la demanda de recursos de información es el proceso de aplicación de analizar las necesidades de información del usuario, utilizar un sistema de recuperación organizado y recuperar recursos de información relevantes de acuerdo con los métodos y enfoques proporcionados por el sistema.
4.2.2.2 Difusión y servicio de recursos de información
La difusión de recursos de información es una actividad social que entrega recursos de información a la audiencia. El servicio de recursos de información es el punto de partida y destino de las actividades de gestión de la información. Es un contenido y campo importante de la investigación en gestión de la información. Es una actividad que proporciona a los usuarios la información requerida de diferentes maneras. Las actividades de servicios de recursos de información brindan valiosos recursos de información a los usuarios mediante la investigación de usuarios, la organización de usuarios y la organización de servicios y, en última instancia, ayudan a los usuarios a resolver problemas. En este sentido, el servicio de recursos de información es en realidad una actividad que difunde recursos de información, intercambia recursos de información y logra el valor agregado de los recursos de información. En términos generales, los servicios de recursos de información cubren todo el trabajo de información, incluida la recopilación, organización, almacenamiento, procesamiento, transmisión, suministro y utilización de recursos de información. Los propios servicios de recursos de información también son difusión de recursos de información.
La naturaleza y el alcance de los servicios y la difusión de recursos de información varían dependiendo de la posición de la agencia de gestión de recursos de información en el proceso de difusión. La radio, la televisión y otras unidades se encuentran en el estado de comunicación de primer nivel y sus recursos de información se encuentran en su mayoría dispersos en grandes espacios. Pueden difundir información a muchos usuarios en un vasto espacio en un instante, por lo que pueden denominarse comunicación espacial. Internet también es una comunicación de primera clase. Aunque su método de comunicación es mayoritariamente a través de cables, también es una comunicación de primera debido a su amplio rango de transmisión. Las bibliotecas, archivos y otras unidades se encuentran en una posición de difusión secundaria y su espacio de difusión es limitado. Solo pueden difundir los recursos de información almacenados en el sistema a futuros usuarios dentro de un espacio determinado, es decir, no pueden lograr el propósito de disfrute inmediato. por lo que se les puede llamar dispersión temporal.
En términos generales, la difusión y el servicio de recursos de información pueden considerarse como la ventana para que las instituciones de gestión de recursos de información se enfrenten a la sociedad y al mercado. Los beneficios y el valor de las actividades de gestión de recursos de información también deben reflejarse a través de la comunicación y los servicios. Por ejemplo, la eficacia de la difusión y los servicios de recursos de información se puede medir a través de la circulación de libros y periódicos, la utilización de libros de la biblioteca, las clasificaciones de programas de televisión, las tasas de clics en Internet y las tasas de acceso, lo que refleja indirectamente el valor de las actividades de gestión de recursos de información. Desde la perspectiva del usuario, el proceso de difusión y servicio de recursos de información es también el proceso en el que los usuarios utilizan recursos de información, lo que generalmente se refleja en la unificación del consumo y la producción de recursos de información.
Los métodos de difusión y servicio de recursos de información se pueden dividir a grandes rasgos en tres tipos: uno son los servicios de provisión de recursos de información, es decir, la difusión y los servicios basados en la recuperación de información, el otro son los servicios de consultoría de recursos de información, es decir; es decir, la comunicación y los servicios basados en el desarrollo de recursos de información; en tercer lugar, el suministro y el desarrollo de recursos de información de red se basan principalmente en la tecnología moderna de redes de información.
Los servicios proporcionados por los recursos de información son una extensión lógica del proceso de recuperación de recursos de información. Sin la recuperación de recursos de información, los recursos de información no proporcionarían servicios. El servicio de provisión de recursos de información es la forma más básica de difusión y servicio de recursos de información. Proporciona selectivamente recursos y servicios de información a los usuarios sin cambiar básicamente la forma de recopilación o almacenamiento de los recursos de información. En resumen, los recursos de información brindan servicios en las siguientes formas: ① Servicios de copia de documentos; (2) Publicación de libros, periódicos y revistas; ③ Exposición de libros, fotografías o archivos; (4) Préstamo de libros en bibliotecas; y utilización de archivos;⑥Difusión de programas de radio y televisión.
El servicio de consultoría de recursos de información es un método de comunicación y servicio desarrollado sobre la base de la provisión de recursos de información. La premisa es el desarrollo de recursos de información y su esencia es la extensión de las actividades de desarrollo de recursos de información al mercado. Su característica básica es producir nuevos productos de información cambiando la forma y el contenido de los recursos de información recopilados o almacenados.
Las principales formas de servicios de consultoría de recursos de información son: ① servicios de predicción de información; (2) servicios de indexación de periódicos y publicaciones periódicas; ⑥ servicios de consultoría de datos y colecciones de bibliotecas y archivos; servicios de información de orientación y temas de selección; ⑦ servicios de seguimiento de proyectos de investigación científica; ⑧ servicios de educación para usuarios.
La provisión y desarrollo de recursos de información en red se basa en hardware informático y equipos de comunicación, teniendo como medio el software de aplicación y como objeto de utilización los recursos de información de bases de datos. Por lo tanto, este servicio de recursos de información se basa en tecnología de la información moderna. Las ventajas de este servicio son: por un lado, combina servicios de provisión de recursos de información y servicios de consultoría de recursos de información para servir al público, por otro lado, ayuda a maximizar los servicios personalizados; Sus principales formas son: ① foro electrónico de usuarios; ② servicio de usuario a pedido; ③ servicio de sistema de tablón de anuncios; ⑤ servicio de consulta de directorio público en línea; ⑥ servicio de videoconferencia remota; Negocios; ⑨ Publicaciones electrónicas y revistas electrónicas.
La difusión y el servicio de recursos de información son actividades importantes que conectan a las agencias de gestión de recursos de información y el mercado de la información. Desde la perspectiva de si es de pago o parcialmente pagado, la difusión y servicio de recursos de información se puede dividir en dos métodos: gratuito y de pago. En términos generales, los recursos de información brindan servicios gratuitos, mientras que los servicios de consultoría de recursos de información y los servicios de recursos de información de red son servicios pagos.
El objetivo de la difusión y el servicio de recursos de información es proporcionar diversos recursos y servicios de información requeridos por los usuarios para la producción o el consumo de recursos de información en función de las necesidades del usuario. Por lo tanto, los recursos de información no sólo pueden servir a los usuarios finales como materiales de consumo, sino también formar nueva información como materiales de producción. Como materiales de consumo, los recursos de información son consumidos por los usuarios y, al mismo tiempo, también aumentan las reservas de recursos de información y el correspondiente valor de salida para los usuarios. Los recursos de información, como materiales de producción, son invertidos por los usuarios en el proceso de reproducción de información como información de producción o incluso; "materias primas" para formar nuevos recursos de información, que serán el punto de partida de una nueva ronda de proceso de gestión de recursos de información. De esta forma, la difusión y servicios de recursos de información afectan a la sociedad al afectar a los usuarios. Asume la misión de realizar el valor de las actividades de gestión de recursos de información y también mantiene el equilibrio dinámico del proceso de gestión de recursos de información.