¿Qué es la informatización contable?

En la actualidad, los sistemas de contabilidad computarizados se basan generalmente en modelos de procesamiento contable manual, y los propósitos y principios de los dos son básicamente los mismos. Por ejemplo, debemos respetar el sistema de contabilidad nacional, tapar técnica e institucionalmente todas las posibles lagunas falsas para evitar trampas, llevar archivos contables, preparar estados contables, etc. Sin embargo, debido a las diferentes herramientas de procesamiento, medios de almacenamiento, etc., los métodos contables y los procedimientos de procesamiento de los dos son necesariamente diferentes.

1. La conexión entre el sistema de información contable y la contabilidad manual tradicional

(1) Los objetivos del sistema son consistentes. Tanto registrar como contabilizar los negocios económicos de la empresa, con el objetivo final de fortalecer la gestión empresarial, brindar información contable, participar en la toma de decisiones comerciales y mejorar los beneficios económicos de la empresa.

(2) Las teorías y métodos contables básicos adoptados son consistentes. Ambos sistemas deben seguir teorías y métodos contables básicos, y ambos sistemas adoptan el principio de contabilidad por partida doble.

(3) Debemos cumplir con los sistemas contables y financieros, así como con las diversas leyes y regulaciones financieras del país, implementar estrictamente las regulaciones contables, tapar todas las posibles lagunas en las medidas, técnicas y sistemas, eliminar las desventajas. y prevenir las trampas.

(4) Las funciones básicas del sistema son las mismas. Para lograr los objetivos del sistema, cualquier pieza de información debe tener las cinco funciones de recopilación e entrada de información, almacenamiento, procesamiento, transmisión y salida.

(5) Deberán conservarse los archivos contables. Como resultado del sistema de información contable, los archivos de información contable deben conservarse adecuadamente para facilitar su consulta.

(6) Los requisitos para la elaboración de estados contables son los mismos. Ambos sistemas deben preparar estados contables y ambos sistemas deben preparar estados externos corporativos de acuerdo con los requisitos nacionales.

2. La diferencia entre el sistema de información contable y la contabilidad manual tradicional

(1) Existen diferencias en el trabajo de inicialización y configuración del sistema. El trabajo de inicialización de la contabilidad manual incluye establecer cuentas contables, abrir un libro mayor, registrar saldos, etc.; el trabajo de inicialización de la contabilidad computarizada es más complejo y tiene un cierto grado de dificultad. Su contenido incluye principalmente la instalación de la contabilidad. sistema, configuración del conjunto de cuentas, configuración de permisos de usuario de red, configuración de permisos y operador, configuración del entorno de ejecución del software, configuración de nivel de cuenta y longitud de bits, cuentas contables y sus códigos, entrada del saldo inicial de la cuenta más detallada, tipo de comprobante configuración, puntos de transferencia automática Definición de registro, nombre del informe contable, formato, definición de fórmula de fuente de datos, etc.

(2) Existen diferencias en el entorno y uso de los temas. En la contabilidad manual, debido a las limitaciones de la contabilidad manual, las cuentas se dividen en libros mayores y cuentas detalladas. La mayoría de las cuentas detalladas solo se configuran en cuentas de tercer nivel. Además, se abren cuentas auxiliares para satisfacer las necesidades de la administración. la contabilidad; la configuración y el uso de las cuentas son generalmente Todos son temas chinos únicamente. En la contabilidad computarizada, las computadoras pueden manejar diversas tareas complejas. La configuración de nivel y longitud de bits de las materias varía con diferentes programas. Algunos programas financieros pueden establecer el nivel de las materias en el nivel 6 o superior, lo que satisface completamente las necesidades de la contabilidad detallada. Además de configurar temas chinos, los códigos de cuenta que corresponden a temas chinos aún deben configurarse en la configuración de cuentas. Cuando se usan cuentas, la computadora solo requiere que el usuario ingrese un determinado código de cuenta sin requerir ingresar este tema chino. Al mostrar e imprimir, el tema chino y el código de tema correspondiente generalmente se muestran al mismo tiempo.

(3) Existen diferencias en los procedimientos contables. La contabilidad manual adopta diferentes formas de contabilidad según la escala de producción, el modo de operación y la forma de gestión de la empresa. Los procedimientos contables comúnmente utilizados incluyen el formulario de contabilidad de comprobantes de contabilidad, el formulario de contabilidad de tabla de resumen de cuentas, el formulario de contabilidad de comprobantes de contabilidad resumida y los formularios de contabilidad de diario. etc., adoptar recopilación descentralizada, procesamiento descentralizado y registro repetido de datos comerciales, y realizar controles internos y controles mutuos a través de múltiples personal y múltiples enlaces. El propósito es simplificar los procedimientos contables y reducir el fraude y los errores. En la contabilidad computarizada, generalmente se determina en función de la configuración del archivo. Los formularios contables comúnmente utilizados son la contabilidad de archivos de diario y la contabilidad de archivos de comprobantes. En un sistema de contabilidad por computadora, generalmente solo se usa uno de los formularios de contabilidad para centralizar los datos. para la recopilación, el procesamiento unificado y el intercambio de datos.

(4) Existen diferencias en los formatos de los libros de cuentas.

En la contabilidad manual, los formatos de los libros de cuentas se dividen en tres tipos: encuadernados, de hojas sueltas y de tarjetas. Los libros de cuentas encuadernados deben utilizarse para los diarios de caja, los diarios de depósitos bancarios y los libros mayores. En el sistema de contabilidad por computadora, debido a las limitaciones de la impresora, es imposible imprimir libros de cuentas encuadernados. Por lo tanto, de acuerdo con los "Estándares de trabajo de contabilidad computarizada", todas las páginas de la cuenta se pueden imprimir en formato de hojas sueltas y encuadernar. libros; el formato de la página del libro mayor incluye el libro mayor tradicional de débito y crédito de tres columnas y el libro mayor general de resumen de cuentas; este último puede reemplazar al primero; el formato del libro mayor detallado puede incluir tres columnas y varias columnas; , cantidad y monto, etc.

(5) Existen diferencias en la contabilidad paralela. En la contabilidad manual, un contador inicia sesión en el libro mayor según los comprobantes contables verificados, la tabla de resumen de cuentas o los comprobantes contables resumidos, y otro contador inicia sesión en el libro mayor detallado según los comprobantes originales o comprobantes contables. en paralelo y verificar si son iguales al final del mes. Dado que pueden ocurrir errores entre dos contadores al iniciar sesión, se puede utilizar el registro paralelo para verificar si hay errores. Sin embargo, en la contabilidad computarizada, los datos del libro mayor y de los libros auxiliares provienen de comprobantes originales o comprobantes contables. La computadora transfiere los datos de la base de datos de comprobantes contables a la base de datos del libro mayor y a los libros auxiliares de acuerdo con los comandos del programa para iniciar sesión. el libro mayor general y los libros auxiliares, y es imposible que se produzcan errores de cálculo de datos en los cálculos internos de las computadoras, por lo que en la contabilidad computarizada, el monto del libro mayor general siempre es igual al monto del libro mayor subsidiario. Por tanto, la función de verificación de la contabilidad paralela ha perdido su papel original en la informatización de la contabilidad.

(6) Las funciones de los diarios y las cuentas subsidiarias son diferentes. En la contabilidad manual, los diarios generalmente se crean solo para efectivo y depósitos bancarios. El propósito es registrar la aparición de fondos monetarios de manera oportuna, a fin de liquidar las liquidaciones diarias y mensuales de fondos monetarios y liquidar las cuentas de dinero. La información del comprobante está dispersa y no es fácil de consultar. El libro mayor auxiliar solo está configurado para facilitar la consulta del comprobante. Aunque cualquier cuenta se vuelve a registrar en el libro mayor auxiliar por cuenta, lleva mucho tiempo y es propenso a errores. En la contabilidad computarizada, aunque cualquier tema puede tener diarios y cuentas subsidiarias, todos los datos de los diarios y cuentas subsidiarias provienen de comprobantes contables. Debido al uso de computadoras, una herramienta altamente eficiente, el software de contabilidad de China proporciona una variedad de condiciones de consulta para comprobantes contables. , como fecha, número de comprobante, código de cuenta, clave, nombre de la unidad, número de documento, empleado de entrada, auditor, monto de débito, monto de crédito, monto de ingresos, saldo, etc., consulta Los métodos se pueden dividir en cuatro tipos: consulta determinada , consulta gratuita, consulta combinada y consulta difusa Se puede consultar toda la información comercial de la empresa. Desde este punto de vista, la importancia de las cuentas detalladas en CAIS ya no es importante y se puede cancelar. estipula que las cuentas detalladas se pueden publicar una vez al año únicamente con fines de archivo.

(7) Existen diferencias en las reglas de contabilidad. Los errores registrados en los libros de cuentas en la contabilidad manual deben corregirse mediante el método de corrección de subrayado o el método de corrección de letras rojas; las líneas en blanco y las páginas de las cuentas deben tacharse con líneas rojas, etc. En la contabilidad computarizada, no hay necesidad de libros de contabilidad en papel. Todos los datos se almacenan en la máquina en forma de archivos. Contabilidad es solo un término antiguo que todavía se usa, y los archivos no necesariamente se configuran por separado para los diarios, en general. libros mayores y cuentas subsidiarias Algunos sistemas solo tienen un archivo de comprobantes y no hay diarios en la máquina, libros mayores ni cuentas detalladas. Se puede exportar directamente desde el archivo de comprobantes el método de corrección de subrayado. El método de corrección de letras rojas no existe en absoluto. En cambio, es el método de corrección de signos negativos. De hecho, siempre que el comprobante se ingrese correctamente, el procesamiento de la máquina es preciso. Incluso si los datos del comprobante son incorrectos o cambian, lo que genera un error en los resultados de la cuenta interna, no se pueden modificar directamente y solo se pueden corregir. a través del comprobante contable.

(8) Existen diferencias obvias en la forma de preparación de los estados contables. Los estados contables son una cuestión importante en la contabilidad corporativa, la preparación de estados financieros es la tarea más compleja. Los preparadores de estados financieros deben comprender la estructura de varios estados financieros, los canales de origen de cada dato en los estados financieros y si los datos son válidos. los datos provienen de la cuenta, también debe aclarar si es un monto o un saldo, y qué relación de cálculo se utiliza para obtenerlos, si los datos provienen de un elemento de este informe o de un informe externo, debe comprender sus distintos cálculos; al mismo tiempo, también debe aclarar la correlación entre los dos informes y la relación correspondiente entre los datos para iniciar la preparación del informe.

En la contabilidad computarizada, el registro, la descripción de la estructura, la definición del formato, la definición de la fórmula de obtención de datos, la definición de la fórmula de auditoría del informe y los parámetros de impresión del informe se establecen para varios informes. Luego, al preparar el informe al final del mes, el operador solo necesita hacerlo. Debe presionar ligeramente la tecla de comando de generación de informes proporcionada por el subsistema de informes en el teclado. El sistema obtendrá automáticamente los datos de acuerdo con la fórmula de extracción de datos, generará rápidamente el informe en unos pocos segundos o hasta diez minutos, y puede generarlo. calibrar automáticamente el informe. Puede verificar varias relaciones internas de los datos del informe. Además, también puede permitir la fusión en tiempo real de informes con el mismo nombre en diferentes conjuntos de cuentas o entre empresas superiores y subordinadas.

(9) Existe una diferencia fundamental en cuanto a si la contabilidad puede convertirse en un tipo de gestión. En la contabilidad manual, debido a la complejidad de la contabilidad manual, los contadores consumen mucho tiempo y trabajo, y luchan por hacer frente a la contabilidad, la contabilidad, la liquidación y el reembolso manuales, lo que hace que la contabilidad corporativa se quede en la contabilidad y desarrolle la contabilidad hacia la gestión. sujeto a grandes limitaciones. Después de la implementación de la informatización de la contabilidad, las computadoras han completado de manera eficiente y precisa el complicado trabajo contable en la contabilidad manual, lo que ha hecho que la contabilidad corporativa se desarrolle hacia la gestión. En la actualidad, en nuestro país ha surgido un sistema de software de gestión financiera y empresarial UFERP en la nueva era de gestión que está orientado al mercado, al modelo chino, orientado a valores, sistemático, informatizado, basado en sistemas empresariales modernos, internacionalización y gestión universal. se puede desarrollar Como un sistema de gestión de información con el núcleo de la contabilidad, puede formar un sistema de predicción y análisis contable, un sistema de apoyo a decisiones contables y un sistema experto contable, de modo que las funciones contables puedan transformarse y desarrollarse.

(10) Existen diferencias en personal, sistemas organizacionales, métodos de control interno, herramientas informáticas y medios de almacenamiento de información. En la contabilidad manual, todo el personal son profesionales contables; el sistema organizacional se divide en diferentes grupos profesionales según las necesidades de los asuntos contables, y la exactitud de los datos se garantiza mediante controles internos como la coherencia de las cuentas, la coherencia de las cuentas y la coherencia de las cuentas. las herramientas informáticas son principalmente Abacus y calculadoras; el medio de almacenamiento de información utiliza materiales de papel como soporte, lo que ocupa mucho espacio y es complicado de consultar. En la informatización contable, además de los profesionales contables, también hay técnicos y operadores de software y hardware informático, el sistema organizativo se puede dividir en supervisores informáticos, operaciones de software, contabilidad de auditoría, mantenimiento de sistemas y sistemas informáticos según las necesidades del sistema; Los grupos profesionales, como la revisión de cálculos y el análisis de datos, se han ampliado a todos los aspectos, como el personal, los equipos informáticos, los datos y los procedimientos, y sus requisitos serán más estrictos: las computadoras se utilizan como materiales de medios magnéticos; usados) se utilizan como disco de medio de almacenamiento de información), ocupan poco espacio y son convenientes para consultas y recuperación.

3. La importancia de la contabilidad manual y los sistemas de información contable

De la comparación anterior se puede ver que existen muchas similitudes entre la contabilidad manual y los sistemas de información contable, y también las hay. Muchas diferencias obvias. Estas diferencias nos hacen prestar atención a los siguientes aspectos en el proceso de establecimiento de la informatización contable:

3.1 Prestar atención a la inicialización y configuración del sistema

A la hora de evaluar la calidad de una contabilidad El mal desempeño del sistema se puede juzgar en función de los resultados finales del procesamiento del sistema, es decir, si los datos del libro de cuentas y los datos de los estados contables son precisos y si el control del proceso es efectivo. Cuando los procedimientos y controles del software financiero en sí son normales y confiables, la precisión de los resultados de la salida de datos está directamente relacionada con la configuración inicial del sistema. Por esta razón, durante la configuración inicial del sistema, se deben tener en cuenta las necesidades contables. establecer correctamente de acuerdo con las necesidades contables de la empresa el grado y la longitud de bits de las cuentas, establecer un sistema de código de cuenta contable estándar, organizar cuidadosamente e ingresar el saldo inicial y el monto acumulado del año para las cuentas más detalladas; el nombre del operador, el código de usuario y la contraseña, de acuerdo con la división del trabajo contable y los requisitos de control interno, abren razonablemente la autoridad de cada operador y configuran correctamente los tipos de comprobantes, los métodos contables, los métodos de cancelación y los métodos contables de tipo de cambio de la empresa; entradas de transferencia, cuentas correspondientes ilegales y varios tipos de equipos externos y otros parámetros.

3.2 La configuración de los códigos de cuenta debe ser precisa y completa

Después de la implementación del sistema de información contable, el código de cuenta es el código más importante en el sistema de información contable. es el núcleo e involucra todos los aspectos dentro del sistema. El procesamiento de las cuentas contables casi siempre se basa en códigos de cuenta, y el funcionamiento del sistema se basa en códigos de cuenta. Por esta razón, es crucial establecer cuentas y códigos de manera razonable.

Debido a la alta velocidad y precisión de las computadoras, podemos dividir las cuentas contables en detalles suficientemente finos. En particular, de acuerdo con las necesidades de recuperación de datos de informes, el número de niveles y la longitud de bits de las cuentas deben configurarse adecuadamente para obtener más detalles. información contable. Sin embargo, debe evitar establecer demasiado tiempo en el número de niveles y la longitud de bits del código de tema. Esto no favorece la memoria y el uso, pero también desperdicia espacio de almacenamiento. Debe determinarse en función de todo el sistema de tema, y ​​todo el tema. No se puede tener en cuenta para atender materias individuales. Los niveles del sistema aumentan, pero si hay más detalles de materias en el mismo nivel, no se puede solucionar aumentando los niveles adecuadamente. Una vez que el sistema está en funcionamiento, modificar o eliminar cuentas es una tarea muy difícil. Por lo tanto, se debe prestar especial atención durante la inicialización para configurar los códigos de cuenta por completo. Generalmente, las modificaciones no se deben realizar a mitad de año.

3.3 Errores causados ​​por la correcta modificación de comprobantes

En el sistema computarizado de retroalimentación de información contable, debido a que los comprobantes contables auditados son libro mayor, libro auxiliar, diario, fuentes de datos para varias cuentas auxiliares. y datos del informe Si se encuentran errores en los libros de cuentas o en los datos del informe, se puede juzgar que debe haber errores en los comprobantes contables. Las siguientes tres situaciones pueden ocurrir al modificar un comprobante erróneo: primero, si se encuentra un error antes de revisar el comprobante, el preparador del comprobante puede modificarlo directamente; segundo, si se encuentra un error después de que el comprobante haya sido revisado, el auditor debe; primero cancele la calificación de auditoría, y el compilador debe cancelar la calificación de revisión primero después de que el secretario la haya modificado, y en tercer lugar, si se determina que el comprobante es incorrecto después de iniciar sesión en la cuenta, el comprobante será revisado. No se puede modificar. El compilador debe preparar primero un comprobante con letras rojas para compensar el comprobante incorrecto y luego preparar un comprobante correcto. Después de que el auditor revise los comprobantes con letras rojas y los comprobantes correctos, se pueden registrar en las cuentas para lograrlo. con el fin de corregir los comprobantes y datos del libro de cuentas incorrectos.

3.4 Inicializar correctamente el sistema de informes

La configuración inicial del subsistema de informes es la tarea más compleja en el sistema informatizado contable. La mayoría de los sistemas computarizados de contabilidad comercializados actualmente utilizan programas de informes generales, es decir, el sistema proporciona una interfaz y el usuario puede definir el nombre del informe, el tipo de línea de la tabla, el formato de la tabla en blanco, la fórmula de la fuente de datos, etc., de modo que que cuando cambia el formato del informe o la fuente de datos, solo es necesario modificar la definición original en lugar del programa interno del sistema, adaptándose así a los requisitos de varios usuarios. Al inicializar la configuración, se requiere que el configurador comprenda completamente los principios de preparación de informes y las reglas de configuración de las expresiones de fórmulas. En particular, se debe considerar la fórmula para obtener el número de cada elemento de datos, debido a un error en un determinado símbolo. en muchas fórmulas provocará errores en los datos del informe. Si se encuentran errores en los datos del informe, primero debe descubrir los elementos de datos erróneos que provocan errores en el resultado final del informe y verificar si la fórmula de adquisición de datos es incorrecta, corregirla. es correcto, se puede determinar que es un libro de cuentas o comprobante. Si los datos son incorrectos, el error en los libros de cuentas o comprobantes se puede inferir con base en la fórmula del elemento de datos incorrecto y los errores se pueden corregir de acuerdo con la. método anterior para cambiar los comprobantes incorrectos y luego se podrá volver a generar el informe.