¿Cuáles son las tendencias de desarrollo de la gestión de archivos empresariales?
En los últimos años, con la aceleración de la globalización económica y la profundización de la apertura al mundo exterior, ¿hay muchas empresas estatales en nuestro país? ¿Salir? , invirtiendo, instalando fábricas y realizando negocios en el extranjero, generando una gran cantidad de expedientes en el extranjero. La siguiente es la tendencia de desarrollo de la gestión de archivos corporativos que comparto con ustedes. Bienvenido a leer y navegar.
1. Cumplimiento de las regulaciones
Cumplimiento significa que las empresas deben cumplir con diversas leyes, regulaciones y normas en sus actividades comerciales, y ser capaces de demostrar que cumplen con los requisitos pertinentes. Los archivos registran la base, el proceso y los resultados de las diversas actividades comerciales de la empresa y son prueba rastreable de las operaciones honestas, conformes y respetuosas de la ley de la empresa. Para cumplir con las leyes y regulaciones, las empresas deben administrar archivos de manera legal y efectiva, garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información y proporcionar pruebas legales para las actividades corporativas.
El énfasis en el cumplimiento normativo comenzó con la Ley Sarbanes-Oxley en Estados Unidos. En 2001, muchas grandes empresas estadounidenses, incluidas Enron Energy, Guanqun Computer, WorldCom, Xerox, etc. , estallaron uno tras otro escándalos relacionados con documentos falsificados, archivos destruidos y fraude financiero. Para recuperar la confianza de los inversores y fortalecer la supervisión corporativa, en 2002, el Congreso de los Estados Unidos aprobó la Ley de Reforma Financiera de las Empresas Públicas y Protección de los Inversores (también conocida como Ley Sarbanes-Oxley), que impuso restricciones a las empresas que cotizan en bolsa en los Estados Unidos. sobre archivo de documentos, enfatizando la auditoría del comportamiento empresarial a través de archivos de auditoría, realizando así la supervisión de las empresas. La Ley Sarbanes-Oxley estipula que las empresas que a sabiendas destruyan o falsifiquen documentos y archivos pueden estar sujetas a multas o hasta 20 años de prisión. Poco después, la Comisión de Bolsa y Valores de Estados Unidos (SEC) impuso fuertes multas a firmas de valores, incluidas Morgan Stanley, Merrill Lynch, City Bank y Deutsche Bank, por no mantener intactos sus correos electrónicos. [1] ¿En 2004, se aprobó el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea? ¿Basilea II? (Nuevo Acuerdo de Capital de Basilea), estandarizando el establecimiento de mecanismos de almacenamiento de información empresarial y evidencia electrónica. En 2008, el Ministerio de Finanzas de mi país, la Comisión Reguladora de Valores de China, la Oficina Nacional de Auditoría, la Comisión Reguladora Bancaria de China y la Comisión Reguladora de Seguros de China promulgaron conjuntamente las "Normas Básicas para el Control Interno Empresarial", que establecen requisitos para la autenticidad e integridad de información corporativa y el almacenamiento y custodia de documentos.
La normativa anterior tiene tres requisitos básicos: En primer lugar, el almacenamiento de datos. Se requiere que los datos de la empresa se mantengan verdaderos y completos hasta el final del período especificado por las leyes y políticas durante el proceso de almacenamiento de datos, debiendo garantizarse técnicamente que no serán modificados ni eliminados; El segundo es el acceso. Las empresas deben proteger completamente los componentes de privacidad e inteligencia de los datos y, al mismo tiempo, utilizarlos de forma segura y almacenarlos de forma segura. El tercero es auditoría (cuenta). Las empresas deben retener a los interesados, sellar el proceso de acceso a los datos y cumplir con los requisitos de auditoría de las políticas legales. El cumplimiento de las leyes y regulaciones ha planteado nuevos requisitos estrictos para la gestión de archivos corporativos y también ha impulsado a la dirección de la empresa a prestar más atención a la gestión de archivos.
En segundo lugar, capitalización
Los activos se refieren a recursos formados a partir de transacciones o eventos pasados, propiedad o controlados por una empresa, y que se espera que aporten beneficios económicos a la empresa. Los atributos de información y conocimiento de los archivos determinan su valor económico, especialmente en la era de la economía del conocimiento, los archivos han adquirido mayor importancia como activos intangibles de las empresas. La norma internacional ISO15489 "¿Información y documentación? Gestión de documentos" señala: "Los documentos son recursos de información valiosos y un activo importante de la empresa". La norma internacional ISO30300 "¿Información y documentación? ¿Sistema de gestión de archivos? Se aclararon aún más los conceptos básicos y la terminología:? Como recurso de información, los documentos forman parte del capital intelectual de una organización y, por tanto, son sus activos. ? El estándar de la industria de archivos de mi país DA/T42 "Especificaciones de trabajo de archivos empresariales" también enfatiza que los archivos empresariales son una parte importante de los activos de conocimiento y recursos de información de la empresa. ?
En la práctica, ¿la Oficina de Estudios Geológicos Marinos de Shanghai participó en la preparación en 1992? ¿Compañía de Petróleo y Gas de Shanghai? En ese momento, el capital social se suscribió sobre la base de la valoración de archivo de 65.438 millones de yuanes obtenida durante la fase de exploración del campo de petróleo y gas de Donghu. [2] En 2000, la Unión Europea estimó que los recursos de información de los gobiernos de la UE, principalmente documentos electrónicos, contenían 470 mil millones de euros.
[3] En 2000, el Reino Unido promulgó el "Registro de Activos de Información" y la "Evaluación de Activos de Información: Autenticación de Documentos Electrónicos en Organizaciones Gubernamentales", que son utilizados por las agencias federales británicas para registrar y evaluar información, incluidos archivos. En 2008, Zhao Linzhong, representante del Congreso Nacional del Pueblo y presidente de la junta directiva de Furun Holdings Group Co., Ltd., preguntó: ¿Te gusta? ¿Auditoría financiera saliente? Del mismo modo, ¿los representantes legales de los organismos, empresas e instituciones del partido y del gobierno? ¿Auditoría de archivos salientes? , e incorporado a la Ley de Archivos. [4] El uso de archivos como activos para registro, evaluación y auditoría se convertirá en una de las tendencias importantes en la gestión de archivos empresariales.
En tercer lugar, la cultura corporativa
Las empresas de primera hacen cultura, las de segunda hacen tecnología y las de tercera hacen productos. Si las empresas chinas quieren crecer y fortalecerse y convertirse en empresas sobresalientes con una base centenaria, deben esforzarse por cultivar una buena cultura corporativa. El cultivo de la cultura corporativa es inseparable de una buena gestión de archivos. Los archivos son la acumulación de la historia corporativa y la solidificación de la cultura empresarial. Muchas empresas de renombre en el mundo, como AT&T, Ford Motor Company, IBM, Siemens, BASF, Bayer, etc. , concede gran importancia al estudio de la gestión de archivos y la historia empresarial. Los archivos de estas empresas también albergan una gran colección de productos y souvenirs de valor cultural y funcionan como museos corporativos y salas de exposición del patrimonio cultural industrial. [5] Los departamentos de archivos de muchas empresas nacionales están prestando cada vez más atención a explorar la cultura histórica de la empresa, llevar adelante las excelentes tradiciones de la empresa, aumentar la acumulación histórica de la empresa, mejorar el temperamento cultural de la empresa y promover la competitividad y desarrollo sostenible.
Cuarto, estandarización
La estandarización es una actividad en la que las personas resumen ampliamente los resultados de la investigación científica y la experiencia práctica en actividades de producción y construcción, forman un estándar unificado y lo implementan universalmente. La estandarización abarca los principios básicos de unificación, simplificación, coordinación y optimización. La promoción de la estandarización es un requisito básico para la producción en masa socializada. Durante muchos años, la industria de archivos corporativos de mi país ha estado enfatizando la implementación de la estandarización, pero en el trabajo real, sigue principalmente los estándares nacionales y los estándares de la industria, y presta menos atención a los estándares internacionales. Con la globalización económica y las operaciones transnacionales, la adopción de estándares internacionales se ha convertido en una tendencia básica y un requisito inevitable para las empresas modernas. Además, muchas normas internacionales reflejan conceptos avanzados y mejores prácticas en un campo determinado. Las empresas excelentes deben guiarse por normas internacionales autorizadas.
Los estándares internacionales en el campo de la gestión de archivos son formulados principalmente por ISO/TC46/SC11 (Organización Internacional de Normalización de Archivos/Comité Técnico de Gestión Documental). En la actualidad, los siguientes estándares formulados por ISO/TC46/SC11 merecen la atención de los departamentos de archivos corporativos: ¿Información y documentación ISO30300? ¿Sistema de gestión de archivos? ¿Fundamentos y Terminología, ISO30301, Información y Literatura? ¿Sistema de gestión de archivos? ¿Requisitos, ISO15489, información y literatura? ¿Gestión documental, ISO23081, información y literatura? ¿Proceso de gestión de documentos? ¿Gestión de metadatos de documentos, información y documentos ISO26122? ¿Documentar análisis de procesos de trabajo, ISO13028, información y documentación? Guía de Implementación de Digitalización de Documentos, ISO 13008, ¿Información y Documentación? ¿Información y documentación sobre el proceso de migración y conversión de archivos digitales" e ISO16175"? Principios y requisitos funcionales para la gestión documental en un entorno electrónico.
¿El verbo (abreviatura de verbo) organiza la memoria
? ¿memoria? Originalmente un concepto biológico y psicológico, se refiere a la preservación y reproducción consciente o inconsciente de experiencias y cosas personales en el proceso de la vida diaria. La memoria es la base para la supervivencia y el crecimiento de una persona. ¿Propusieron los sociólogos posteriores? ¿Memoria colectiva, memoria social? concepto. La memoria colectiva es la riqueza espiritual y el vínculo cultural de un mismo grupo. A finales del siglo pasado, ¿memoria? Introducido en el campo de la archivística. 1996 ¿El archivero canadiense Terry? Cook señaló en el 13º Congreso Internacional de Archivos que los archiveros de todo el mundo todavía están construyendo palacios de la memoria. En la 14ª Conferencia Internacional de Archivos en 2000, ¿el rey Juan de España? Carlos señaló: Los archivos son el lugar más autorizado para preservar todas las formas de memoria humana, memoria social y memoria personal. ? [6] ¿Cuál es el tema del XV Congreso Internacional de Archivos en 2004? ¿Archivos, memoria y conocimiento? . ¿Mantener la memoria organizacional, la memoria personal o la memoria social? ¿Mantener la memoria corporativa o colectiva y asumir la responsabilidad social? .
¿El círculo directivo también lo propuso? ¿Memoria organizacional? concepto. La memoria organizacional se refiere a la aplicación del conocimiento pasado a las actividades actuales para mejorar el nivel comercial de la organización. Es esencialmente el conocimiento experiencial y el conocimiento histórico de la empresa. La memoria organizacional está estrechamente relacionada con conceptos como inteligencia organizacional, organizaciones que aprenden, inteligencia artificial, sistemas de gestión del conocimiento, desarrollo organizacional y personal, e incluso se equipara con la gestión del conocimiento. Wang Zhaoxiang y otros señalaron:? Los sistemas de memoria empresarial se refieren a sistemas que acumulan y mantienen conocimiento a través de la memoria, el mantenimiento y la recuperación. Se compone principalmente de los siguientes elementos: los cerebros de todos los miembros de la empresa, documentos, contratos, archivos, libros, almacenamiento informático y otras formas de medios de almacenamiento de información. ? [7] Se puede ver que los archivos son una parte importante de la memoria organizacional, y heredar la memoria organizacional debería convertirse en un objetivo importante de la gestión de archivos empresariales. Examinar los archivos desde la perspectiva de la memoria organizacional proporciona nuevas ideas para la gestión de archivos empresariales.
Verbo intransitivo gestión del conocimiento
En la era actual de la economía del conocimiento, el conocimiento es el único recurso valioso y la gestión del conocimiento es el paradigma básico de la gestión empresarial. Hay dos modos básicos de gestión del conocimiento: uno es el modo de codificación, que enfatiza la construcción de una base de conocimientos con la ayuda de la tecnología de la información. ¿gente? ¿documento? ¿gente? Formas de lograr una gestión y desarrollo explícitos del conocimiento; el segundo es el modelo personalizado, que enfatiza la inversión en recursos humanos y el cultivo de una atmósfera de intercambio de conocimientos. ¿gente? ¿gente? Formas de realizar el disfrute y utilización del conocimiento tácito. ¿Son los archivos el conocimiento explícito de la empresa? ¿Contenedor de sedimentación? y conocimiento tácito explícito? ¿Herramientas de codificación? . La gestión del conocimiento de codificación es esencialmente una gestión de documentos avanzada basada en el conocimiento. ¿En 1994, Terry? Cook propuso que los archiveros deberían pasar de ser custodios físicos a proveedores de conocimiento. En 2002, Zhang Bin propuso que los archivos corporativos son recursos de conocimiento importantes para las empresas y que la gestión de archivos corporativos es una parte importante de la gestión del conocimiento corporativo. ? [8] En 2007, ¿Xu Yongjun propuso más? ¿Modelo de gestión del conocimiento de archivos? (? ¿Gestión de archivos para la gestión del conocimiento? ¿Y luego qué? ¿Gestión del conocimiento basada en la gestión de archivos?), cree que la gestión de archivos debe ampliarse de manera innovadora en la dirección de la gestión del conocimiento, y que la gestión del conocimiento puede comenzar desde la gestión de archivos. [9]
En los primeros años, debido al descuido de la gestión de archivos, el conocimiento no se podía solidificar y muchas empresas fracasaron en su gestión del conocimiento. En los últimos años, cada vez más gestores de gestión del conocimiento se han dado cuenta de que la gestión del conocimiento es inseparable de la gestión de archivos. Por otro lado, muchos departamentos de archivos corporativos también participan más activamente en la gestión del conocimiento, y algunos incluso se han convertido en líderes o unidades líderes de la gestión del conocimiento corporativo. En la actualidad, después de completar el desarrollo de la gestión de entidades a la gestión de la información, la gestión de archivos empresariales está experimentando una transformación de la gestión de la información a la gestión del conocimiento, y de la gestión del conocimiento a los servicios del conocimiento.
Siete. Gestión integrada
La integración se refiere al proceso de combinar algunas cosas o elementos aislados de alguna manera para formar un todo orgánico. La gestión integrada es la integración y optimización vertical y horizontal para lograr los objetivos del sistema. La integración de la gestión de archivos empresariales incluye los siguientes aspectos: (1) Integración de recursos, incluida la integración de archivos y archivos, información de libros y literatura, y la integración de datos estructurados y datos no estructurados. En el futuro, las empresas ya no distinguirán estrictamente entre archivos y archivos, información de libros y archivos, datos estructurados y datos no estructurados, sino que los gestionarán de manera uniforme como recursos de información (contenido de información). (2) Integración del sistema, es decir, la integración de sistemas de gestión de archivos y sistemas comerciales. En la etapa inicial, la interfaz entre el sistema empresarial y el sistema de gestión de archivos se construyó principalmente para realizar el archivado automático de los datos del sistema empresarial en el sistema de gestión de archivos y, en última instancia, se logró la conexión perfecta entre el sistema de gestión de archivos y el sistema empresarial; . Es posible que algunas empresas no creen un sistema de gestión de documentos independiente, sino que incorporen funciones de gestión de documentos en los sistemas empresariales. (3) Integración de procesos, es decir, incorporar la gestión de archivos/archivos en los procesos comerciales y utilizar el flujo de información de archivos/archivos para respaldar los procesos comerciales. (4) Integración estándar, es decir, incorporar la gestión de documentos/archivos al sistema de gestión de calidad ISO9000, al sistema de gestión ambiental ISO14000, al sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional OHSAS18000 y al sistema de gestión de seguridad de la información ISO27000.
Ocho. Gestión de riesgos
Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología y el rápido avance de la globalización, la sociedad humana ha entrado en un mundo lleno de incertidumbres. ¿Sociedad del riesgo? .
¿Se trata de un desastre natural, como el terremoto de Wenchuan de 2008, el terremoto y el tsunami de Japón de 2011, o un desastre provocado por el hombre, como el del 11 de septiembre de 2001? ¿Este incidente y la guerra de Irak de 2003 dañaron gravemente una gran cantidad de archivos preciosos, provocando que pérdidas irreparables. ? Después del incidente del 11 de septiembre, muchas empresas en el World Trade Center no pudieron reanudar sus operaciones porque sus datos comerciales quedaron completamente destruidos, pero Morgan Stanley reanudó sus operaciones al tercer día porque estableció un sistema de respaldo en Nueva Jersey. [10] Esto muestra la necesidad de fortalecer la gestión de riesgos de los archivos.
En 2001, ISO15489 enfatizó la evaluación, análisis y respuesta a los riesgos documentales. En 2004, la Asociación Internacional de Trabajadores de Gestión y Administración de Registros (ARMA) publicó "Gestión de riesgos de registros e información" para proporcionar orientación metodológica a los administradores de registros en varios países. Grupos de investigación del Centro Europeo de Protección Digital (DCC) y Digital Protection Europe (DPE) han desarrollado un enfoque basado en la evaluación de riesgos para auditar los almacenes digitales. En 2009, China DA/T42 exigió: Elaborar planes de emergencia para la gestión de archivos. Para posibles emergencias y desastres naturales, las empresas deben formular medidas de emergencia para el rescate de archivos, incluida la estructura organizativa, los métodos de rescate, los procedimientos de rescate, las salvaguardias y los lugares de transferencia. Se deben formular planes de emergencia para el mantenimiento, la prevención de desastres y la recuperación del software, los sistemas operativos y los datos de gestión de información de archivos. ? La creación de un sistema de gestión de riesgos de archivos y la formulación de planes de emergencia para la gestión de archivos se han convertido en componentes importantes del trabajo de archivos empresarial moderno.
Nueve. Supervisión de archivos en el extranjero
En los últimos años, con la aceleración de la globalización económica y la profundización de la apertura al mundo exterior, ¿hay muchas empresas estatales en nuestro país? ¿Salir? , invirtiendo, instalando fábricas y realizando negocios en el extranjero, generando una gran cantidad de expedientes en el extranjero. Por diversas razones, muchas empresas estatales tienen una supervisión deficiente de los archivos en el extranjero y una gestión caótica, lo que resulta en la pérdida de una gran cantidad de activos estatales, la filtración frecuente de secretos económicos nacionales fundamentales y un fuerte aumento de los riesgos operativos. . Con este fin, en 2005, la Administración de Archivos del Estado emitió los "Dictamenes sobre el fortalecimiento de la labor de archivos de las instituciones y empresas de ultramar", exigiendo? ¿Debería la empresa matriz establecer y mejorar gradualmente el sistema de gestión de archivos para instituciones y empresas extranjeras? . En 2009, la Comisión de Administración y Supervisión de Activos de Propiedad Estatal y la Administración de Archivos del Estado emitieron los "Dictamenes sobre el fortalecimiento de la labor de archivos de las empresas centrales", en los que se destacaba: ¿Fortalecer la gestión de archivos de empresas e instituciones extranjeras? .
Debido a la particularidad de los archivos extranjeros de empresas estatales y a la particularidad del entorno en el que se llevan a cabo los archivos extranjeros, especialmente las diferencias en leyes, sistemas, idiomas, culturas, tradiciones, etc. Entre los archivos nacionales y extranjeros, es muy importante que las empresas estatales lleven a cabo archivos en el extranjero. La regulación crea desafíos especiales e impone requisitos especiales. Por tanto, ¿la supervisión de los archivos extranjeros de empresas estatales debe seguir dos principios básicos? ¿Doble cumplimiento? (Cumplir con las leyes y reglamentos de archivos de nuestro país y del país o región donde se encuentre ubicado),? ¿Tolerancia bidireccional? (Tolerancia mutua de las tradiciones culturales archivísticas entre China y el país o región anfitrión) se centra en la determinación del alcance del archivo y el período de almacenamiento de los documentos extranjeros en tres puntos de control clave, la construcción de un sistema global de gestión de archivos y la selección de métodos para transferir archivos extranjeros al país.
X. Computación en la nube y big data
La computación en la nube y el big data son dos tendencias importantes en el desarrollo actual de la informatización y tendrán un profundo impacto en todos los ámbitos de la vida. Al igual que otras actividades de la empresa, la gestión de archivos debe adaptarse a las características y requisitos de la computación en la nube y el big data, y sufrir cambios en conceptos, modelos de negocio y métodos de gestión. La primera es la generalización del concepto de archivo. Es decir, ¿establecer? ¿Vista de archivos grandes? , todos los registros de información con valor de conservación se consideran archivos, independientemente de su proceso, soporte, tipo, formato y período de retención. ¿Esto significa que todos los registros son archivos y se generan documentos? ¿Un rato? es un archivo. El segundo es la construcción de una plataforma de archivos en la nube. ¿En qué se basa eso? ¿Arquitectura en la nube? Cree una plataforma de servicios y gestión de recursos de archivo unificada y eficiente que cubra todos los departamentos, sistemas y negocios de la empresa. El tercero es el almacenamiento de archivos y la extracción de conocimientos. Una de las aplicaciones principales del big data es la predicción, que se basa en la acumulación y extracción de datos históricos. Esto plantea mayores requisitos para el almacenamiento masivo y la extracción de conocimientos de archivos. ¿De dónde vendrá el foco del trabajo de archivo corporativo? ¿Digital? ¿convertirse en? ¿Digital? . Cuarto, los problemas de seguridad de los archivos son más graves y complejos.
Explicación:
[1]Zhu. Por qué Morgan Stanley tiene problemas con el correo electrónico[N].
Southern Weekend, 22 de junio de 2006
[2] Song Xing et al. Discusión sobre los datos de la etapa de exploración y los métodos de evaluación del precio de los resultados del campo de petróleo y gas de Pinghu en el Mar de China Oriental [J]. Mineral Economy, 1994 (2): 27 -29
[3] Xu Yongjun et al. La importancia y las contramedidas del desarrollo de la industria de contenidos de información [J]. 184-185
[4] Representante Zhao Linzhong: ¿Persona jurídica? ¿Auditoría de archivos salientes? Debería incluirse en la Ley de Archivos [EB/OL]. /MISC/2008-03/09/Content _ 7751760 .htm . 2014-01-
[5] Zhang Bin et al. El desarrollo y la iluminación de los archivos corporativos alemanes [J]. ( 2): 89-92
[6] ¿El rey Juan de España en el XIV Congreso Internacional de Archivos? Carlos pronunció un discurso[A]//Actas del 14º Congreso Internacional de Archivos[C]. Beijing: Editorial de Archivos de China, 2002: 7-8.
[7]Wang Zhaoxiang et al. Sobre las deficiencias y soluciones de los sistemas de memoria empresarial [J]. Modernización de los centros comerciales. 2006 (7): 63-64
[8] Zhang Bin et al. Gestión de recursos de conocimiento: nuevas ideas para la reforma del trabajo de archivos empresariales [J China Archives, 2004(10): 37-39
[9] Xu Yongjun. Investigación sobre el modelo de gestión del conocimiento de archivos empresariales basado en una perspectiva bidireccional [M]. Beijing: Renmin University of China Press, 2009
[10] Feng Huiling et al. Beijing: Universidad Renmin de China, 2008: 12.
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