En el sistema de información contable, ¿el número de archivos de personal puede utilizar caracteres chinos?

Recopilación de números de expediente (número de caso completo, número de catálogo, número de expediente (número de pieza), número de página)

(1) Preparación del número de caso completo y cumplimentación del número de archivo Para los códigos compilados para unidades de archivo, como la Escuela Secundaria No. 1 de Shaodong, los Archivos del Condado determinaron que el número de caso completo es "142" y la identificación es "0142". Si no se ha determinado el número completo del caso, no se podrá completar el número hasta que el expediente se ingrese a la biblioteca. Las empresas pueden completar el código pinyin chino de la unidad de expresión.

(2) Preparación del número de catálogo. Complete el número del directorio al que pertenece el expediente en todo el caso. No se permitirá duplicar los números del directorio del expediente en un mismo caso en las empresas o unidades que elaboren planes de clasificación con referencia a las "Reglas de Ensayo para la Clasificación de Empresas Industriales". Archivos" puede completar el código de característica de la categoría. El número del directorio de archivos debe establecerse de acuerdo con el estado de organización del archivo de todo el caso. Los números de catálogo de expedientes de casos se pueden configurar según diferentes momentos, diferentes estructuras organizativas, diferentes períodos de almacenamiento, diferentes temas o diferentes formas de transporte. El número de expedientes contenidos en cada directorio de expedientes es generalmente de tres dígitos. Es decir, si el número de expedientes en el directorio de expedientes es inferior a 1000, generalmente no se creará ningún directorio de expedientes separado, ni se asignará otro número de directorio de expedientes cuando el número de expedientes supere los 1000; Por lo general, se debe crear un directorio de archivos de casos y se debe asignar otro número de directorio de archivos de casos. No debe haber números de directorio de archivos duplicados dentro de un fondo. El número de catálogo es un identificador de código de categoría de archivo compuesto por letras pinyin chinas y números arábigos. Las categorías de diferentes niveles se pueden separar mediante el separador "●". Cuando no sea posible un malentendido, omita el separador.

1. El número de catálogo de la categoría de primer nivel está escrito en letras pinyin chinas mayúsculas de uno o dos caracteres chinos representativos de la categoría. Es decir, W representa el archivo administrativo; X representa archivos de audio y video; D representa archivos electrónicos;

2. Los números arábigos "1", "2" y "3" se utilizan para representar tres tipos diferentes de "permanente", "de largo plazo (o 30 años)" y "de corto plazo". (o 10 años)" respectivamente. Periodo de almacenamiento.

3. Ejemplo de compilación de números de catálogo

El número de catálogo de archivos comerciales y1 representa archivos comerciales permanentes; Y2 representa archivos comerciales a largo plazo (o 30 años); o 10 años) perfil empresarial.

(3) Número de expediente (caso) y número de página

1 El número de expediente es el número secuencial del expediente en el directorio, y el número de expediente es. identificados por números arábigos de tres dígitos. Los archivos de casos en el directorio están numerados en serie en orden y no debe haber números vacíos. No se permiten números de casos duplicados en el mismo directorio de archivos de casos (o en la categoría de nivel más bajo del sistema de clasificación). directorio de archivos Sólo se debe programar un número de serie. Si hay más de dos (incluidos dos) números de serie de expedientes en un directorio, los números de expedientes deben renumerarse o los directorios de expedientes deben configurarse por separado. Los archivos documentales, comerciales y científicos y tecnológicos organizados en "volúmenes" deben compilarse secuencialmente con números de archivo dentro del mismo período de almacenamiento, y luego los números de archivo deben escribirse secuencialmente (rellenados en la columna de números de secuencia) y los números de página según el expediente del caso como una unidad. Para estados financieros, libros de cuentas, comprobantes y otros archivos contables, los números de archivo deben escribirse en un formato de "gran flujo" y los números de página deben escribirse en cada archivo.

2. El número de archivo es el número de secuencia de los archivos archivados. Es un indicador importante que refleja la posición de los archivos archivados en toda la colección y fija la secuencia de los archivos archivados. Se divide en "número de código de sala y número de código de biblioteca". El número de habitación es el número secuencial escrito a partir de "1" en la categoría de nivel más bajo del esquema de clasificación de los documentos archivados, y el número de página está escrito en cada pieza. El número de serialización de la biblioteca se refiere al número de secuencia compilado después de que los documentos archivados se transfieren a la biblioteca, se reidentifican, se clasifican y se organizan. Los archivos audiovisuales, electrónicos y físicos están numerados a partir del "1" según categoría.

3. El número de página es el número de la página donde se encuentran los documentos y materiales del volumen. Los números de página están identificados con números arábigos. Cada página del documento en el volumen está numerada en el orden en que está dispuesta y no debe haber números en blanco.

Comprender la naturaleza "general" de los documentos y materiales depende de si las cuestiones involucradas en los documentos y materiales son rutinarias, técnicas, etc. (3) De acuerdo con el cronograma del período de almacenamiento de la unidad, preste atención a los siguientes puntos al clasificar los documentos archivados del año en curso: Primero, en principio, no mezcle documentos con múltiples períodos de almacenamiento. En segundo lugar, el período de almacenamiento debe determinarse en función de la importancia de una cuestión o de un grupo de documentos, en lugar de la importancia de un solo documento de forma aislada. Por ejemplo, en los materiales de la conferencia de trabajo de educación del condado, excepto las escrituras avanzadas que duran 30 años, el resto es permanente. Entonces podemos hacer que esta escritura avanzada también sea permanente. Nuestro condado ha estipulado uniformemente que los eventos importantes y los materiales de las reuniones de funciones de trabajo principales deben recopilarse en juegos completos, todos los cuales están designados como permanentes. En tercer lugar, los documentos de las autoridades empresariales superiores (políticas, reglamentos, documentos de políticas) son permanentemente estrictos. Algunos importantes pueden fijarse por 30 años y otros por 10 años. Cuarto, los departamentos internos de este nivel serán calificados como instituciones del condado y el plazo se incrementará. Quinto, el período de información a este nivel será de 30 años. Requisitos de apariencia

1.

(1) Utilice carpetas de archivos estandarizadas, cajas de archivos de documentos, cajas de archivos de tecnología, cajas de archivos de fotografías, cajas de comprobantes de contabilidad, cajas de libros de contabilidad, carpetas de informes contables y archivos que sean supervisados ​​uniformemente por la Oficina de Archivos del Condado. Papel de catálogo de archivos, papel de catálogo de archivos, índice de catálogo de archivos de archivo, papel de catálogo de archivos de casos, lista de registro de archivos de contabilidad, catálogo de archivos de contabilidad, catálogo de archivos de ciencia y tecnología, carpeta de catálogo de archivos de casos, carpeta de catálogo de cotizaciones completas, carpeta de catálogo de archivos de archivo y otros. materiales del equipo.

(2) Adquiera herramientas de encuadernación adecuadas. Por ejemplo, un taladro eléctrico tipo pistola que se utiliza para encuadernar "archivos de casos", clips (más de 4) que se utilizan para fijar las limas al cargarlas, así como tijeras, hilo de algodón, pasta o pegamento.

Pequeñas máquinas de coser, punzonadoras, tornillos de plástico, clips de acero inoxidable, etc. para carga de "piezas"

Máquinas arrancadoras de grapas

2. los requisitos de cobertura del expediente o caja de expediente. El nombre de la unidad de archivo debe escribirse con pincel o estampado, y los demás elementos deben completarse claramente punto por punto con un bolígrafo (pintado con tinta negra) de acuerdo con las normas. La letra debe ser clara y ordenada. también se puede estampar.

3. Requisitos para la vinculación de expedientes o documentos. La encuadernación de expedientes o documentos tiene como objetivo principal fijar las "piezas" y facilitar su almacenamiento y uso. Antes de encuadernar, se deben reparar los documentos dañados y se deben copiar o reforzar los documentos con letra borrosa o que se desvanece fácilmente. La modificación y copia de los archivos deberá realizarse manteniendo la apariencia original. Se deben quitar grapas, clips, alfileres y otros objetos metálicos de los documentos del volumen. Para libros, publicaciones periódicas, etc. que están encuadernados en un volumen y no se pueden abrir fácilmente, los objetos metálicos se han sellado herméticamente y se retiran. Las grapas dañarán la apariencia original, por lo que no es necesario quitarlas y volver a instalarlas. La encuadernación debe ser fuerte y ordenada, sin presionar palabras, caer páginas, invertir páginas, dañar documentos o impedir la lectura. Los materiales de texto, como informes y dibujos, que sean más grandes que el tamaño de papel A4, deben doblarse según el tamaño del papel A4, con la menor cantidad de pliegues posible y los pliegues deben estar lo más lejos posible de la escritura. Para materiales de texto como cartas de presentación que sean más pequeños que el tamaño de papel A4, deben pegarse en papel A4. Eliminación de papel en blanco.

(1) Encuadernación en documento único. Antes de encuadernar, las páginas de la "pieza" deben estar alineadas de cierta manera. Si está encuadernado en la esquina superior izquierda, los lados izquierdo y superior deben estar alineados; si está encuadernado en el lado izquierdo, los lados izquierdo e inferior deben estar alineados. Los documentos en un volumen para almacenamiento permanente deben encuadernarse uno por uno con tres orificios y una línea. Si el documento tiene muchas páginas, se puede montar en el medio del lado izquierdo del documento. se puede montar en la esquina superior izquierda o se puede bordear con una máquina de coser, etc. Al encuadernar, el lado izquierdo del documento se utiliza como borde de encuadernación. Los documentos que se han conservado durante 30 años se unen con tornillos de plástico y la esquina superior izquierda se puede pegar con pegamento si la página tiene menos de cinco páginas. Los documentos con una vigencia de 10 años pueden permanecer en su apariencia original sin quitar las grapas.

Al encuadernar, la versión original y final del documento deben ser de una sola pieza (el original al frente, la versión final al reverso) deben ser de una sola pieza; (el texto principal al frente, los archivos adjuntos al reverso); el original y la copia o la copia manuscrita deben ser de una sola pieza (el original al frente, los archivos adjuntos con varias páginas también pueden ser de una sola pieza); las hojas con valor de conservación (es decir, las firmadas por líderes con opiniones) deben estar en una sola pieza con el texto principal, la hoja de procesamiento del documento está en el frente y el documento en el reverso, el documento de envío y el documento enviado están en uno; pieza (el documento de reenvío está en el frente y el documento reenviado está en la parte posterior) la comunicación de la unidad externa y la respuesta de esta unidad están en la misma pieza (la respuesta está en (primero, correspondencia al final); la correspondencia de la unidad con el mismo nivel o autoridad superior y la respuesta de estas autoridades pueden ser una sola pieza, pero deben organizarse en conjunto, cada documento de la reunión es una sola pieza y, en principio, las actas de las reuniones Las actas de una reunión son una sola pieza; pero pueden encuadernarse en el volumen original cuando los materiales escritos como informes, listas, gráficos y cartas de presentación deben encuadernarse en el método de encuadernación original, y un volumen (libro) se considera una sola pieza. Los formularios no encuadernados del mismo estilo, combinados en determinadas unidades (como departamentos o tiempo, etc.), se pueden unir como una sola pieza, como formularios de aprobación anticipada, formularios de aprobación de salarios, informes estadísticos anuales, etc.; Generalmente son de una sola pieza, si la unidad genera una gran cantidad de cartas de presentación en un año, también se puede dividir en varias piezas en función de otras características.

(2) Para los expedientes encuadernados en su totalidad, las páginas del "volumen" deben alinearse de cierta manera antes de encuadernar. Si el papel del documento no es muy diferente (como los archivos de estado de estudiante), los lados derecho e inferior deben estar alineados; si el papel del documento es demasiado diferente, para garantizar que las páginas no se caigan después de encuadernar el archivo; Sólo se pueden alinear los lados izquierdo e inferior. El método de encuadernación es de tres agujeros y una línea, y el nudo se coloca en la parte inferior del documento y dentro del rollo.

(3) Los documentos históricos, archivos valiosos, gráficos, fotografías, etc. que no sean aptos para encuadernar deben guardarse en bolsas o cajas de archivo. (3) Requisitos de disposición y catalogación La disposición de los documentos archivados se refiere a la categoría de nivel más bajo del esquema de clasificación. El proceso de determinar el orden de los archivos de acuerdo con un método determinado y fijar este orden sistemático. Generalmente ordenados por nivel, motivo, tiempo, importancia, etc. La causa hace referencia a una cosa concreta, a un problema concreto, o a un proceso de trabajo relativamente cercano, etc. Como solicitar una subvención, celebrar una reunión. Los documentos de reuniones, informes estadísticos, publicaciones y otros conjuntos completos de documentos se pueden organizar de forma centralizada, con las actas de las reuniones en la parte superior. Los documentos de niveles superiores se organizan antes de los archivos archivados en este nivel, y los documentos del mismo nivel se organizan después de los archivos de este nivel y luego en los niveles inferiores. Los documentos de niveles superiores se organizan de manera centralizada según el mismo número de documento; los documentos de este nivel se organizan en orden integral, asuntos políticos, negocios, asuntos administrativos y otros (o de masas del partido, administrativos, comerciales y otros). otros) importa.

1. La ordenación de los documentos archivados de una misma materia o de los documentos archivados de un solo contenido o de la misma materia se podrá ordenar por orden del autor del documento, del momento de su formación o del mismo. según la importancia del documento. Generalmente se pueden ordenar por nivel superior, nivel actual, mismo nivel y nivel subordinado. En diferentes niveles, están ordenados por tiempo o importancia; los documentos completos se organizan en el orden de actas de reuniones, materiales completos de reuniones, planes, resúmenes, informes, etc. 2. Ordenación de documentos archivados por distintos motivos. (1) Organizar los diferentes eventos en el orden de su tiempo de formación. Este método solo necesita organizar documentos con diferentes motivos en el orden de su tiempo de formación o tiempo de procesamiento, sin considerar otros factores. Este método es relativamente simple y es más adecuado para agencias que implementan "haga lo que quiera". Por ejemplo, si un autor tiene archivos con varios números, se deben ordenar primero por tema y luego por tiempo. (2) Ordenar las razones según su importancia. Es decir, los documentos formados por las actividades funcionales principales se organizan en el frente y los documentos formados por otros trabajos se organizan en la parte posterior, o el trabajo integral se organiza en el frente y el trabajo comercial específico se organiza en la parte posterior. Por ejemplo, los documentos permanentes de la Oficina de Archivos del Condado se clasifican primero en actas de reuniones, planes de trabajo, resúmenes, materiales para reuniones de trabajo de los archivos del condado, informes anuales completos y luego nombramientos de personal político, aumentos salariales, jubilaciones de empleados, cuadros, listas de miembros del partido. , informes anuales, etc. Luego están las opiniones relacionadas con el negocio sobre el trabajo de los archivos de medios de vida de las personas, etc. (3) Organizar centralmente uno, una causa y varios autores según los mismos atributos de la causa. Puede organizarlos primero por autor y luego por tiempo.

Por ejemplo, en los documentos de trabajo del personal, primero puede reunir documentos por diferentes motivos, como configuración organizacional, dotación de personal, nombramiento y remoción de cuadros, despliegue, evaluación de títulos profesionales, trabajo y administración, revisión en el extranjero y otras cuestiones. b. Una causa y varias regiones se pueden ordenar primero por región y luego por tiempo. Como resúmenes de trabajo, estadísticas, informes anuales y listas reportadas a nivel de base. c. Los materiales de casos que no son litigios se organizan en el orden de decisión (o aprobación) - informe - investigación y evidencia circunstancial - materiales de confesión personal. (4) Organice los archivos según sus características únicas. Si un conjunto de documentos archivados refleja diferentes autores, diferentes temas, diferentes géneros o diferentes regiones, etc., puede subdividirse capa por capa y ordenarse jerárquicamente. Se puede organizar mediante combinación cruzada de "Autor----Pregunta---Nombre----Hora".

3. Los documentos inseparables deberán estar ordenados, con el original al frente y los anexos al reverso; la copia impresa al frente y la versión final al frente; la solicitud de instrucciones en el reverso; la copia enviada en el frente y el documento solicitado en el reverso van al final; las conclusiones, decisiones y documentos de sentencia de casos que no son litigios van primero, y los materiales de respaldo, como pruebas penales y circunstanciales. la evidencia viene al final.

4. Para piezas dispersas que tienen valor de conservación pero que no se archivan a tiempo por motivos especiales, se pueden ordenar en el mismo año, la misma organización (edición), el final del mismo período, o con una parte relacionada Los documentos archivados se encuadernan en una sola pieza y se indican en la columna de comentarios de entrada del documento y en la hoja de referencia. Esto debe evitarse tanto como sea posible en el trabajo real.

(4) Numeración de páginas y sello de archivo Una vez ordenados los documentos y materiales del volumen, se deben numerar las páginas con letra y diagramas de los documentos y materiales, es decir, el número de página. En cuanto a la posición del número de página, para un expediente encuadernado en su totalidad, el número de página debe escribirse en la esquina superior derecha del anverso del documento y en la esquina superior izquierda del reverso para documentos archivados encuadernados en un; copia única, el número de página debe escribirse en la esquina inferior derecha de cada documento y en la esquina inferior izquierda del reverso. Nuestro condado Establezca como regla que todos los documentos se vuelvan a numerar a lápiz. Para un expediente que está encuadernado en su totalidad, si los documentos y materiales no están encuadernados junto con la caja o la cubierta, el número completo del caso, el número de catálogo y el número del expediente deben completarse en el cuadro pequeño en la parte superior derecha. esquina del directorio de documentos en el volumen. Para documentos encuadernados en una sola copia, si hay un comprobante de lectura del documento, la numeración de páginas comienza a partir del comprobante de lectura. Requisitos de estampado: el sello de archivo generalmente usa una almohadilla de tinta roja o negra y se estampa en el espacio en blanco en el centro a la derecha de la parte superior de la página de inicio del documento de archivo, y luego escribe los elementos relevantes del sello de archivo. por uno. La ubicación del sello de presentación de una unidad debe ser consistente; el sello de presentación no debe cubrir las instrucciones del liderazgo, los artículos recibidos o el contenido del documento, si hay una hoja de procesamiento de documentos (o formulario de solicitud) antes de presentar el documento, el sello de presentación puede ser; estampado en la hoja de procesamiento de documentos (u hoja de procesamiento de documentos) (Formulario de documento). El formato y tamaño del sello de archivo son los siguientes

El sello de archivo contiene elementos necesarios como el número de paquete, año, período de almacenamiento, número de pieza, número de página, número de caja, etc.

1. Número de colección: Es el número de código compilado por los archivos en el mismo nivel para la unidad archivadora. La oficina de archivos del condado lo determinará de manera uniforme. Si no se ha determinado el número completo del archivo, no se podrá completar el número hasta que los archivos se ingresen a la biblioteca. Como se muestra en la imagen siguiente, "11" es el número de archivo de la Oficina de Archivos.

2. Año: se refiere al año en que se forma el documento. Marque el año d.C. con cuatro números arábigos. Como "2007".

3. Período de almacenamiento: indica el período de almacenamiento del documento archivado. Indique directamente "permanente", "30 años (a largo plazo antes de 2008)", "10 años (a corto plazo antes de 2008)".

4. Número de pieza: El número de pieza es el número de secuencia del archivo. El número de pieza se divide en dos tipos: número de pieza de sala y número de pieza de biblioteca. El número de habitación es el número de secuencia de los documentos archivados en la categoría de nivel más bajo del esquema de clasificación. Los documentos archivados se numeran uno a uno empezando por el "1" en el orden de disposición, de forma permanente, 30 años y 10 años. La configuración del número de serie de la biblioteca se requiere principalmente para conectarse con los archivos y no es necesario completarla en los archivos de la agencia.

5. Número de caja: el número de pedido de la caja del archivo.

6. Número de páginas: El número de páginas de cada documento archivado.

7. Organización (problema): se refiere al nombre o abreviatura estandarizada de la organización (problema) como categoría del esquema de clasificación.

(Esta columna en nuestro condado se puede dejar en blanco) La siguiente imagen muestra el formato del sello de archivo completo:

(5) Requisitos de catalogación para archivos en un volumen o archivos archivados La catalogación se refiere a la preparación de. un catálogo de archivos archivados o archivos dentro de un volumen La catalogación y la catalogación deben ser precisas, completas, detalladas y profundas para satisfacer las necesidades de la gestión de archivos y la recuperación informática modernas. Los elementos del catálogo incluyen siete elementos: número de pieza o número de secuencia, persona responsable, número de documento, título, fecha, número de página o número de página y comentarios. El tamaño del papel adopta el tipo A4 estándar internacional (largo 297 mm y ancho 220 mm) y nuestro condado lo imprime uniformemente en rojo. Cada unidad debe comprarlos de manera uniforme en la oficina de archivos del condado y no puede imprimirlos en papel blanco. Al completar los elementos del directorio de archivos de almacenamiento. Se deben utilizar materiales de escritura duraderos para completar y la letra debe ser limpia y hermosa. Los archivos que son permanentes y se conservarán durante 30 años deben utilizar una computadora para imprimir el catálogo, y el catálogo debe realizarse en cinco copias. Una copia debe colocarse en la caja del archivo junto con los archivos, y las otras cuatro deben catalogarse y encuadernarse en un volumen de acuerdo con el plan de clasificación para facilitar la búsqueda y transferencia a los archivos. El directorio de archivos del volumen se coloca al principio del volumen y el directorio del archivo de almacenamiento se coloca al frente del archivo de almacenamiento. Los requisitos para completar el directorio de archivos o el directorio de archivos archivados en el volumen son los siguientes: El formato del directorio de archivos en el volumen y el directorio de archivos archivados es el siguiente:

(1) Las dos diferencias entre el directorio de archivos en el volumen y el directorio de archivos archivados:

Primero, la primera columna del catálogo de documentos en el volumen es el número de secuencia. Complete el número de serie de los documentos y materiales en el volumen. según su disposición Según la disposición razonable de los documentos, se requiere que un documento corresponda a un catálogo y un catálogo corresponda a un número de secuencia. Para un expediente de caso encuadernado único, el número de pieza de los documentos y materiales del expediente debe ser coherente con el número de secuencia. El número de secuencia debe utilizar números arábigos a partir de "1" para marcar el orden del número de documentos y materiales en el expediente del caso. Los números del segundo volumen no se pueden conectar. La primera columna del directorio de documentos archivados es el número de pieza. , introduzca el número de habitación. En principio, a un documento se le asigna un número de pieza y ocupa una columna al iniciar sesión. La aprobación y solicitud de instrucciones, la respuesta y emisión de carta, documento original y adjunto, la aprobación o reenvío y el documento reenviado o reenviado deben considerarse como dos partes de un solo documento, asignándose sin embargo un solo número de documento, las solicitudes de instrucciones y cartas; los archivos adjuntos y los títulos de los archivos reenviados (reenviados) se pueden escribir en líneas separadas. A diferentes borradores del mismo documento se les asigna solo un número de parte; a los borradores finales, a los borradores y revisiones anteriores de documentos importantes se les asigna solo un número de parte, pero se pueden registrar en líneas separadas. Los números de pieza deben compilarse uno por uno a partir de "1" dentro del mismo período de almacenamiento y en el mismo año. Los números de pieza del archivo entre cajas del mismo año deben estar conectados.

En segundo lugar, la sexta columna del catálogo de documentos del volumen es el número de página. Complete el número de página inicial de cada documento del volumen. El último documento del volumen debe completar el inicio y el final. números de página. Los números finales deben ser los mismos que los del volumen. Los números de página en la última página del documento coinciden. Cada volumen de archivos se escribe secuencialmente comenzando desde "1" en el orden en que están organizados los archivos del volumen. La sexta columna del directorio de documentos archivados es el número de páginas. Complete el número total de páginas de un documento para estadísticas y verificación. Si hay palabras por ambas caras, se contará como dos caras, y no se computarán las páginas en blanco cuando se considere la correspondencia, el original y la versión final, el número de páginas de cada documento que constituye el mismo; La pieza debe sumarse según el número de páginas de la pieza. Para facilitar la gestión, nuestro condado exige uniformemente que cada archivo tenga una página numerada para su conservación permanente y durante 30 años, y cada archivo debe escribirse comenzando desde "1" según el orden de los documentos dentro del archivo. Independientemente del número de página o del número de página, los números de página se escriben en ambos lados con palabras en ambos lados y las páginas en blanco no se cuentan. Los números de página organizados en unidades de archivo están numerados en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina superior izquierda del reverso. Los números de página organizados en unidades de piezas están numerados en la esquina inferior derecha del anverso y en la esquina inferior izquierda del. el reverso. Las copias impresas que ya tienen números de página no necesitan ser numeradas nuevamente. El número de página del documento con manuscrito se escribe junto al número de página después del manuscrito principal.

(2) Persona responsable: se refiere a la organización o individuo que produce y emite el documento, es decir, la autoridad emisora ​​o la firma del documento. La persona responsable generalmente debe registrarse de acuerdo con los documentos y se puede escribir una abreviatura común, como "Oficina de Educación del condado de Shaodong". No se pueden utilizar abreviaturas como "esta oficina" que tienen un significado poco claro y son difíciles de juzgar. En el documento conjunto, complete el patrocinador y "yo" (me refiero al nombre de la unidad de presentación). Si hay varias responsabilidades, puedes escribir las tres primeras, seguidas de la palabra "etc." Para discursos de líderes o documentos emitidos en nombre del líder, la persona responsable puede completar el nombre del líder, pero el puesto de liderazgo debe estar marcado con "( )" y los documentos sin la persona responsable deben estar claramente verificados y completados; en la catalogación. También tenga en cuenta que el productor del documento es el autor original, no el compilador o reimpresor.

La persona responsable de la lista, cartas de presentación, cartas de presentación, certificados de informe, formularios de contratación, certificados de transferencia de salario y talones de transferencia no agrícolas serán la unidad de aprobación a la que se refiere el sello en el documento. Si no existe sello de la unidad de aprobación, prevalecerán las palabras escritas por la unidad que reporta.

(3) Número de documento: Complete el número de documento emitido por la autoridad emisora ​​del documento. El número de documento generalmente consta de tres partes: el código de agencia, el año y el número de secuencia. Al completar el número de documento, debe copiarlo fielmente y no puede eliminar, omitir ni eliminar caracteres a voluntad. Si hay errores tipográficos obvios, corríjalos. Se puede escribir en tres filas y el año en el número del documento debe estar entre corchetes entre [], como "Shao Dangfa [2008] No. 10". En algunos números de documentos, no hay tamaño de fuente ni año, sino solo un número numérico. Preste atención a si hay un número o no. El nombre de la publicación, el número y la cantidad de documentos y materiales, como "uno de los documentos de la reunión" o "qué número de una determinada revista" no deben completarse en la columna del número de documento.

(4) Título: Es decir, el título del documento Al completar el título en el índice, las tres partes del título, el responsable, el problema y el género del mismo. el texto debe copiarse fielmente. Los títulos de los archivos en el directorio deben escribirse en su totalidad y no se pueden eliminar ni omitir a voluntad. Se debe registrar cada palabra. Errores tipográficos obvios, corríjalos. Si " " y " " faltan en el título del catálogo, deben complementarse. No se puede omitir el nombre de la unidad en el título del catálogo y debe basarse en el sello oficial, de modo que cada palabra quede fuera. Tenga en cuenta al completar el título: