Disposición del proceso de reunión
La organización del proceso de la reunión incluye los siguientes aspectos: confirmar el propósito de la reunión antes de la reunión, prepararse para la reunión antes de la reunión, aclarar el aviso de la reunión antes de la reunión, organizar y controlar durante la reunión y registrar y realizar un seguimiento después de la reunión.
1. Confirme el propósito de la reunión antes de la reunión.
Ya sea una reunión iniciada por su propia organización o asignada por el líder, antes de organizar la reunión, debe aclarar por qué es necesaria la reunión. Es decir, antes de organizar la reunión, defina claramente los objetivos de la misma: qué resultados se deben lograr y qué problemas se deben resolver. Si el propósito de la reunión no está claro, el proceso de la reunión no tendrá dirección, lo que hará que la reunión sea una comunicación ineficaz sin un tema.
2. Prepárese para la reunión antes de la reunión
Antes de que comience la reunión, solo puede ser el aporte de una persona. Una vez que comience la reunión, participará un grupo de personas. Por eso es necesario llevar a cabo reuniones cuidadosas.
3. Aviso de reunión claro antes de la reunión
A continuación, debemos enviar un aviso de reunión a los participantes relevantes.
4. Organizar y controlar bien la reunión
Durante la reunión, el anfitrión de la reunión debe controlar el ritmo de la reunión y quien toma las decisiones de la reunión debe controlarlo. proporcionar conclusiones oportunas sobre las cuestiones en disputa. Al mismo tiempo, para que la reunión sea más eficiente, debemos recordar a los participantes que hablen de la forma más concisa posible. Si es necesario, se puede configurar un despertador para ayudar a controlar el ritmo de la reunión y el tiempo de intervención.
5. Llevar registros y dar seguimiento después de la reunión.
El final de la reunión no significa el final del trabajo de la reunión. Al contrario, la reunión entra en una etapa más importante: la. Implementación del espíritu de la reunión y fase de ejecución.