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Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales

Para fortalecer aún más el trabajo de confidencialidad, implementar estrictamente los sistemas y regulaciones relevantes, mejorar el concepto de confidencialidad y crear conciencia sobre la prevención, es necesario formular sistemas de gestión relevantes. Las siguientes son las normas para el manejo de documentos confidenciales, por favor consúltelas.

Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales 1

Con el desarrollo y estandarización de la empresa, la importancia de los secretos corporativos se ha vuelto cada vez más destacada. Para implementar de manera más efectiva el sistema de confidencialidad de la empresa y evitar la filtración y pérdida de los secretos corporativos de la empresa, se formulan las siguientes regulaciones para la gestión de documentos:

Los documentos confidenciales de la empresa se refieren a todas las actividades comerciales de la empresa relacionadas a los documentos confidenciales de la empresa Los documentos que no pueden divulgarse ni difundirse externamente incluyen, entre otros, diversos documentos, cartas, documentos, informes, declaraciones, actas, catálogos, listas, contratos, acuerdos, memorandos, etc.

La primera clasificación de niveles de confidencialidad

Los documentos confidenciales se dividen en cuatro niveles según su contenido: documentos ultrasecretos, confidenciales, secretos y públicos internos:

1, Documentos "ultrasecretos": se refieren a documentos confidenciales que contienen los secretos más importantes de la empresa, están relacionados con el desarrollo futuro de la empresa y tienen un impacto decisivo en los intereses fundamentales de la empresa;

2 . Documentos "confidenciales": se refieren a documentos confidenciales que contienen secretos importantes de la empresa, cuya divulgación causará graves daños a la seguridad y los intereses de la empresa;

3. Documentos "secretos": se refieren a los de la empresa. secretos generales cuya divulgación dañará gravemente la seguridad y los intereses de la empresa. Documentos confidenciales que hayan perjudicado la seguridad y los intereses.

4. Documentos públicos internos: se refieren a documentos confidenciales que sólo se divulgan dentro de la empresa o; dentro de un determinado departamento de la empresa, y puede causar daños a los intereses de la empresa si se difunde hacia afuera.

Artículo 2 Confirmación del nivel de confidencialidad

El preparador deberá presentar los documentos confidenciales a los líderes de diferentes niveles para su confirmación de acuerdo con los diferentes niveles de confidencialidad del documento. no ser revelado al confirmante antes de la confirmación. Personas cuya clasificación es irrelevante.

La autoridad específica para la confirmación del nivel de confidencialidad es:

1. Los documentos ultrasecretos y confidenciales deberán ser confirmados por los altos directivos de la empresa.

2. Los documentos confidenciales deberán ser confirmados por los líderes a nivel de departamento o gerente de proyecto.

3. Los documentos públicos internos serán confirmados por el departamento emisor según sea necesario.

Artículo 3 Marca de Clasificación

Una vez confirmado el nivel de confidencialidad, el documento será sellado o impreso con la marca correspondiente en un lugar visible según su nivel de confidencialidad.

1. Los documentos ultrasecretos llevarán un sello especial de “Alto Secreto” en la esquina superior izquierda de cada página del documento, y el sello especial será conservado por el presidente.

2. Los documentos confidenciales deben llevar el sello "Confidencial" en la esquina superior izquierda de cada página del documento.

3. Los documentos secretos deben imprimirse con las palabras "Secreto" en la esquina superior izquierda de la primera página del documento.

4. Los documentos públicos internos deberán imprimirse con las palabras "documentos internos", "información interna", etc.

Artículo 4 Impresión de Documentos

1. Documentos ultrasecretos y confidenciales: Impresos por personal especializado.

2. Archivos secretos e internos: Una vez que el mecanógrafo haya terminado de escribir, los archivos del disco deben eliminarse periódicamente. La empresa comprobará el estado de eliminación de vez en cuando. Los impresores no pueden copiar documentos confidenciales sin permiso.

Artículo 5 Distribución

1. Se registrará la distribución de documentos ultrasecretos, confidenciales y secretos. Los documentos ultrasecretos, secretos y secretos deben enviarse al propio destinatario y estar firmados por él.

2. Los documentos públicos internos pueden distribuirse por departamento o publicarse en el tablón de anuncios interno de la empresa, o pueden publicarse en la red informática interna de la empresa.

3. Está estrictamente prohibido publicar, divulgar y transmitir documentos secretos y confidenciales en la red informática. Si es necesario transmitir documentos secretos en la red, deben ser aprobados por la dirección correspondiente.

4. En la cooperación externa, si realmente es necesario proporcionar documentos confidenciales de la empresa al socio, primero debe ser aprobado por escrito por el líder correspondiente de acuerdo con su nivel de confidencialidad, y debe firmarse un acuerdo de confidencialidad. firmarse con él antes de proporcionarlo.

Artículo 6 Consulta y solicitud de copia

1. Autoridad de inspección:

Para acceder a los documentos de la empresa deberá cumplimentar el formulario de aprobación del préstamo del expediente.

Documentos ultrasecretos y documentos confidenciales: el presidente de la empresa y su personal de firma y aprobación.

Documentos secretos: líderes por encima del director del proyecto y su personal firmado y aprobado.

2. La copia de documentos ultrasecretos está estrictamente prohibida. Para solicitar la copia de documentos, debe completar el formulario de solicitud de copia. Los documentos confidenciales deben enviarse al presidente para su aprobación. Los documentos confidenciales deben estar firmados y aprobados por el departamento o director del proyecto.

Artículo 7 Custodia y archivo de documentos

1. Los documentos ultrasecretos y confidenciales serán conservados personalmente por el firmante y emisor del documento. Los documentos confidenciales serán conservados por el propio destinatario. Los documentos públicos internos generalmente son conservados por los jefes de departamento.

2. Las personas que consulten los documentos ultrasecretos, secretos y confidenciales y las copias de los documentos confidenciales y secretos serán registradas ante el custodio de documentos para su verificación.

3. Si el custodio de documentos ultrasecretos, secretos o secretos pierde accidentalmente el documento, debe informar inmediatamente la situación al líder correspondiente de la empresa y restaurar el impacto lo antes posible.

1) Los máximos secretos, secretos administrativos y documentos secretos de la empresa se archivan en los archivos;

Artículo 8 Responsabilidades de confidencialidad

1. y documentos secretos El custodio no copiará los documentos sin autorización y no permitirá que personas no relacionadas tengan acceso a estos documentos.

2. El personal no autorizado tiene estrictamente prohibido acceder, copiar y extraer documentos ultrasecretos, secretos y secretos.

3. Los empleados no podrán portar secretos, secretos, secretos y documentos públicos internos de la empresa cuando se retiren.

4. Una vez que se descubran los comportamientos anteriores, la empresa los abordará con seriedad. En casos graves, la empresa perseguirá la responsabilidad civil y penal.

Artículo 9 Destrucción de documentos vencidos

Para archivos sin valor que hayan excedido el período de retención y hayan sido evaluados y aprobados por el gerente general o superior, el personal de administración de archivos debe limpiar el documentos guardados. Y haga un inventario de destrucción y manténgalo archivado.

Artículo 10 Supervisión e Inspección

Los líderes de cada departamento deberán supervisar eficazmente la confidencialidad de los secretos y documentos confidenciales del departamento, corregir con prontitud cualquier violación de las normas de gestión y corregir con prontitud cualquier infracción grave. violaciones, debiendo el infractor denunciarlo inmediatamente. Al mismo tiempo, se debe registrar el control de los documentos confidenciales del departamento y se debe inspeccionar periódicamente la implementación de la confidencialidad sobre la base de los registros más recientes. Las violaciones de las normas de gestión deben notificarse y criticarse; las violaciones graves de las normas; o haber causado grandes pérdidas. La situación debe ser informada inmediatamente a la alta dirección de la empresa.

Artículo 11 Disposiciones complementarias

1. Liaoning Yuantai Group Petrochemical Co., Ltd. es responsable de la interpretación de este sistema

3. Este sistema es; firmado por el director general Se implementará previa aprobación

Firma del director general:

Año, mes y día

Reglamento de gestión de documentos confidenciales 2

1. Objeto:

Con el fin de implementar de manera más efectiva el sistema de confidencialidad de la empresa y evitar la filtración y pérdida de secretos empresariales, esta normativa está especialmente formulada

2. Alcance :

Los documentos de confidencialidad de la empresa se refieren a documentos relacionados con todas las actividades comerciales de la empresa y no pueden divulgarse ni difundirse externamente, incluidos, entre otros, varios documentos, cartas, documentos, informes, declaraciones, catálogos, listados, contratos, convenios, registros, etc.

3. Clasificación de los niveles de confidencialidad

Los documentos confidenciales se dividen en documentos confidenciales, documentos confidenciales y documentos públicos internos:

1. Documentos "confidenciales": se refiere a la fuga que causará Documentos confidenciales que han dañado gravemente la seguridad y los intereses de la empresa;

2. Documentos confidenciales: se refieren a documentos confidenciales que están relacionados con el desarrollo futuro de la empresa y tienen un impacto en los principios fundamentales de la empresa. intereses;

3 . Documentos públicos internos: se refiere a documentos que se divulgan dentro de la empresa y pueden causar daño a los intereses de la empresa si se difunden hacia el exterior.

IV.Confirmación del nivel de confidencialidad

Los documentos confidenciales varían según el nivel de confidencialidad del documento. El redactor lo presentará al líder del departamento para la confirmación del nivel de confidencialidad.

Autoridad específica para la confirmación del nivel de confidencialidad:

Documentos confidenciales: Confirmados por el director general de la empresa.

2. Documentos confidenciales: Confirmados por los responsables de cada departamento.

3. Documentos públicos internos: El departamento emisor los confirmará según sea necesario.

5. Marcado de confidencialidad

1. Los documentos confidenciales deben imprimirse con las palabras "Confidencial" en la esquina superior izquierda de cada página del documento.

2. Los documentos confidenciales deben imprimirse con las palabras "confidencial" en la esquina superior izquierda de cada página del documento.

3. Los documentos públicos internos deben imprimirse con las palabras "controlado" en la esquina superior izquierda de cada página del documento.

VI. Impresión y distribución

1. Los documentos confidenciales, los documentos confidenciales y los documentos públicos internos deberán ser impresos por personal dedicado.

2. Se deberá dejar constancia de la distribución de los documentos. Los documentos confidenciales y los documentos confidenciales deberán ser enviados al propio destinatario y tener constancia de firma. Los documentos públicos internos se pueden distribuir por departamento.

3. Si es realmente necesario proporcionar documentos confidenciales al mundo exterior, estos deben ser aprobados por escrito por los líderes pertinentes según el nivel de confidencialidad y se debe firmar un acuerdo de confidencialidad con la parte solicitante. antes de ser proporcionado.

7. Inspección y copia

1. Autoridad de consulta:

Para acceder a los documentos es necesario cumplimentar el formulario de aprobación del préstamo del expediente.

Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el director general.

Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el responsable del departamento.

2. Permiso de copia:

Para copiar documentos es necesario rellenar el formulario de solicitud de copia.

Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el director general.

Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el responsable del departamento.

8. Almacenamiento y archivo

1. Documentos confidenciales: conservados por el firmante y emisor del documento.

2. Documentos confidenciales: conservados por el destinatario.

3. Documentos públicos internos: conservados por el jefe del departamento.

4. La inspección y copia de documentos confidenciales y confidenciales debe registrarse en la oficina de almacenamiento de documentos para su verificación.

5. Si el custodio de documentos confidenciales y confidenciales pierde el documento, debe informarlo al gerente general de manera oportuna para restaurar el impacto.

6. Los documentos confidenciales y confidenciales deberán archivarse en la sala de archivo.

9. Responsabilidades de la gestión

1. El custodio no copiará documentos confidenciales y confidenciales sin autorización, y no permitirá que personal irrelevante acceda a estos documentos.

2. No se permitirá al personal no autorizado acceder, copiar o extraer documentos confidenciales y confidenciales.

3. No se permite a los empleados llevar documentos confidenciales, confidenciales y públicos internos de la empresa cuando se van.

4. Una vez que se descubran los comportamientos anteriores, la empresa los abordará con seriedad. En casos graves, la empresa perseguirá la responsabilidad civil y penal.

10. Destrucción de documentos

Para los documentos sin valor que hayan caducado y hayan sido aprobados por el director general, el custodio deberá limpiarlos. Y preparar y mantener un inventario de destrucción.

11. Supervisión e Inspección

Los líderes del departamento deben supervisar la confidencialidad de los secretos y documentos confidenciales del departamento, corregir las violaciones de manera oportuna y tomar medidas para controlar la situación. registros relevantes, la empresa realiza inspecciones irregulares sobre la implementación de la confidencialidad de varios departamentos, y notificará y criticará a quienes violen las regulaciones en casos graves, serán sancionados y quienes causen grandes pérdidas asumirán las responsabilidades legales correspondientes;

Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales 3

Los documentos confidenciales de la empresa se refieren a todas las actividades comerciales de la empresa relacionadas a los documentos confidenciales de la empresa. Los documentos que no pueden ser divulgados y difundidos externamente incluyen, entre otros, diversos documentos, cartas, documentos, informes, declaraciones, actas, catálogos, listas, contratos, acuerdos, memorandos, etc.

Primera clasificación de niveles de confidencialidad

Los documentos confidenciales se dividen en tres niveles: confidenciales, secretos y públicos internos según sus diferentes contenidos:

1 Documentos Confidenciales: se refieren a archivos confidenciales que contienen secretos importantes de la empresa, cuya divulgación causará graves daños a la seguridad y los intereses de la empresa, incluidas las siguientes categorías;

1.1 Informe de análisis financiero;

1.2 Informes de evaluación para altos directivos;

1.3 Planes de distribución de salarios y documentos relacionados para altos directivos;

1.4 Informes o materiales de demostración que involucren costos y ganancias del proyecto;

1.5 Las decisiones de estrategia comercial de la empresa que aún no se han implementado o se están implementando, e información central sobre la tecnología del proyecto de la empresa;

1.6 Otros documentos e información que la empresa considera que deben incluirse en la categoría confidencial.

2. Documentos confidenciales: se refiere a documentos confidenciales que contienen secretos generales de la empresa, cuya divulgación dañará la seguridad y los intereses de la empresa

2.1 Registro de la empresa y documentos relacionados

2.2 Dibujos importantes como información técnica, diagramas despiezados, diagramas esquemáticos, nuevos dibujos de identificación del proyecto;

2.3 Informe de establecimiento del proyecto, informe de análisis del progreso del desarrollo del producto

2.4 Contiene; BOM de información de precios, tabla de análisis de costos, etc.

2.5 Documentos que involucran comunicaciones de la empresa que no han sido divulgados o no deben ser divulgados, así como contratos y textos de acuerdos firmados con partes relevantes

;

2.6 Socios estratégicos Información comercial, como declaraciones, pedidos y soluciones técnicas con fines de lucro, etc.

2.7 La empresa aún no ha recibido aprobación para la información de patentes durante el proceso de solicitud.

2.8 Otras cosas que la empresa considera que deberían ser Documentos y materiales clasificados como confidenciales.

3. Documentos públicos internos: se refieren a documentos controlados que solo se divulgan dentro de la empresa o dentro de un determinado departamento de la empresa, y pueden causar daños a los intereses de la empresa si se difunden hacia el exterior.

3.1 Documentos de autorización y control y diversos reglamentos, normas y reglamentos de trabajo cubiertos por el sistema de gestión;

3.2 Documentos generales de trabajo empresarial (documentos que no implican confidencialidad ni secretos);

3.3 Solicitudes generales diversas de instrucciones, avisos, actas de reuniones, informes, informes de situación, etc.;

3.4 Planes, resúmenes e informes de trabajos administrativos;

3.5 Planes generales de trabajo mensuales y trimestrales e informes resumidos;

3.6 Documentos relacionados con el nombramiento, remoción, despliegue, clasificación, etc. de cuadros;

3.7 Entregas administrativas diversas de bienes, materiales, expedientes, etc. Comprobante de trámite.

Artículo 2 Confirmación del nivel de confidencialidad

Los derechos de permiso específicos para la confirmación del nivel de confidencialidad son:

1. Los archivos confidenciales deberán ser confirmados por los altos directivos de la empresa.

2. Los archivos secretos serán confirmados por los líderes a nivel de departamento o director de proyecto.

3. Los documentos públicos internos serán confirmados por el departamento emisor según sea necesario.

Artículo 3 Marca de Clasificación

Una vez confirmado el nivel de confidencialidad, el documento será sellado o impreso con la marca correspondiente en un lugar visible según su nivel de confidencialidad.

1. Los documentos confidenciales deben sellarse en diferentes portafolios según el tipo de documento, y el sello debe estar estampado con el "Sello de Documento Confidencial"

2. Deben incluirse los documentos confidenciales. en cada página del documento las palabras "Secreto" están impresas en la esquina superior izquierda.

4. Los documentos administrativos divulgados internamente deberán llevar el sello de "información interna"; los documentos controlados llevarán el sello de "documento controlado" del control de documentos

Artículo 4 Expediente Impresión

1. Documentos confidenciales: Impresos por personal especializado.

2. Secreto: después de que el personal de redacción haya preparado la versión y haya confirmado que está bien, debe cifrarse y archivarse. No se puede imprimir, copiar ni distribuir de otro modo a terceros sin permiso.

Artículo 5 Distribución

1. La distribución de archivos confidenciales y confidenciales debe quedar registrada. Los archivos confidenciales y secretos deben enviarse al propio destinatario y estar firmados por él.

3. Está estrictamente prohibido publicar, divulgar y transmitir archivos confidenciales y de alto secreto en la red informática. Si es necesario transmitir archivos confidenciales a través de Internet, deben ser aprobados por la dirección correspondiente.

4. En la cooperación externa, si realmente es necesario proporcionar documentos confidenciales de la empresa al socio, primero debe ser aprobado por escrito por el líder correspondiente de acuerdo con su nivel de confidencialidad, y se debe firmar un acuerdo de confidencialidad. firmado con él antes de proporcionarlo.

Artículo 6 Verificar y solicitar copia

1. Verificar permiso:

Para verificar los archivos de la empresa, debe completar el formulario de aprobación de préstamo de archivos.

1.1 Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el director general de la empresa o su persona autorizada.

1.2 Documentos confidenciales: Firmados y aprobados por el subdirector general o director de proyecto de la empresa o superior.

2. La copia de archivos confidenciales está estrictamente prohibida.

2.1 Para solicitar la copia de archivos, se debe completar un formulario de solicitud por escrito. Los archivos confidenciales deben enviarse al gerente general para su aprobación, y los archivos confidenciales deben ser firmados y aprobados por el subdirector general o proyecto. gerente.

Artículo 7 Custodia y Archivo de Ficheros

1. Los ficheros confidenciales serán conservados personalmente por el emisor o persona autorizada del fichero. El archivo secreto lo guarda el propio destinatario. Los documentos públicos internos generalmente son conservados por los jefes de cada departamento.

2. Las personas que consulten los expedientes confidenciales y secretos y las copias de los expedientes confidenciales y secretos serán registradas ante el custodio del expediente para su verificación.

3. Si el custodio de archivos confidenciales o confidenciales pierde accidentalmente el archivo, debe informar inmediatamente la situación al líder correspondiente de la empresa y restaurar el impacto lo antes posible.

Artículo 8 Responsabilidad de confidencialidad

1. El custodio de archivos confidenciales y confidenciales no copiará los archivos sin autorización y no permitirá que personal irrelevante acceda a estos archivos.

2. El personal no autorizado tiene estrictamente prohibido acceder, copiar y extraer documentos confidenciales y secretos.

3. Los empleados no podrán portar secretos, secretos y documentos públicos internos de la empresa al momento de su salida.

4. Una vez que se descubran los comportamientos anteriores, la empresa los abordará con seriedad. En casos graves, la empresa perseguirá la responsabilidad civil y penal.

Artículo 9 Destrucción de archivos caducados

1. Después de que el personal responsable confirme que los documentos confidenciales y secretos no tienen valor, el personal de gestión de archivos debe limpiar los documentos bajo custodia y use una trituradora de papel Triture y destruya.

2. Los documentos públicos internos serán invalidados y los documentos administrativos no se procesarán de manera uniforme. Cada departamento será responsable de su propia eliminación de los documentos controlados por el sistema; Los documentos que contienen parámetros técnicos, parámetros del proceso de producción y listas de materiales se trituran y destruyen directamente. Otros se pueden utilizar como papel reciclado.

Artículo 10 Supervisión e Inspección

Los líderes de cada departamento supervisarán eficazmente la confidencialidad de los secretos y archivos secretos del departamento, corregirán rápidamente las violaciones de las normas de gestión y corregirán las violaciones graves de El infractor debe denunciarlo inmediatamente. Al mismo tiempo, se debe registrar el estado del control de los archivos confidenciales del departamento y se deben realizar inspecciones irregulares sobre la implementación de la confidencialidad basándose en los registros más recientes. Las violaciones de las normas de gestión pueden ser notificadas y criticadas. han causado grandes pérdidas. La situación debe ser informada inmediatamente a la alta dirección de la empresa.

Artículo 11 Disposiciones Complementarias

1. El presente reglamento entrará en vigor inmediatamente después de su firma y aprobación por el director general;

Formulación: Revisión: Aprobación:

Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales

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