Etiqueta de las letras
Generalmente, las cartas utilizadas por las unidades y su personal en interacciones oficiales formales también se denominan cartas oficiales. En comparación con las cartas ordinarias, las cartas oficiales suelen tener más estándares de etiqueta y requisitos normativos porque se utilizan en situaciones formales.
En términos generales, los empleados de una empresa deben prestar atención a cinco puntos clave al utilizar cartas oficiales: redacción educada, expresión clara, contenido completo, formato correcto y texto conciso. Debido a que en inglés las cinco palabras humildad, claridad, integridad, corrección y concisión comienzan con la letra C, estos cinco puntos también se denominan las cinco reglas C para escribir cartas comerciales.
Específicamente, cuando se utilizan cartas oficiales, las normas de etiqueta se utilizan principalmente al escribir cartas y cartas de solicitud. Además, asegúrese de seguir sus reglas de etiqueta al escribir correos electrónicos.
Primero, escribe la carta
A la hora de escribir una carta comercial, debes pensar dos veces en el contenido y el formato de la misma. Las siguientes cinco cuestiones específicas deberían llamar la atención.
1.
Una carta oficial ordinaria consta de tres partes: cabeza, cuerpo y cola. Como comienzo de una carta oficial, un membrete no es en modo alguno opcional, pero debe considerarse cuidadosamente.
El contenido básico del aviso incluye títulos y títulos, los cuales deben tratarse de manera diferente según los objetos específicos y esforzarse por ser apropiados.
En primer lugar, el título es exacto. Al escribir una carta, debes dirigirte al destinatario por su título. A la hora de dirigirte al destinatario, debes prestar atención a los siguientes cuatro puntos:
En primer lugar, el nombre y el título deben ser correctos. En cualquier carta oficial, está absolutamente prohibido escribir incorrectamente el nombre y cargo del destinatario. Al dirigirse al destinatario, a veces puede llamarlo por su apellido y omitir su nombre, pero no es apropiado llamarlo por su nombre o no por su apellido.
La segunda es permitir que la unidad o departamento correspondiente que envía directamente la carta se utilice como título en el encabezado. En muchos casos, la etiqueta permite nombrar directamente a la unidad o departamento correspondiente como destinatario.
En tercer lugar, puedes utilizar sustantivos neutros para dirigirte al destinatario. Cuando el género del destinatario no está claro, es más seguro dirigirse al destinatario con títulos neutrales en cuanto al género, como presidente, gerente, director, representante principal, etc.
En cuarto lugar, evitar abusar de los títulos. Nunca hagas un mal uso de tu dirección cuando le escribas a alguien por primera vez. Títulos como Sr. y Sra. no deben usarse cuando el género del destinatario no está claro. No llame al destinatario Sr./Sra. para evitar problemas y no utilice títulos especiales como usted, jefe o persona relacionada.
En segundo lugar, los términos de dirección están vigentes. A veces es necesario utilizar un saludo antes de un saludo. El llamado título es una palabra que mejora el título. La clave para utilizar saludos en cartas oficiales es hacerlos bien. En circunstancias normales, el título más común en las cartas oficiales es "respeto". Las cartas oficiales ordinarias se pueden escribir sin título. Los honoríficos clásicos como honoríficos, eunuco y junjian utilizados en situaciones sociales y los honoríficos occidentales como querido y mío utilizados en situaciones relacionadas con el extranjero generalmente no son adecuados para cartas oficiales ordinarias.
2. Texto
En una carta oficial, el texto principal es el contenido central. Al escribir un texto, se debe prestar atención a un tema claro, una lógica estricta, niveles claros, oraciones fluidas, redacción correcta y concisión. Al redactar el cuerpo de una carta oficial, preste especial atención a los siguientes puntos.
Primero, presta atención al uso personal. En las cartas oficiales, la persona que utiliza el escritor es muy particular. Si quieres ser amigable y natural, debes utilizar la primera persona. Si la intención es demostrar que el negocio es formal y serio, puedes recurrir a la tercera persona.
En segundo lugar, el contenido principal se carga al principio. El contenido de una carta oficial estándar debe ser como una pirámide invertida, con el contenido más importante al frente. Por lo tanto, al principio del texto, debes decir lo que crees que se le debe decir al destinatario y lo que éste más quiere saber.
El tercero es simplificar la longitud. En cualquier caso, una carta oficial extensa hará que la gente se sienta extremadamente aburrida, por lo que al escribir una carta oficial, debes prestar atención a controlar la extensión y esforzarte por ser conciso. En general, la extensión corta, los párrafos cortos, las oraciones cortas y el vocabulario corto son las reglas de hierro que se deben seguir al escribir cartas oficiales.
En cuarto lugar, una carta sólo trata una cosa. Para garantizar la eficacia de la carta oficial, trate de reducir su extensión. Es mejor discutir solo una cosa en una carta. Esto no sólo puede resaltar el tema, sino también limitar su extensión.
En quinto lugar, el lenguaje es accesible. Aunque se trata de una carta oficial, quien la escribe debe tratar de ser vivaz, amigable y natural, no demasiado vulgar ni demasiado noble.
En sexto lugar, la información es correcta.
Debe asegurarse de que la información transmitida en la carta oficial sea correcta. Para ello, debe hacer lo siguiente: evitar escribir errores tipográficos y utilizar signos de puntuación incorrectos; evitar el abuso de modismos, alusiones y idiomas extranjeros; no utilizar palabras o ejemplos demasiado poco comunes que puedan causar ambigüedad fácilmente;
Séptimo, la letra está limpia y ordenada. En términos generales, es mejor imprimir cartas formales en lugar de escribirlas a mano para asegurarse de que estén limpias y ordenadas. Incluso si necesita escribir a mano, evite garabatear y rellenar al azar. Además, no escriba fuera de las líneas y espacios, no suelte palabras y no utilice pinyin chino para reemplazar palabras nuevas.
La octava es evitar fugas. Las cartas oficiales ordinarias no deben incluir directa o indirectamente secretos comerciales entre líneas. Si tienes pensado enviarlo por correo o envío urgente, deberás prestar especial atención a este punto.
Fin
Al final de la última parte de la carta oficial, el requisito básico para la redacción es ser integral y específico. Por lo general, el final de una carta oficial consta de las siguientes seis partes específicas:
La primera es un saludo. Es una bendición rutinaria del escritor al destinatario. El contenido está establecido en su mayor parte y puede usarse según corresponda, pero no es adecuado para espacios en blanco.
La segunda son las cuestiones incidentales. Significa que el escritor saluda de pasada a las personas que rodean al destinatario, o no saluda a las personas que rodean al destinatario. Se podrán utilizar o no preguntas complementarias.
El tercero es el complemento. Es el contenido que debe agregarse después de escribir el texto principal, por lo que también se le llama posdata. Es mejor no utilizar complementos en cartas oficiales generales. Si necesita utilizar complementos, debe prestar atención a tres puntos: las palabras individuales no se alinean; las líneas individuales no constituyen una página; el número de palabras no debe ser demasiado.
El cuarto es la firma. En las cartas oficiales, la firma debe ser el nombre completo de la persona que escribe la carta. De ser necesario, también podrán adjuntarse sus cargos administrativos, títulos profesionales y títulos académicos. Si se trata de una carta impresa, lo mejor es que el firmante la firme personalmente.
El quinto es la fecha. Después de firmar, indique la fecha específica de redacción. Para ser serios, cuanto más específica sea la fecha, mejor. Si es necesario, especifique al menos un año, mes, día y hora determinados.
El sexto son los archivos adjuntos. Al final de algunas cartas oficiales se suelen adjuntar otros documentos relevantes. El archivo adjunto generalmente debe colocarse después de la carta oficial, pero su número específico, número de página y nombre deben indicarse en la carta para facilitar la inspección y referencia por parte del destinatario.
Cartas selladas
Las cartas oficiales entregadas por correo o entrega urgente deberán estar timbradas. Al escribir el guión del sello, debes tener cuidado y cumplir con sus reglas básicas. Debemos prestar especial atención a los cinco puntos siguientes.
Primero se detalla la dirección. Al escribir una carta de presentación, para garantizar que el destinatario reciba la carta a tiempo o que la carta no se pierda cuando se devuelva, se deben escribir cuidadosamente las direcciones específicas tanto del destinatario como del remitente. Es necesario escribir no sólo la provincia, ciudad, distrito, calle y número de casa, sino también la unidad y departamento.
En segundo lugar, el nombre es correcto. En el sello deben estar escritos correctamente los nombres del destinatario y del remitente. Cuando la unidad o departamento sea el destinatario, deberá indicarse también su nombre completo correcto.
La tercera es utilizar un lenguaje elegante con precaución. A menudo se utiliza un lenguaje elegante en la portada de las cartas formales. Hay ciertas reglas y no se puede abusar de ellas. Incluya específicamente: 1. La dirección dada por el cartero al destinatario. Se escriben después del nombre del destinatario, como señorita, señor, profesor, etc. No es un término utilizado por el escritor para dirigirse al destinatario, por lo que no es apropiado utilizar términos como "señor" o "sobrino". Segundo, palabras abiertas. Pedirle al destinatario que abra un sobre es una forma educada de decir algo como abrir, cerrar, cerrar, etc. , generalmente escrito después del nombre y la dirección postal del destinatario. En tercer lugar, selle el título. Muestra la intención respetuosa del remitente al escribir una carta, como sellar, dejar un sello, etc. Las palabras a sellar deben escribirse después del nombre del remitente. No es necesario reinventar la rueda de las letras sin sello.
En cuarto lugar, no faltan códigos postales. Las cartas oficiales entregadas a través de la oficina de correos deben indicar claramente el código postal de la dirección del destinatario y la dirección postal. La correspondencia oficial con códigos postales faltantes o incorrectos puede provocar un retraso en la llegada o incluso una pérdida.
El quinto son los estándares de formato. Generalmente hay un formato determinado a seguir al escribir un sello. Los sobres horizontales se escriben como sobres horizontales, los sobres verticales se escriben como sobres verticales. Las cartas nacionales tienen el formato de sobre de las cartas nacionales y las cartas internacionales tienen el formato de sobre de las cartas internacionales. Debes tener cuidado al escribir cartas oficiales.
5. Herramientas
Al escribir cartas oficiales, especialmente cartas oficiales escritas a mano, debes utilizar algunas herramientas necesarias. Al utilizar estas herramientas, siga las reglas básicas de etiqueta. A continuación, nos centramos en algunos requisitos básicos para las herramientas utilizadas para escribir cartas a mano.
Uno es papelería. La papelería también se llama papelería. El material de oficina utilizado para las cartas oficiales debe ser de especificaciones uniformes, de alta calidad y de apariencia elegante.
, impresión unificada. No es recomendable utilizar material de oficina de otras unidades para escribir cartas oficiales, ni utilizar material de oficina de su propia unidad para escribir cartas privadas.
El segundo es el sobre. Los sobres utilizados para cartas oficiales pueden ser sobres estándar vendidos en el mercado, o sobres especiales impresos uniformemente por la unidad. No es recomendable utilizar sobres caseros para enviar cartas oficiales, ni utilizar sobres utilizados por otras unidades para enviar cartas oficiales de la propia unidad. Los sobres para cartas comerciales deben tener un tamaño acorde a su capacidad. La calidad y el color del papel deben coincidir con el membrete.
El tercero es el bolígrafo. Al escribir cartas oficiales, normalmente se debe utilizar un bolígrafo o un pincel. Si escribe con lápiz o bolígrafo, tiende a parecer menos formal.
El cuarto es tinta. Si escribes con pincel, lo mejor es utilizar tinta negra; si escribes con pluma estilográfica, debes utilizar tinta negra o azul-negra. No se debe utilizar tinta azul pura porque es difícil conservar la escritura en el tiempo. Usar otros colores de tinta es un poco tonto y no es aconsejable.
2. Carta de solicitud
En las interacciones oficiales, las cartas deben usarse de acuerdo con las necesidades reales y circunstancias específicas. Por sus diferentes finalidades específicas, existen cartas de contacto, cartas de notificación, cartas de confirmación, cartas de agradecimiento, cartas de recomendación, cartas de rechazo, etc. Los empleados comunes suelen tener requisitos escritos diferentes. A la hora de aplicar distintos tipos de oficios, no sólo debemos cumplir con sus mismos requisitos, sino también tener en cuenta sus respectivas características.
1. Carta de contacto
Una carta de contacto, también llamada carta de contacto, es una carta especial que se utiliza para cultivar las relaciones con los clientes y mantenerse en contacto con ellos. El propósito de utilizar cartas de contacto no es sólo demostrar su existencia, sino también mantenerse en contacto con los clientes, cultivar su buena voluntad y profundizar su impresión sobre usted. En términos generales, debes enviar cartas de contacto a los clientes con regularidad. Al escribir una carta de contacto, normalmente hay cinco puntos a tener en cuenta:
Primero, encuentre una excusa adecuada para escribir. De esta forma, la otra parte no se sentirá rara. Los días festivos, los cumpleaños y los boletines son excelentes excusas.
En segundo lugar, preséntate brevemente. Informarse mutuamente sobre la evolución y los cambios de uno mismo y de la unidad en la que trabaja puede permitir que la otra parte se comprenda mejor a sí mismo y a la unidad en la que trabaja.
El tercero es expresar preocupación por la otra parte. Antes de presentar su situación, puede expresar su sincera preocupación a la otra persona. Por ejemplo, puedes decirte a ti mismo lo que sabes sobre el logro de la otra persona, o felicitarle por ello, etc.
En cuarto lugar, la cámara muestra la intención de cooperar. En la carta de contacto, también podría presentar brevemente mi intención de comunicarme y cooperar más con la otra parte.
El quinto es adoptar con flexibilidad medidas amistosas. Una carta de contacto no es una carta comercial dirigida a las altas esferas, por lo que debe ser breve, el tono debe ser amigable y el tema debe estar por encima del contacto.
2. Carta de notificación
Carta de notificación, también conocida como carta de notificación. Se utiliza principalmente para informar al mundo exterior sobre las circunstancias específicas de una determinada transacción o el progreso específico de un determinado negocio. En cierto sentido, las cartas de notificación suelen funcionar hasta cierto punto como cartas de contacto. Al escribir una carta circular, debes prestar atención a los siguientes cinco puntos:
El primero es presentar la situación objetiva. La función principal de una carta circular es informar a las partes relevantes sobre la evolución y los cambios en la situación, en lugar de iniciar una discusión o debate sobre el asunto.
El segundo es prestar atención a la continuidad de la introducción. Al presentar la situación actual en la carta circular, debe prestar atención a hacer eco de la carta anterior, para que su introducción pueda ser coherente.
La tercera es informarnos de planes futuros. Al presentar la situación objetiva, también debemos informar al destinatario de nuestras propias contramedidas y acciones que hemos tomado.
El cuarto es promover la cooperación mutua. Uno de los propósitos de las cartas circulares es promover la cooperación entre destinatarios y remitentes.
Quinto, expresarse de forma implícita y eufemística. Ya sea que esté presentando su propia iniciativa o instando a la otra parte a participar, su expresión debe ser discreta y sutil. Trate de evitar hablar, obligar a otros a hacer cosas o regañar.
3. Carta de confirmación
Carta de confirmación, aquí se refiere a una carta enviada específicamente al interlocutor para confirmar algo. Las cartas de confirmación son una de las cartas más utilizadas en las comunicaciones oficiales. Debido a que la carta de confirmación tiene como objetivo confirmar ciertos hechos e intenciones, tiene requisitos normativos más altos por escrito. Al escribir una carta de confirmación, preste más atención a los siguientes cinco puntos:
Primero, aclare los asuntos relevantes que deben confirmarse. Este contenido es el contenido clave de la carta de confirmación y debe verificarse repetidamente para garantizar que no haya errores.
El segundo es enumerar las condiciones adicionales correspondientes una por una. Si existen condiciones específicas adjuntas al asunto de confirmación, estas deben quedar claras para el destinatario en la carta de confirmación.
El tercero es expresar nuestra posición básica al respecto. En la carta de confirmación, la parte confirmante debe prometer una vez más cumplir el acuerdo y nunca repetirlo ni cambiarlo en el acto.
La cuarta es pedirle al destinatario que lo confirme. Generalmente, la parte confirmante le pedirá a la otra parte que confirme esto en la carta de confirmación.
El método específico puede ser escribir otra carta o firmar el dictamen sobre esta carta.
El quinto es firmar formalmente al final de la carta. La carta formal de confirmación requiere al final la firma del interesado o del responsable de la unidad correspondiente. En ocasiones, se suele exigir al representante legal de la unidad la firma conjunta o personal. Se deberá colocar el sello oficial de la unidad cuando sea necesario.
4. Carta de agradecimiento
En comunicación oficial, una carta de agradecimiento se refiere a una carta escrita específicamente para agradecer a alguien o a una determinada unidad. En términos generales, debes enviar una carta especial de agradecimiento después de recibir un regalo, asistir a un banquete o recibir atención. Una carta de agradecimiento bien escrita a menudo puede revelar la educación del autor. Al escribir una carta de agradecimiento, normalmente debes prestar atención a los siguientes cuatro puntos:
En primer lugar, el contenido debe ser conciso. Por lo general, una nota de agradecimiento no tiene por qué ser larga. Simplemente expresa tu gratitud claramente en tu carta, incluso si son solo tres o cinco oraciones.
La segunda es ser integral. Muchas veces, hay más de una persona a la que se debe agradecer en una carta de agradecimiento, así que asegúrese de agradecer a todos los que se debe agradecer uno por uno y nunca deje a nadie fuera.
La tercera es escribir tanto como sea posible. Para mostrar tu sinceridad, intenta escribir una nota de agradecimiento en persona en lugar de imprimirla. Una carta escrita a mano de un cliente es bienvenida en cualquier momento.
El cuarto es enviarlo lo antes posible. En términos generales, las cartas de agradecimiento son muy efectivas. Lo mejor es enviarlo dentro de las 24 horas siguientes a la incidencia e intentar que llegue lo más rápido posible.
5. Carta de recomendación
Carta de recomendación, aquí se refiere a una carta utilizada específicamente para recomendar a alguien a otras unidades. Al solicitar un empleo, una carta de recomendación sólida a menudo ayuda a que la persona recomendada se destaque. Al escribir una carta de recomendación, debes considerar principalmente los siguientes cuatro aspectos:
El primero es presentarte. Al comienzo de la carta de recomendación, el redactor debe describirse brevemente a sí mismo y explicar su relación con la persona recomendada.
El segundo es evaluar a las personas recomendadas. Esta parte es el contenido principal de la carta de recomendación. Aquí se debe presentar de forma exhaustiva y objetiva la situación básica de la persona recomendada, especialmente su capacidad, experiencia, conocimientos y desempeño. Al mismo tiempo, también debes hacer tu propia evaluación de las personas recomendadas.
El tercero es agradecer al destinatario. En una carta de recomendación no se pueden ignorar los saludos y agradecimientos al destinatario. Esta parte es absolutamente esencial.
En cuarto lugar, se adjunta material de antecedentes. Para facilitar que el empleador y sus personas responsables tengan una comprensión más profunda de la persona recomendada, la carta de recomendación generalmente debe ir acompañada del currículum, certificados y otros materiales de antecedentes personales de la persona recomendada.
6. Carta de rechazo
La carta de rechazo se refiere a una carta utilizada para rechazar solicitudes de personas externas u otras unidades. De todas las cartas oficiales, una carta de rechazo puede ser la más difícil de escribir. Es difícil equilibrar la necesidad de rechazar formalmente a la otra parte y al mismo tiempo garantizar que la relación no se vea perjudicada. Generalmente hay cuatro puntos a tener en cuenta al escribir una carta de rechazo:
Primero, tomar decisiones decisivas. Las cartas de rechazo generalmente se utilizan de manera pragmática. Si no hay ningún motivo especial, se debe tomar una decisión decisiva y rechazar a la otra parte lo antes posible. La procrastinación a menudo conduce a otras ideas.
El segundo es la designación. En la carta de rechazo, se deben indicar claramente los aspectos específicos del rechazo. No generalices, seas vago o ambiguo, o retrasarás las cosas.
La tercera es aclarar los motivos. Es mejor explicar cuidadosamente las razones específicas del rechazo de la otra parte en la carta de rechazo, para convencer a la otra parte sin afectar la relación entre las dos partes.
El cuarto es expresar disculpas. Si es necesario, debemos disculparnos con la persona rechazada en la carta de rechazo. Además, también debes pedirle a la otra persona que continúe en contacto contigo en el futuro.
Tres. Correo electrónico
Con el desarrollo de la ciencia y la tecnología modernas, han ido apareciendo en la correspondencia oficial una serie de nuevas formas que utilizan medios electrónicos, como telegramas, télex, faxes, correos electrónicos, etc. , todos estos pueden denominarse correos electrónicos. Además de cumplir con las reglas de etiqueta de las cartas generales, los correos electrónicos también tienen sus propios requisitos únicos. A continuación, se ofrece una breve introducción a la etiqueta relacionada con el fax y el correo electrónico que se utilizan ampliamente en las comunicaciones comerciales actuales:
1. Fax
El fax generalmente se refiere al uso de efectos fotoeléctricos para transmitir. Cartas originales, documentos, Un método de comunicación como imágenes. Utilice dispositivos especiales para contactar objetos a largas distancias. Un tipo especial de dispositivo de fax suele denominarse máquina de fax. Las ventajas del fax son su funcionamiento sencillo, su rápida velocidad de transmisión y la capacidad de transmitir directamente documentos originales, por lo que es popular entre la gente. Al utilizar el fax en comunicaciones oficiales, se deben observar las siguientes reglas de etiqueta:
En primer lugar, el contenido debe ser simple y claro. Los faxes son más caros que las cartas normales, por lo que al escribir un fax, sea completo, específico, significativo y conciso.
Todo el texto innecesario debe eliminarse antes de enviar oficialmente el fax.
En segundo lugar, la letra es clara y fácil de leer. Por motivos técnicos, los faxes tienden a aparecer borrosos durante la transmisión. Por lo tanto, al preparar un manuscrito de fax, es necesario realizar fuentes, interlineado, gráficos, etc. El manuscrito es claro y legible, evitando así distorsiones provocadas por factores humanos.
En tercer lugar, el formulario debe ser estandarizado y adecuado. Antes de enviar un fax, asegúrese de que sea formal y apropiado. No envíe faxes largos o confidenciales sin permiso. Si es un fax formal, primero indique el nombre, y escriba en él el nombre de la unidad y departamento del destinatario, nombre del destinatario, puesto, número de teléfono, etc. El papel utilizado para enviar faxes debe ser papel oficial con el nombre de la unidad escrito en él. Al enviar por fax, se debe adjuntar una portada y anotar el número de página. Si envías un mensaje urgente deberás indicarlo en la portada. Al final del fax se deberá anotar la fecha y hora concretas de envío. También puedes adjuntar un comentario, como Espero responder antes del 17 de marzo.
4. Se adjunta información de contacto. Para facilitar el contacto oportuno entre las dos partes, al enviar un fax, se debe marcar en él la información de contacto efectiva del remitente, como el nombre de la unidad y departamento del remitente, el nombre y puesto del remitente, el fax y número de teléfono del remitente, y el número de transmisiones de fax, números de contacto a utilizar si surgen problemas, etc.
La quinta es informar con antelación. Antes de enviar un fax, debe notificarlo al destinatario y obtener su consentimiento. Si la otra parte tiene un tiempo establecido para encender la máquina de fax, generalmente usted debe respetarlo. Si la otra parte está esperando otros faxes importantes, o el fax y el teléfono de la otra parte están en la misma línea y están relativamente ocupados, trate de no agregar confusión a la apretada agenda de la otra parte. Si se deja otra máquina de fax desatendida y se envía un fax sin previo aviso, es posible que el destinatario no lo reciba a tiempo.
En sexto lugar, cuidado con acosar a los demás. El envío de faxes es mayoritariamente urgente. A menos que sea un documento o una carta urgente, es mejor no utilizar un fax. No se deben enviar asuntos personales mediante el fax de la empresa. Cuando utilice faxes para actividades de publicidad y promoción, debe captar la cantidad y la intensidad. Si el destinatario no está interesado, puede enviar menos faxes relevantes o ninguno. No olvide que la inundación de faxes no deseados no es bienvenida.
Séptimo, tratarlo de manera oportuna. Después de recibir el fax extranjero, debemos procesarlo a tiempo. Primero, informe al remitente que se ha recibido el fax. En segundo lugar, los asuntos relacionados con el fax deben manejarse o entregarse a los departamentos y al personal pertinentes. Por último, dado que los faxes no son adecuados para un almacenamiento prolongado, se debe copiar su contenido importante.
Paso 2: Correo electrónico
El correo electrónico, también conocido como correo electrónico, se refiere al correo entregado a través de Internet. Con el desarrollo de Internet, el correo electrónico se ha vuelto rápidamente popular y se utiliza cada vez más en las comunicaciones oficiales. Al utilizar el correo electrónico, debes respetar cuidadosamente las siguientes tres reglas de etiqueta:
Primero, prepárate con cuidado.
Al utilizar el correo electrónico, debemos hacer cuidadosamente todos los preparativos necesarios: Primero, el asunto debe estar claro. Al igual que la correspondencia habitual importante, los correos electrónicos deben tener un solo asunto y un nombre destacado al final. En segundo lugar, es de corta duración. Los correos electrónicos deben enviarse y recibirse a través de Internet. Para evitar problemas al enviar y recibir, el contenido del correo electrónico debe ser breve y conciso. En tercer lugar, el lenguaje es sencillo. Los correos electrónicos comerciales no son chats en línea con internautas, por lo que su lenguaje debe ser fácil de entender. Utilice menos palabras nuevas, palabras desconocidas o jerga casera de Internet. Todos los datos e información citados deben citarse con la fuente.
En segundo lugar, no abuses de él.
Internet es un mundo virtual. El personal debe mantener la cabeza despejada al enviar correos electrónicos en línea. Preste atención a las dos cuestiones siguientes: Primero, el correo electrónico no es una panacea. Es importante darse cuenta de que, en la mayoría de los casos, comunicarse por correo electrónico no es necesariamente mejor que una reunión directa o una comunicación telefónica. En segundo lugar, no envíe spam sobre desechos electrónicos. Al utilizar el correo electrónico, el personal debe ser consciente de que no es apropiado utilizar la red de la unidad para enviar correos electrónicos aleatorios al mundo exterior para facilitar el trabajo. La avalancha de correo electrónico, comúnmente conocida como basura electrónica, es repugnante.
El tercero es prestar atención a la seguridad.
Al utilizar el correo electrónico en comunicaciones oficiales, no sólo debemos garantizar el buen flujo de los canales de transmisión de información, sino también mantener conscientemente la seguridad de la red. El personal debe tener en cuenta los siguientes cinco puntos: Primero, no actúe como un hacker. El uso de la red de la empresa como pirata informático no será elogiado por otros, pero afectará el negocio y la imagen de la empresa. En segundo lugar, no seas promiscuo con los internautas. Hay una mezcla de personas en línea, correos electrónicos no deseados y promiscuidad con los internautas, lo que a menudo no es bueno para usted. En tercer lugar, no hagas trampa. Al utilizar el correo electrónico, debemos prestar atención a la ética social.
No utilice esto para difundir información falsa o chismes. Cuarto, no lo elimines a voluntad. Los correos electrónicos en su buzón deben procesarse con prontitud. Las respuestas deben eliminarse, pero las direcciones de correo electrónico de organizaciones o personas importantes deben conservarse adecuadamente. Quinto, no involucres secretos. A menudo resulta difícil garantizar la seguridad de la información confidencial mediante el correo electrónico.