Pasos para organizar archivos de personal
Los archivos de personal son una característica importante del sistema de gestión de personal de mi país y son prueba de identidad personal, calificaciones académicas, calificaciones, etc. El siguiente es el contenido relevante sobre los pasos que tomé para organizar los archivos de personal. Es solo para su referencia. ¡Espero que le sea útil!
Paso uno: Clasificación
De acuerdo con el "Reglamento sobre el trabajo de los archivos de cuadros", los materiales de los archivos de personal de los cuadros deben dividirse en diez categorías según su contenido y características. Categoría 1: Materiales de currículum. Esta categoría incluye principalmente materiales que reflejan principalmente la propia situación natural, experiencia, familia, relaciones sociales y otras situaciones básicas del cuadro. Tenga en cuenta que los currículums de los miembros (miembros suplentes) de los comités del partido a nivel central y local, los miembros del Comité Permanente de la Asamblea Popular Nacional y los miembros de la CCPPCh se clasifican en la primera categoría.
Categoría 2: Materiales autobiográficos; materiales de informes de asuntos personales. El material autobiográfico incluye autobiografía y material autobiográfico. Una autobiografía es una descripción de los antecedentes familiares, las experiencias de vida y las principales relaciones sociales de un individuo. El material autobiográfico debe clasificarse según el contenido y el propósito, no solo por el nombre. Por ejemplo, los currículums o formularios de currículum que sean principalmente autobiografías también deben clasificarse en la segunda categoría.
La tercera categoría: materiales de inspección, evaluación y tasación; Esta categoría incluye principalmente materiales utilizados por el departamento de personal de la organización para realizar inspecciones y evaluaciones de la moralidad, capacidad, diligencia e integridad de los cuadros a través de diversos canales en la gestión del personal de los cuadros. Los materiales clasificados en esta categoría deben formarse formalmente después de la investigación y aprobación organizacional, tener procedimientos completos, pueden reflejar de manera precisa e histórica la situación real de los cuadros y tener un valor de referencia para los materiales de evaluación, inspección y evaluación. Tenga en cuenta que, de acuerdo con las necesidades reales de uso del trabajo, "los formularios de aprobación de nombramiento y remoción de cuadros y los materiales de inspección o materiales de desempeño correspondientes pertenecen a la novena categoría".
Categoría 4: Materiales de grado académico; materiales de calificación profesional (puestos); materiales para la evaluación (empleo) de puestos profesionales y técnicos (títulos); materiales que reflejan el nivel académico de la investigación científica; Esta categoría incluye principalmente diversos materiales que registran y reflejan los niveles de aprendizaje, habilidades e investigación científica de los cuadros. Tenga en cuenta que en el pasado, el formulario de inscripción de estudiantes pertenecía a la primera categoría, y el formulario de identificación de aprendizaje (capacitación) y el formulario de evaluación de aprendizaje (capacitación) pertenecían a la tercera categoría. Esta revisión se ha unificado en la cuarta categoría.
Categoría 5: Materiales de revisión política; materiales para cambiar o confirmar nombre, origen étnico, lugar de origen, nacionalidad, fecha de nacimiento, hora de afiliación al Partido y a la Liga Juvenil, horario de trabajo y otros materiales. Esta categoría incluye principalmente materiales de revisión de cuadros y materiales de formación de situaciones básicas de cuadros. Tenga en cuenta que en el pasado, los materiales para cambiar o confirmar nombres pertenecían a la primera categoría, pero esta vez se ajustaron a la quinta categoría; los materiales de identificación del "calendario de tres años" están estipulados uniformemente en la quinta categoría.
Categoría Seis: Materiales formados durante la construcción de organizaciones de partidos y ligas. Esta categoría incluye principalmente materiales relacionados con la participación de los cuadros en organizaciones del partido y la liga. Tenga en cuenta que esta categoría incluye materiales sobre membresía de partidos democráticos.
Categoría 7: Materiales de elogio y recompensa. Esta categoría incluye principalmente materiales que recompensan o elogian a los cuadros. Tenga en cuenta que algunos materiales que disfrutan de subsidios gubernamentales especiales pertenecen a las categorías cuatro, siete y nueve, y esta regulación unificada pertenece a la categoría siete.
Categoría 8: Materiales relacionados con el derecho y la disciplina. Materiales sobre rendición de cuentas, materiales sobre sanciones, decisión de los superiores de poner fin a la pena, decisión de la fiscalía de no procesar, sentencias judiciales y decisiones administrativas pertinentes de los órganos de seguridad pública.
Categoría 9: materiales de reclutamiento y empleo; materiales de nombramiento, remoción, transferencia, adjudicación, colocación de soldados retirados (desmovilización) y materiales de retiro (renuncia); materiales en el extranjero (frontera); representantes del Congreso del Partido, Congreso del Pueblo, reuniones de la CCPPCh, organizaciones populares y organizaciones de masas formadas por reuniones de representantes del partido democrático; Tenga en cuenta que el formulario de registro de funcionarios públicos y el formulario de registro de personal de agencias (unidades) administrativas con referencia a la Ley de funcionarios públicos deben pertenecer a la novena categoría.
Categoría 10: Materiales para exámenes de salud y manipulación de accidentes laborales; materiales funerarios para la presentación y revisión de expedientes del personal; La categoría 10 incluye formularios de examen físico laboral que reflejan enfermedades crónicas graves y discapacidades físicas; diagnóstico de lesiones y discapacidades relacionadas con el trabajo, y materiales relacionados para determinar los niveles de discapacidad, informes de investigación de muertes anormales, etc. Formulario de envío del archivo de cuadro, descripción de la información relacionada con el archivo de cuadro y otros documentos. También entra en esta categoría.
Hay dos explicaciones para la clasificación de los materiales de archivo: (1) La segunda clasificación de materiales de Categoría 4 y Categoría 9. Las categorías cuarta y novena de materiales son complejas en contenido y grandes en cantidad, y todas están en cambio dinámico, de menor a mayor, de menos a más.
Para facilitar la adición de información y la búsqueda, es necesario adoptar la segunda clasificación, es decir, según la diferencia de contenido, los materiales de estas dos categorías se dividen en cuatro categorías, específicamente:
Dos de la cuarta categoría de materiales La clasificación de grados se divide en:
1. Materiales de grado educativo
2. Calificaciones y evaluación vocacional (empleo) profesional y. materiales de posición técnica (título);
3. Materiales de investigación científica que reflejen el nivel académico;
4.
La clasificación secundaria de las sustancias de Clase 9 se divide en:
1. Materias salariales
2. >3 .Materiales para viajes al exterior;
4. Formulario de inscripción de representantes asistentes a la reunión y otros materiales.
Los expedientes de nuevos cuadros municipales que se presenten en el futuro deberán clasificarse en las categorías cuarta y novena.
(B) Clasificación de materiales transversales
1. Los currículums o formularios de currículum que son principalmente autobiografías pertenecen a la segunda categoría.
2. El formulario de inscripción de estudiantes, el formulario de identificación de aprendizaje (capacitación) y el formulario de evaluación de aprendizaje (capacitación) pertenecen a la cuarta categoría.
3. Los materiales que disfrutan de subvenciones gubernamentales especiales pertenecen a la séptima categoría.
4. El formulario de aprobación de nombramiento y remoción de cuadros y los materiales de inspección o de desempeño correspondientes pertenecen a la novena categoría.
5. Los currículums de los miembros de los comités centrales y locales del partido (miembros suplentes), y los currículums de los miembros del Comité Permanente del Congreso Nacional del Pueblo y de los miembros de la CCPPCh pertenecen a la primera categoría.
El segundo paso es ordenar.
Organización significa ordenar cada categoría de materiales según el orden de su tiempo de formación o la relación interna del contenido, y fijarlos escribiendo números de categoría, números de secuencia, números de página, etc.
El método específico es el siguiente: las categorías de materiales primera, segunda, tercera, cuarta, séptima, novena y décima se clasifican según el momento de formación del material.
Al clasificar las categorías cuarta y novena de materiales, utilice la clasificación de segunda categoría y ordene por tiempo en cada subcategoría.
2. En función del contenido del material y la relación intrínseca entre los materiales, es aplicable a las categorías de materiales quinta, sexta y octava.
Entre ellos, el orden de la quinta y octava categorías de materiales es generalmente: aprobación superior, conclusión o decisión de sanción, mi opinión sobre la conclusión o decisión de sanción, informe de investigación, materiales de certificación, revisión o explicación personal. materiales, etc.
El sexto tipo de material, la solicitud para unirse a la Liga de la Juventud Comunista debe colocarse antes que otros materiales para unirse a la Liga; la solicitud para unirse al partido debe colocarse antes que otros materiales para unirse al partido, y El formulario de registro de miembros del partido se puede organizar en orden cronológico. Después de clasificar cada tipo de material de archivo, use un lápiz para escribir el número de categoría y el número de serie en la esquina superior derecha de la primera página de cada material, y escriba el número de página en la esquina inferior derecha de cada página. El método de paginación es que cada página con imágenes y texto se considera una sola página, y los materiales con portadas se numeran a partir de la portada. El papel en blanco y el papel de respaldo no cuentan como páginas; las copias y los originales deben considerarse como una sola pieza de material y el número de páginas debe compilarse de manera uniforme.
El tercer paso es la catalogación.
El catálogo revisado es diferente al catálogo antiguo:
El primero es cambiar el "número de clasificación" por el "número de serie"
El segundo; es cambiar el "tiempo de producción del material" "Cambiado a "Tiempo de moldeo del material";
El tercero es eliminar la columna "Número de copias".
Los requisitos específicos para la catalogación son:
1. Los materiales de archivo deben catalogarse uno por uno para garantizar un contenido claro y preciso. El catálogo escrito debe ser prolijo, preciso, claro y hermoso, y utilizar materiales de escritura estándar. Bolígrafos, lápices, resaltadores, bolígrafos de acuarela, tinta roja, tinta azul pura y papel carbón no son adecuados para escribir. El directorio de archivos no se puede pegar ni cambiar.
2. Antes de cada categoría se deberá indicar el número de categoría del material y el nombre de la categoría.
3. Complete el número de categoría y el número de secuencia del material en "Número de serie". El método estándar para completar la columna del número de serie es: los números de categoría de material son caracteres chinos del "1" al "10", los números de categoría de la clasificación secundaria son (1) a (4) y los números de serie son números arábigos. .
4. Complete el "Nombre del material" según el título del material. Si no existe título o el título es irregular, se deberá preparar otro título. El título del material es demasiado largo y se puede simplificar adecuadamente. Si el título de la materia prima no coincide con el contenido real, se deberá reescribir el título. Las preguntas deben formularse o simplificarse para reflejar con precisión el contenido principal o la naturaleza del material.
5. Complete la hora en que se firmaron los materiales en el “Tiempo de Formación de Materiales”. Para los materiales enviados varias veces, generalmente prevalecerá la última. Los materiales de archivo copiados deben utilizar la época de creación del original. Complete el tiempo lo más detallado y estandarizado posible. Si hay una fecha concreta se deberá cumplimentar en su totalidad.
6. "Número de páginas" indica el número de páginas del material de relleno. Complete el formulario con veracidad según el número de páginas recopiladas.
7. Complete la información que necesita explicación en "Observaciones". Si los materiales archivados se combinan en un solo material debido a contenido relacionado, se debe dar una breve explicación en la columna de comentarios, como el "Formulario de aprobación para el nombramiento y remoción de cuadros" con materiales de inspección y copias, etc.
8. Se debe dejar un espacio apropiado después de cada directorio para materiales de archivo complementarios.
Especialmente para las categorías 3, 4 y 9, las entradas para otras categorías de materiales no se pueden completar en la misma página. No es necesario dejar cuatro líneas para las categorías principales y tres líneas para las categorías menores.
Paso 4: Procesamiento técnico
Procesamiento técnico Los materiales de archivo con papel dañado, formato irregular o escritura a mano que no cumpla con los requisitos de archivo deben someterse a procesamiento técnico.
1. Los archivos con papel dañado o materiales de escritura no calificados deben copiarse, escanearse o fotografiarse. La copia debe adjuntarse al original e integrarse con el original.
2. Los documentos que sean demasiado grandes deben doblarse o cortarse. Los materiales de archivo plegados deben mantenerse planos y el texto y las fotografías no deben dañarse para facilitar la lectura. El texto, sellos, gráficos, etc. de los materiales de archivo no deben dañarse durante el corte. Preste atención al propósito de proteger la apariencia original de los archivos y simplificar la organización, y no elimine excesivamente los materiales del archivo.
3. Los materiales con un formato demasiado pequeño deben enmarcarse y los materiales con un borde de encuadernación demasiado estrecho o con caracteres en la línea de encuadernación deben envolverse en los bordes. Los materiales de archivo generalmente necesitan tener un borde de encuadernación de 2 cm; si no es suficiente, deben encuadernarse. Algunos materiales son demasiado pequeños para encuadernarlos, por lo que se debe colocar una capa de papel de buena calidad en la parte inferior de los materiales.
4. Se deben eliminar las grapas, clips, alfileres y otras fijaciones metálicas de los materiales de archivo.
5. Los materiales de archivo deben ser independientes y está prohibido pegar varios materiales entre sí en forma de costura.
Paso 5: Encuadernación
El catálogo de archivos se coloca al principio del volumen, seguido del formulario de registro de cambio de posición del cuadro. El orden de los materiales en el volumen es consistente con. el catálogo. Los materiales de archivo deben estar alineados a izquierda y derecha, perforados y encuadernados a la izquierda, para que queden firmes, limpios y hermosos, sin que las páginas se caigan, giren, presionen o dañen los documentos, lo que los hace fáciles de leer. Oponerse a la búsqueda deliberada de "cuatro bandos". Si los expedientes del personal de los cuadros son demasiado gruesos, deben encuadernarse en dos volúmenes. Al encuadernar en volúmenes, es necesario asegurarse de que los materiales en el mismo volumen sean del mismo tipo. Los materiales de las carpetas de los archivos de cuadros deben cumplir con los requisitos de protección de archivos, y se deben utilizar carpetas designadas al enviar archivos de cuadros municipales. Se deberá colocar una etiqueta lateral en la parte posterior de la carpeta para escribir el nombre del cuadro, lugar de origen y número de expediente; no se deben utilizar caracteres homófonos o simplificados irregulares al escribir el nombre.
Métodos y técnicas de gestión de archivos
(1) Es necesario mejorar el conocimiento de los archivos y el conocimiento empresarial de los archivos de todos los empleados de la empresa, adherirse a la gestión de archivos de acuerdo con la ley y garantizar una gestión centralizada y unificada.
"Gestión centralizada y unificada" significa liderazgo unificado, organización unificada, sistema unificado, supervisión y orientación unificadas. Con el fin de mejorar el nivel profesional de los archiveros y los casos clave a tiempo parcial, a finales de junio de este año invitamos especialmente a profesores profesionales a realizar una capacitación en gestión de archivos de siete días para diez archiveros a tiempo parcial de departamentos y empresas. La característica de esta formación es la combinación de teoría y práctica. El contenido de la formación es una explicación detallada de los expedientes formados por el departamento donde trabaja el archivero a tiempo parcial. El contenido docente es: conocimientos básicos de documentos, tecnología, archivos contables, etc. Durante la capacitación, se pidió a cada archivero a tiempo parcial que trajera materiales sin encuadernar y proporcionara instrucciones paso a paso cara a cara sobre cómo encuadernar, clasificar, ordenar, numerar, catalogar, empaquetar y otros pasos. Esta capacitación logró resultados significativos y sentó una buena base para que la gestión de archivos de la unidad cumpla con el estándar nacional 2A.
(2) Se requiere oficina sin papel y se generan documentos electrónicos para cada puesto.
Esto requiere que cada empleado comprenda un conjunto de procesos de procesamiento y archivo de documentos, comprenda la relación entre los documentos en papel y el archivo de documentos electrónicos y aclare la formación, acumulación y gestión de diversos materiales documentales para cada puesto directivo. Responsabilidades de archivo. El uso generalizado de archivos se refleja principalmente en el hecho de que una vez que las computadoras se conectan en red dentro de la empresa, los recursos de información de archivo se comparten entre varios departamentos de la empresa. El departamento de archivos debe desempeñar el papel de centro de información y resolver los problemas de utilización y confidencialidad de la información mediante nuevos sistemas y métodos de gestión.
(3) El trabajo de archivos no es sólo una de las tareas básicas importantes de la unidad, sino también una parte importante de los archivos nacionales.
Para estandarizar el trabajo de los archivos, debemos fortalecer nuestra propia infraestructura, desarrollar y utilizar vigorosamente los recursos de información de los archivos y mejorar el nivel general de gestión para servir mejor a la producción y el desarrollo. En resumen, el trabajo de los archivos corporativos debe adaptarse a las necesidades de la gestión de archivos moderna. Los archiveros deben continuar aprendiendo nuevas tecnologías y conocimientos, ser valientes en la innovación y la exploración y mantenerse al día con el ritmo del desarrollo corporativo.
(4) Innovación de servicios
En el entorno de la información, la gestión de archivos debería cambiar el método tradicional de utilización del servicio de archivo en términos de contenido y métodos de servicio. En primer lugar, debemos establecer el concepto de servicios de información. En el proceso de aplicación profunda y extensiva de los sistemas de información, se ha ido formando gradualmente una gran cantidad de recursos de archivos de información electrónicos de alta calidad. El creciente número de usuarios de los sistemas de información ha provocado que el trabajo de los servicios de información se enfrente a una tarea cada vez más extensa y creciente. demandas de servicio. Por lo tanto, el personal relevante debe establecer el concepto de servicios de información. En segundo lugar, también debemos enfatizar los servicios proactivos y desarrollar, utilizar y proporcionar recursos de información en diferentes niveles y con diferentes contenidos de manera específica, basándose en la investigación y la comprensión de las necesidades potenciales de los usuarios. En tercer lugar, innovar los métodos de servicio de información.
Métodos y técnicas de gestión de archivos
En primer lugar, conceptos innovadores para que los archivos puedan ejercer beneficios económicos en servicios.
(1) Para administrar y utilizar bien los archivos, primero debe estar familiarizado con los archivos.
Con el ajuste gradual y la optimización de la estructura industrial, el contenido tecnológico general también mejora constantemente. Cada unidad también completó las tareas de trabajo bajo la economía planificada según lo planeado, salió gradualmente a explorar el mercado, completó proyectos monetarios por un monto de más de 100 millones de yuanes y gradualmente pasó de emprender la construcción de pavimentos secundarios a participar en mercados fuertes. competencia y acometer la construcción de pavimentos primarios. Por tanto, los archiveros también deben cambiar sus conceptos para poder recibir y gestionar este tipo de archivos científicos y tecnológicos, en lugar de esperar en la oficina. Es necesario tomar la iniciativa de consultar al personal técnico relevante, profundizar en la primera línea de la construcción, familiarizarse con el proceso de construcción y comprender la connotación y el significado de preservación de los archivos técnicos, para que los archiveros tengan un "conocimiento" de varios Archivos científicos y tecnológicos.
(2) Establecer el concepto de que los archivos son activos.
En una empresa, ya sea tecnología, documentos, audio y video o archivos contables, son la cristalización del trabajo y la acumulación de sabiduría de todos los empleados involucrados en las actividades de práctica de producción. Son un verdadero registro. y evaluación objetiva del proceso de desarrollo de la empresa. Tomando los productos como ejemplo, todo el proyecto, desde el diseño, el presupuesto hasta la finalización, contiene la sabiduría y el arduo trabajo de varias generaciones de líderes y empleados, todo condensado en diversas formas de soportes de documentos como texto, datos, dibujos, audio y video, etc. . Los archivos son activos muy importantes. No sólo tienen los atributos de activos intangibles corporativos, sino que también tienen atributos públicos como la exclusividad y la regionalidad. Una vez que las personas jurídicas corporativas se den cuenta de que los archivos son activos, harán todo lo posible para administrar, proteger y utilizar estos activos, y estarán decididas a hacer un buen trabajo en el trabajo de archivos.
(3) Debe establecerse que los archivos son conceptos de información y conocimiento específicos de la empresa.
En la cambiante economía del conocimiento actual, los archivos personales de una empresa son registros originales únicos, como diversos materiales de diseño, presupuestos, dibujos, datos, etc. Poseer archivos en este campo significa poseer los secretos técnicos y el conocimiento único de la empresa. Si los materiales de archivo de la empresa no se recopilan, organizan y conservan bien, es probable que se produzcan pérdidas irreparables para la empresa en la competencia del mercado y la circulación de información actuales. Sólo gestionando y utilizando bien los archivos se podrán producir buenos beneficios económicos y sociales en momentos críticos.
2. Innovación de sistemas para adaptar el trabajo archivístico al rápido desarrollo de las empresas modernas.
Las características básicas del sistema empresarial moderno son derechos de propiedad claros, derechos y responsabilidades claros, separación del gobierno y las empresas y gestión científica. Para adaptarse al sistema empresarial moderno, el trabajo de archivos empresariales debe llevar a cabo innovación institucional, innovación de mecanismos e innovación de sistemas.
(1) El núcleo de la innovación institucional es la racionalización.
No importa qué empresa, el lean es una tendencia inevitable, el trabajo de los archivos corporativos también debe adaptarse a las necesidades de la empresa y los métodos de trabajo de gestión de archivos también deben ser innovadores. Su contenido es expandir la extensión del trabajo de archivos y profundizar la connotación del trabajo de archivos, y expandir la sala de archivos que administraba archivos en el pasado a un "centro de información de archivos empresariales" que integra archivos, datos, inteligencia, información y estadísticas. Las principales tareas y responsabilidades de este proyecto son recopilar, organizar, preservar y utilizar diversos archivos y materiales de información de la unidad. Por ejemplo, las secciones de la carretera se pueden conectar con sucursales y departamentos a través de redes informáticas para lograr el desarrollo conjunto y el intercambio de recursos de varios recursos de información, formando verdaderamente una alianza de información grupal. Esto está en consonancia con los principios de las empresas modernas eficientes y eficientes y favorece el aumento de la autonomía y la flexibilidad de la gestión de archivos empresariales.
(2) La clave para la innovación de mecanismos es la alta eficiencia.
El propósito de la integración y transformación empresarial es adaptarse a las necesidades del sistema económico de mercado, transformar mecanismos, operar eficientemente y crear los máximos beneficios económicos y sociales. El mecanismo de gestión del trabajo de archivos corporativos también debe innovar con la transformación de los mecanismos de gestión corporativa, activar el organismo, adherirse al concepto de gestión más básico de que no habrá desarrollo sin innovación, atreverse a negarse a uno mismo y ser bueno para superarse.
Pasar de un simple mecanismo de gestión de archivos a un mecanismo de gestión integrada de archivos, inteligencia, información y tecnología; mejorar la eficiencia del trabajo, aprovechar al máximo el ingenio de las personas y hacer de los recursos de archivos una de las fuerzas impulsoras de la innovación tecnológica y la transformación tecnológica de las empresas.
(3) La esencia de la innovación del sistema es partir de la situación real de la empresa y revisar muchos años de práctica de trabajo en archivos. El apoyo del liderazgo es importante, pero las actividades específicas también dependen de la regulación de diversos sistemas y los esfuerzos incansables de los archiveros.
En la actualidad, el sistema de gestión de archivos adecuado para diversos atributos y mecanismos no es lo suficientemente perfecto. Algunos archivos importantes están dispersos en varios departamentos y sucursales, lo que no está lo suficientemente estandarizado y reduce la tasa de utilización. La innovación institucional es urgente. Es necesario formular un sistema más detallado, innovar continuamente el sistema de gestión de archivos de la unidad, aclarar las políticas y objetivos anuales del trabajo de archivos, aclarar las obligaciones y responsabilidades de los archiveros a tiempo parcial en el trabajo de archivos, evaluar los métodos y métodos de las actividades de archivos. y formular métodos de evaluación para la evaluación resumida. Responsabilidades claras y recompensas y castigos claros pueden movilizar el entusiasmo del personal de archivos. Utilizar sistemas para estandarizar la gestión de archivos.
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