¿Qué es una lista de actividades de un proyecto? ¿Qué tiene que ver con la estructura de descomposición del trabajo?

La definición de actividades del proyecto es identificar y describir las actividades específicas del proyecto. Divide los componentes del proyecto en partes más pequeñas manejables para una mejor gestión y control.

Para determinar las actividades planificadas es necesario identificar y documentar el trabajo planificado. El proceso de definición de actividades identifica los entregables en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo (WBS), que se denominan paquetes de trabajo. El desglose planificado del paquete de trabajo del proyecto en componentes más pequeños, llamados actividades de planificación, proporciona la base para estimar, programar, implementar y monitorear el trabajo del proyecto. En este proceso, definir y planificar actividades planificadas para lograr los objetivos del proyecto es una tarea innecesaria. Base de la definición de las actividades del proyecto

La definición de las actividades del proyecto se basa en los factores del entorno empresarial, los activos de los procesos organizacionales, las especificaciones del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y el glosario de la estructura de desglose del trabajo, el plan de gestión del proyecto, etc.

Los factores del entorno empresarial que pueden considerarse como base para la definición de la actividad incluyen la disponibilidad de sistemas de información de gestión de proyectos y herramientas y software de programación. Durante el proceso de definición de actividades, hacer pleno uso de los activos del proceso organizacional, incluidas las políticas, procedimientos y principios formales e informales relacionados con la planificación de actividades que deben considerarse en la definición de actividades; la base de conocimientos de lecciones aprendidas contiene una lista de actividades utilizadas previamente en actividades similares; información histórica del proyecto que se puede considerar al determinar las actividades planificadas para el proyecto. Obviamente, los entregables del proyecto, las limitaciones y los supuestos documentados en la declaración del alcance del proyecto deben considerarse al definir las actividades. Las limitaciones son factores que limitan la selección de un equipo de gestión del proyecto, como cronogramas que reflejan fechas de finalización obligatorias requeridas por la alta dirección o el personal directivo; Los hitos del contrato; los supuestos son factores que se consideran verdaderos en el cronograma del proyecto, como las horas de trabajo por semana o la época del año disponible para la construcción. La estructura de desglose del trabajo y el vocabulario de la estructura de desglose del trabajo son la base básica para definir las actividades del proyecto. El plan para la dirección del proyecto incluye el plan de gestión del cronograma, que es una guía para desarrollar y planificar las actividades planificadas y el plan de gestión del alcance del proyecto.

Herramientas y técnicas para la definición de actividades del proyecto Las herramientas y técnicas para la definición de actividades incluyen técnicas de descomposición, uso de plantillas, planificación continua, juicio de expertos y planificación.

1.

En términos del proceso de definición de actividades, la técnica de descomposición se refiere a la descomposición adicional de la cartera de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables, llamados actividades planificadas. El resultado final determinado por la definición de actividad es la actividad planificada, no los entregables del proceso de estructura de desglose del trabajo. La lista de actividades, la estructura desglosada del trabajo y el glosario de la estructura desglosada del trabajo pueden completarse uno tras otro o desarrollarse al mismo tiempo, y son la base para determinar la preparación de la lista de actividades. Cada cartera de trabajo en la estructura de desglose del trabajo se desglosa en las actividades planificadas necesarias para entregar la cartera de trabajo. La definición de la actividad normalmente la completa el miembro del equipo de revisión del proyecto responsable de esa cartera de trabajo.

Paso dos: Modelado

Un estándar o parte de una lista de actividades de un proyecto anterior a menudo se puede utilizar como plantilla para un nuevo proyecto. La información sobre los atributos de la actividad en la plantilla también puede incluir habilidades de recursos, una lista de tiempos requeridos, identificación de riesgos, entregables esperados y otra información escrita. También se pueden utilizar plantillas para identificar hitos de progreso típicos.

3. Planificación continua

La estructura de desglose del trabajo y el glosario de la estructura de desglose del trabajo reflejan el proceso de evolución, que se vuelve cada vez más complejo a medida que el alcance del proyecto se concreta al nivel de la cartera de trabajo. Cuanto más detallado. Un plan móvil es una forma de planificación para mejoras incrementales. El trabajo que se completará en el corto plazo se planifica en detalle en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo, mientras que el trabajo para los componentes de la estructura de desglose del trabajo que se planea completar en el largo plazo se planifica en niveles más altos de la estructura de desglose del trabajo. estructura. A medida que el trabajo actual está a punto de finalizar, se debe planificar en detalle el trabajo que se llevará a cabo durante el próximo período de informe o dos. Por lo tanto, las actividades de planificación del proyecto pueden tener diferentes niveles de detalle durante el ciclo de vida del proyecto. En una planificación estratégica temprana con información incierta, es posible que los detalles de las actividades sólo alcancen niveles de hitos.

4. Juicio de expertos

Los miembros experimentados del equipo de proyecto o los expertos que tienen habilidades para desarrollar especificaciones detalladas del alcance del proyecto, estructuras de desglose del trabajo y cronogramas del proyecto pueden brindar experiencia en la definición de actividades.

5. Componentes de planificación

Cuando la especificación del alcance del proyecto es insuficiente para descomponer una rama de la estructura de desglose del trabajo al nivel de grupo de trabajo, se pueden utilizar los componentes finales descompuestos de esa rama. formular el cronograma del proyecto de alto nivel del componente. El equipo del proyecto selecciona y utiliza estos componentes de planificación para planificar el cronograma de diversos trabajos futuros en un nivel superior en la estructura de desglose del trabajo. Las actividades planificadas de estos componentes del plan pueden ser actividades generales y no pueden usarse para la estimación, programación, implementación y seguimiento detallados del trabajo del proyecto. Los dos componentes de planificación son:

Cuenta de control

El punto de control de la alta dirección puede estar en un punto de gestión seleccionado (nivel seleccionado) por encima del nivel del componente de trabajo de los componentes específicos de la estructura de desglose del trabajo. ). Estos puntos de control se utilizan como base para la planificación cuando aún no se ha planificado la cartera de trabajos relacionada. Todo el trabajo y esfuerzos realizados en la cuenta de control se registran en el cronograma de la cuenta de control.

Cartera de planificación

La cartera de planificación es un componente de la estructura de desglose del trabajo que se encuentra debajo de las cuentas de control en la estructura de desglose del trabajo pero encima de la cartera de trabajo. El propósito de este componente es planificar el contenido del trabajo conocido sin requerir actividades de planificación detalladas.

Resultados de la definición de la actividad del proyecto

Los resultados de la definición de la actividad incluyen la lista de actividades, los atributos de la actividad, la lista de hitos y los cambios solicitados. Los detalles son los siguientes:

1. Lista de actividades

La lista de actividades es completa e incluye todas las actividades planificadas que llevará a cabo el proyecto. La lista de actividades no incluye ninguna actividad planificada que no forme parte del alcance del proyecto. La lista de actividades debe estar etiquetada con las actividades y detallar el alcance del trabajo para cada actividad planificada para garantizar que los miembros del equipo del proyecto comprendan cómo completar el trabajo. El alcance del trabajo de una actividad de planificación puede incluir la cantidad de entidades, como la longitud de la tubería que se instalará, la cantidad de concreto que se verterá en un lugar específico, la cantidad de dibujos, la cantidad de líneas de declaraciones de programas de computadora, o el número de capítulos de un libro. La lista de actividades se utiliza en el modelo de cronograma y es parte del plan para la dirección del proyecto. Las actividades planificadas son una parte integral del cronograma del proyecto, no de la estructura desglosada del trabajo.

2. Atributos de actividad

Los atributos de actividad son una extensión de los atributos de actividad en la lista de actividades, lo que indica que cada actividad planificada tiene múltiples atributos. Los atributos de cada actividad planificada incluyen ID de actividad, número de actividad, nombre de actividad, actividad anterior, actividad siguiente, relación lógica, tiempo de avance y retraso, requisitos de recursos, fechas obligatorias, restricciones y suposiciones. Los atributos de la actividad también pueden incluir la persona responsable de realizar el trabajo, el área o ubicación donde se realiza el trabajo y el tipo de actividad planificada, como el nivel de entrada, que se puede dividir y compartir. Estas propiedades se utilizan para desarrollar cronogramas de proyectos, seleccionar actividades planificadas de diversas formas en informes, determinar su secuencia y clasificarlas. El número de propiedades varía según el área de aplicación. Los atributos de actividad se utilizan en los modelos de progreso.

3. Lista de hitos

La lista de hitos planificados enumera todos los hitos e indica si el hito es obligatorio (requisito del contrato) u opcional (según los requisitos del proyecto o información histórica). Una lista de hitos es parte del plan para la dirección del proyecto y los hitos se utilizan en el modelo de cronograma.

4. Cambios solicitados

El proceso de definición de actividades puede requerir cambios que afecten la descripción del alcance del proyecto y la estructura de desglose del trabajo. Revisar y procesar los cambios solicitados durante todo el proceso de control de cambios. Estimación de la duración de la actividad La estimación de la duración de la actividad es una estimación de la duración requerida para completar estas actividades del proyecto en función de las actividades del proyecto y la lista de actividades del proyecto definidas en la WBS. La duración suele expresarse en horas o días, pero los proyectos grandes también pueden expresar su duración en semanas o meses. Una estimación de la duración del proyecto es un plan que describe la duración requerida de las actividades del proyecto según el alcance del proyecto y el estado de los recursos. El período de construcción estimado debe ser realista, efectivo y garantizar la calidad. Por lo tanto, al estimar el período de construcción, se debe considerar plenamente el impacto de la lista de actividades, los requisitos razonables de recursos, los factores de capacidad del personal y los factores ambientales en la duración del proyecto. La estimación del período de construcción de cada actividad debe considerar completamente el impacto de los factores de riesgo en el período de construcción. Una vez completada la estimación de la duración del proyecto, se pueden obtener y documentar datos cuantificados de la estimación de la duración, y se puede mejorar y actualizar la lista de actividades.

La secuenciación de las actividades del proyecto se refiere a determinar las interrelaciones y dependencias de varias actividades en la lista de actividades del proyecto, y a organizar y determinar la secuencia de las actividades del proyecto en consecuencia. El proceso de estimación de la duración de la actividad del proyecto se muestra en la siguiente figura: Los principales factores que afectan la duración real de la actividad: recursos invertidos en la actividad y la dificultad de obtener recursos, asignación de recursos con diferentes niveles de habilidad (capacidades de recursos); y otras situaciones de emergencia. Riesgos identificados; efectividad (eficiencia) de las prácticas laborales; errores u omisiones en las estimaciones de tiempos. La estimación de la duración de la actividad se basa en: 1) lista de actividades del proyecto; 2) limitaciones y supuestos del proyecto; 3) requisitos de cantidad de los recursos del proyecto; 4) requisitos de calidad de los recursos del proyecto; Herramientas y técnicas para estimar la duración de la actividad1. Juicio de expertos El juicio de expertos se refiere al uso de opiniones de expertos combinadas con experiencia previa de proyectos similares para estimar el período de construcción. 2. Estimación análoga El método de estimación análoga utiliza el tiempo requerido para completar actividades similares en proyectos reales anteriores para estimar el tiempo de la actividad actual. Este enfoque es útil cuando todos los proyectos anteriores tienen documentación relevante y las actividades actuales a estimar son muy similares a proyectos anteriores. 3. Con base en la carga de trabajo, estime la cantidad a completar para cada tipo específico de trabajo determinado por el departamento de ingeniería o diseño, multiplíquela por la productividad unitaria y estime el tiempo requerido para la actividad. 4. Tiempo reservado (tiempo de emergencia) El tiempo reservado se refiere a agregar una porción del tiempo reservado a la duración de las actividades del proyecto para hacer frente a los riesgos que puedan surgir en la organización de las actividades del proyecto. El tiempo de retención puede ser un porcentaje del tiempo requerido para la actividad. Resultados de la estimación de la duración de la actividad Resultados de la estimación de la duración de la actividad del proyecto: 1) Duración estimada de la actividad del proyecto 2) Base para estimar la duración del proyecto 3) Lista de actividades actualizada; Información requerida para secuenciar las actividades del proyecto 1. Lista de actividades del proyecto y sus detalles de apoyo; 2. Descripción de los resultados del proyecto; 3. Dependencias inevitables entre las actividades del proyecto; 6. Dependencias humanas entre las actividades del proyecto; Hitos del proyecto. Herramientas y métodos para secuenciar las actividades del proyecto Los principales métodos y herramientas para organizar y describir la relación de secuencia de las actividades del proyecto son: 1. Diagrama de Prioridades (PDM), también llamado AON, actividades en nodos). Utiliza un solo nodo (cuadro) para representar una actividad y flechas entre nodos para representar las interdependencias entre las actividades del proyecto. 2. Método del diagrama de flechas (ADM) Este también es un método de diagrama de red que describe la secuencia de actividades del proyecto. En este enfoque, las actividades están representadas por flechas y las conexiones e interdependencias entre actividades están representadas por nodos. Resultados del trabajo de clasificación de actividades del proyecto 1. Diagrama de red del proyecto 2. Lista actualizada de actividades del proyecto.