¿Qué es un expediente personal?

Los archivos de personal son documentos formados durante las actividades de gestión de personal. Registran y reflejan experiencias personales y desempeño de integridad y talentos políticos, y se reúnen de forma individual para su inspección. Está formado principalmente por los departamentos de personal, organización, trabajo y otros en las actividades laborales de cultivo, selección y empleo de personal. Es el registro original de experiencia personal, calificaciones académicas, relaciones sociales, carácter ideológico y moral, capacidad empresarial y trabajo. puntos de partida de estado y recompensa. Es un registro de la participación de un individuo en todos los aspectos de las actividades sociales y un fiel reflejo de su situación natural.

Sistema de gestión de archivos del personal

1. Sistema de almacenamiento de archivos del personal

□ Propósito

Primero, mantener la confidencialidad de los archivos. En la competencia corporativa moderna, la guerra de inteligencia es una parte importante de la competencia y la confidencialidad de los archivos es parte de los secretos corporativos. El almacenamiento adecuado de los archivos personales puede mantener eficazmente la confidencialidad.

En segundo lugar, mantener la integridad de los materiales de los archivos personales y prevenir daños a los materiales es la tarea principal del mantenimiento de archivos.

En tercer lugar, facilita el uso de materiales de archivo. El almacenamiento y la utilización están estrechamente relacionados, y el almacenamiento científico y ordenado es el requisito previo y la garantía para una utilización eficiente de los materiales de archivo

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□ Contenidos básicos del sistema de almacenamiento de archivos de personal

Establecer y mejorar un sistema de almacenamiento es la clave para un almacenamiento eficaz de los archivos de personal. Su contenido básico incluye aproximadamente cinco partes: sistema de archivo de materiales; sistema de inspección y verificación; sistema de seguridad y confidencialidad;

(1) Sistema de archivo de materiales. Los materiales de archivo recién formados deben archivarse de manera oportuna. El procedimiento de archivo general es: primero, identificar los materiales para ver si cumplen con los requisitos de archivo; en segundo lugar, determinar los requisitos de archivo específicos según los atributos y el contenido de los materiales.

Ubicación; nuevamente, complete el nombre del material y el contenido relacionado en el directorio; finalmente, coloque el nuevo material en el archivo.

(2) Sistema de inspección y verificación. La inspección y la verificación son medios importantes para garantizar la integridad y seguridad de los archivos de personal.

El contenido de la inspección es multifacético, incluyendo la inspección de los propios materiales del expediente personal, como comprobar si hay moho, podredumbre, insectos, etc.

También incluye el entorno en el que se guardan los archivos de personal Realizar inspecciones, como comprobar si las puertas y ventanas del almacén están intactas y si existen otros errores de almacenamiento, etc.

Por lo general, las inspecciones y verificaciones deben realizarse periódicamente. Sin embargo, las inspecciones también deben realizarse en las siguientes circunstancias:

——Después de una emergencia, como robo, pérdida, inundación o incendio:

——Hay preguntas sobre algunos archivos Más tarde, si no está seguro de si falta cierta pieza de material.

——Después de descubrir ciertos daños, como moho en los materiales, plagas de insectos, etc.

(3) Sistema de transferencia. El sistema de transferencia es un sistema para transferir y entregar archivos. La transferencia de archivos generalmente se debe a transferencias de trabajo y otros motivos

El procedimiento general para la transferencia es el siguiente:

① Saque los archivos que deben ser transferido

②Cancelarlo en el libro mayor de archivos

③Completar la "Notificación de transferencia de materiales de archivo de personal"

④Empacar y sellar de acuerdo con el requisitos del documento.

Se debe seguir el principio de confidencialidad durante el traslado. Generalmente se realiza mediante transporte confidencial y no se puede entregar a la propia persona. Además, la unidad receptora

luego de recibir el expediente y verificar que es correcto, deberá firmar y sellar el acuse de recibo y devolverlo en el momento oportuno.

(4) Proteger el sistema de confidencialidad. Los requisitos específicos son los siguientes:

① Para empresas más grandes, generalmente se requiere que una persona dedicada sea responsable del almacenamiento de archivos y debe contarse con el equipo de archivo necesario.

②El almacén está equipado con los equipos necesarios a prueba de fuego y humedad.

③El almacén y los archivadores deben mantenerse limpios y no se permite almacenar artículos irrelevantes.

④Nadie puede traer materiales de archivos personales a lugares públicos sin autorización.

⑤ No se permite la entrada al almacén de personal irrelevante. Está estrictamente prohibido fumar.