Métodos de gestión de archivos empresariales
2. Prevenir daños en los archivos.
3. Prolongar la vida útil de los archivos.
4. Mantener la seguridad de los archivos
Que no estén dispersos, desordenados ni perdidos, bien.
1. Centrarse en la prevención y combinar prevención y tratamiento.
2. Potenciar los puntos clave y cuidar los generales
3. Ser autosuficiente y ahorrativo
4. .
5. Centrarse en el largo plazo y garantizar la situación actual
1. Los materiales utilizados en los equipos de archivo y el procesamiento de materiales no deben dañar los archivos;
2. Acceder a archivos, Fácil acceso;
3. Hacer un uso razonable del espacio y área del almacén;
4. el principio de conservación;
5. Trate de estar lo más unificado posible, cumplir con los requisitos de estandarización y configurar de manera flexible diferentes accesorios.
(1) Gestión de secuencia de archivos, ubicación de almacenamiento y orden de disposición;
(2) Ajuste de temperatura y humedad del almacén y saneamiento;
(3) Control de archivos; de entrada y salida;
(4) Seguimiento del estado físico y químico de los archivos;
(5) Seguridad del almacén.
La temperatura debe estar entre 14 y 24 ℃; la humedad relativa debe estar entre 45 y 65 ℃. Hay muchas formas de controlar y ajustar la temperatura y la humedad del almacén, que se pueden dividir a grandes rasgos en dos tipos:
La primera es cerrar estrictamente el almacén y aislar el intercambio de temperatura y humedad dentro y fuera del almacén.
El segundo método consiste en utilizar una serie de medidas mecánicas o naturales para controlar manualmente la temperatura y humedad del almacén.
Las "ocho precauciones" que se mencionan a menudo en el almacenamiento de archivos generalmente se refieren a la protección contra incendios, impermeabilización, humedad, moho, insectos, luz, polvo y robos.
Estas "ocho precauciones" incluyen básicamente todos los factores naturales y humanos que pueden causar daños a las entidades archivísticas, y son una parte importante de la gestión del almacén.
Las inspecciones periódicas se centran en las propiedades físicas y químicas de las entidades de archivo para detectar signos de moho, infestación de insectos, etc., si existen posibles peligros ocultos y otros factores de riesgo en el almacén, y si se realiza el traslado. y devolución de los archivos se han realizado procedimientos estrictos si se destruye el orden físico, si hay caos, si hay archivos no devueltos que se han utilizado durante mucho tiempo, etc.