Cosas a tener en cuenta para la industria de exposiciones
2) Ayudar en la recopilación de información sobre licitaciones internacionales: participar en licitaciones internacionales requiere una variedad de materiales e información completos, como condiciones de celebración, condiciones y entorno de cooperación, cartas de apoyo, presupuestos y condiciones de respuesta, etc. , debe planificarse primero.
3) Planificar una operación de licitación completa: cómo postularse al Comité Internacional de Convenciones y Exposiciones, qué materiales preparar (¿cuál es el foco más competitivo de su ciudad?), cómo ganar el apoyo de todos representantes y ganar la licitación al mismo tiempo.
4) Colaborar en la organización de comités de trabajo: Hay muchos detalles en la organización de una exposición, por lo que es necesario establecer la división de responsabilidades de cada grupo de trabajo, organigrama, responsabilidades y autoridades de trabajo, la conexión de diversas comisiones de trabajo y reuniones preparatorias con antelación.
5) Decidir el nombre y el calendario de la exposición: Cualquier exposición debe ser escalonada con otras conferencias regionales o mundiales para evitar duplicación de tiempo y atraer a más participantes. Por supuesto, también es importante decidir el nombre del programa, ya que esto también afecta las intenciones de asistencia.
6) Planificar el modelo y la práctica de la gestión de exposiciones: el modelo y la práctica de la gestión de exposiciones internacionales deben aclararse y organizarse con antelación para comenzar a organizar los asuntos de las exposiciones y llevar a cabo el trabajo en la dirección correcta.
7) Evaluación detallada y preparación del presupuesto: El presupuesto requerido para la exposición en general es un factor clave importante en el éxito o el fracaso de la exposición. Varios detalles de las estimaciones, cantidades de demanda, cronogramas de demanda y métodos de procesamiento afectan los cálculos de preparación y evaluación del presupuesto.
8) Investigue y analice la fuente y el cronograma de los fondos: las fuentes de ingresos de varias exposiciones incluyen tarifas de inscripción, tarifas de stand, tarifas de publicidad y otros, pero de dónde proviene el monto, su proporción y cronograma. todos habrá un cierto impacto.
9) Establecer mecanismos y prácticas de recaudación de fondos: Muchas exposiciones cuentan con fondos suficientes, pero ¿cómo recaudar fondos y cómo encontrar objetivos? ¿Deberíamos redactar una propuesta de financiación? Debe haber un plan claro sobre cómo se debe realizar la búsqueda de patrocinio para lograr los objetivos de recaudación de fondos.
10) Construcción del proceso de operación de ingresos y gastos de la conferencia: por supuesto, es necesario abrir una cuenta de ingresos y gastos de divisas para manejar exposiciones internacionales, pero ¿cómo abrir una? ¿Cómo operar la cuenta de ingresos y gastos? Todos deben tener un enfoque profesional y establecer un proceso operativo de ingresos y gastos para garantizar la promoción fluida de la exposición.
11) Confirmación de consultores profesionales de planificación de exposiciones: una exposición internacional exitosa requiere absolutamente la contratación de consultores o empresas con experiencia, profesionales y entusiastas para proporcionar una planificación profesional. Por supuesto, cómo buscar, cómo confirmar y cómo cooperar entre sí es un punto de partida importante.
12) Búsqueda y exploración del lugar de exposición: ¿Deberías elegir un resort? ¿Centro de convenciones de la ciudad? ¿O la universidad? ¿Qué tan grande es el área? ¿Cuántas salas de grupos hay? ¿El tamaño y la altura reales del espacio son apropiados? Todos ellos son el foco de la escena de aventuras.
13) Confirme el lugar y las condiciones circundantes: el lugar de exposición requiere muchas condiciones de apoyo, como por ejemplo, ¿es de fácil acceso? ¿Las condiciones de audio y video coinciden? Condiciones de uso pertinentes, etc. , es una consideración clave.
14) Confirmar el proceso general de exposición: La agenda y los deberes de la exposición deben organizarse y planificarse con antelación, lo que naturalmente facilitará el avance del trabajo de preparación y atraerá eficazmente a participantes y expositores.
15) Planificar diversas actividades de cooperación: Existen muchas actividades de cooperación relacionadas en la gestión de la exposición, como ceremonias de apertura y clausura, recepciones, noches culturales, itinerarios de visitas y proyectos turísticos, etc. ¿Cuáles son las prioridades de planificación para la preparación de la exposición?
16) Planificación de oradores y métodos de publicación: los oradores, las prácticas editoriales, los oradores, los comentaristas y los anfitriones de conferencias internacionales deben planificarse y organizarse cuidadosamente. El propósito de establecer un comité académico es satisfacer dichas necesidades. necesidad.
17) Establecer condiciones para invitar a ponentes: ¿De qué manera? ¿Qué condiciones se proporcionan? ¿Cómo se determina cada lista y cuándo vence el plazo de invitación? Ambos determinan si el hablante participa activamente.
18) Planificar cómo recoger los trabajos: ¿Qué temas se deben designar? ¿Quieres enviar el resumen primero? ¿Establecer una hora para la entrega de su trabajo? Además de planificar el método operativo de recolección de papel, todo afecta la proporción de papeles y el buen progreso de la recolección.
19) Ayudar a establecer un mecanismo de selección de artículos: debe haber una manera justa y clara de determinar si los artículos presentados cumplen con los estándares y las asignaciones anunciadas por la conferencia, de modo que la publicación de los artículos pueda crear connotaciones más ricas. para la conferencia.
20) Edición e impresión de antologías: dado que las antologías tienen un formato y un calendario determinados, la edición, el diseño artístico y la impresión tienen ciertos requisitos y deben producirse de acuerdo con los estándares internacionales.
21) Publicación y transporte de las obras recopiladas: Una vez publicadas las obras recopiladas, ¿solicitarán un número de versión debido a su peso? Luego se enviarán a bibliotecas e instituciones académicas relevantes para su futura preservación. .
22) Publicación y confirmación de los trabajos del congreso: La lista de participantes de este congreso se debe determinar con antelación. ¿Cuánto tiempo llevará publicarla? ¿Cuánto tiempo tienes para recibir consejos? Todo esto depende de si la demanda se desarrolla sin problemas.
23) Construcción del mecanismo de operación de registro: el registro general de la exposición varía desde más de 50 personas hasta miles de personas. Por lo tanto, cómo configurar el registro en línea, el registro por fax u otros métodos, si es posible el pago en línea y si hay descuentos para más de dos personas, todos estos son mecanismos de registro que deben determinarse.
24) Envío de notificación y confirmación: Hay una primera, segunda o última notificación, que establece principalmente la hora de la reunión, método, alojamiento, transporte, lugar y diversas presentaciones de la agenda.
25) Establezca una lista de participantes potenciales: Primero, sepa quiénes y qué unidades tienen probabilidades de participar. A través del marketing y la publicidad, combinados con la lista potencial, se puede atraer a más personas para que participen.
26) Ayudar en la planificación del trabajo de registro: incluido el registro en el sitio, el registro previo a la conferencia, las tarifas de inscripción y los métodos de apertura de cuentas, etc. , se confirman por adelantado al comienzo de la aceptación del registro, y también se debe determinar el método de registro.
27) Inscripción y recogida: El importe de la inscripción variará en función del early bird. ¿Cuáles son las reglas para el registro de hogares? ¿El pago se realizará mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o cheque? ¿Debería ser claro y estandarizado?
28) Confirmar y hacer una lista de participantes: Después de aceptar el registro, comenzaremos a confirmar la lista y ver si esas unidades pueden hacer más esfuerzos para registrarse y prepararse para comenzar a hacer marcas famosas.
29) Diseño y producción de materiales impresos para la conferencia: la representatividad de la exposición internacional en general se puede ver en cómo diseñar y producir los materiales impresos para la conferencia, incluidos docenas de carteles, marcas reconocidas, avisos y tarjetas de escritorio. , folletos de conferencias, etc.
30) Planificación del contenido impreso: dado que las conferencias y exposiciones internacionales tienen ciertos requisitos de diseño para el material impreso promocional, el contenido también debe ser conciso, claro y fácil de encontrar. Generalmente coexisten dos idiomas (como. Chino, inglés y español). Texto, etc. )?
31) Entender la demanda y distribución de material impreso: ¿Cuántas copias de material impreso se deben imprimir? ¿Qué materiales se utilizan? ¿Qué organizaciones son los principales objetivos de distribución? Por supuesto, lo más importante es hacer efectivos los materiales promocionales.
32) Planificación del funcionamiento de la exposición y métodos de configuración: para las conferencias internacionales, las exposiciones son recursos muy importantes, entonces, ¿cómo ser bueno en la planificación, la integración de los expositores, el fomento de la investigación y el desarrollo innovadores y el intercambio de conocimientos e información? cómo determinar la exposición ¿El tema, la escala, el entorno y los participantes son el foco de la planificación?
33) Determinar el método de exposición y el precio de los ingresos y gastos: los expositores seleccionan la ubicación del área de exposición según el tema y pagan las tarifas de exposición según los diferentes precios. Por supuesto, todavía se necesitan considerables actividades de software, equipos de hardware y estrategias de marketing para ampliar la eficiencia y la influencia de la exposición.
34) Hacer un buen trabajo en la promoción de exposiciones: Una buena exposición necesita una publicidad vigorosa. ¿Cuántos espectadores se esperan? ¿Existe algún foro profesional que coincida con esto? ¿Participarán todos los fabricantes importantes? Manejar bien el cronograma y los intereses también es el foco del trabajo publicitario.
35) Registro de exposición y operación de pago: El registro para participar en una exposición requiere una planificación y operación detallada. Aquellos fabricantes de renombre y fabricantes con un alto grado de cooperación entre semana deben confirmar y registrar las tarifas lo antes posible, para que las actividades generales de exposición puedan desarrollarse sin problemas.
36) Realizar sesiones informativas para los expositores: Básicamente, hay más de 100 exposiciones cada vez. ¿Cómo especificar la hora de entrada? ¿Cuándo se instalará el stand? Ruido, despacho, normativa de exportación de mercancías, etc. , todo debe estar claramente definido antes de la exposición.