¿Qué es una reunión "ampliada"?
La importancia y el papel de las reuniones
La organización de reuniones, denominadas "reuniones", es una de las partes importantes del trabajo de secretaría.
¿Qué es una reunión? En pocas palabras, una reunión es cuando más de tres personas se reúnen para discutir o resolver uno o más problemas. Una conversación o discusión entre dos personas se llama conversación o reunión, y una conversación entre tres o más personas sin anfitrión y tema central se llama chatear.
Además, se reúne mucha gente, y también hay moderadores o iniciadores, pero todas son actividades organizadas, no para discutir o resolver problemas, sino para expresar un cierto espíritu o fuerza, o por el bien. de compañeros de estudios. Una meta, también llamada "encuentro". Los primeros, como celebraciones, reuniones de bienvenida, reuniones de condena, etc. ;Estos últimos como juegos deportivos, ferias comerciales, servicios conmemorativos o banquetes, bailes, etc. Estas "reuniones" son sólo reuniones, y las "reuniones sin discusiones" son diferentes en naturaleza y función de las "reuniones" que estamos discutiendo aquí.
Normalmente, celebrar una reunión lleva un tiempo determinado. En algún lugar, una reunión formal debe tener un nombre completo y preciso que pueda reflejar el contenido, la naturaleza, el personal, la hora y el lugar de la reunión.
(1) Las reuniones se pueden dividir en diferentes categorías según diferentes estándares.
Según el contenido y naturaleza se divide en congresos representativos, reuniones de trabajo, congresos académicos, reuniones conjuntas, etc. Según el formato de la reunión, se puede dividir en reuniones de grupo, simposios, reuniones de informes, etc. Según la composición de los participantes, se puede dividir en comité del partido, junta directiva, conferencia de prensa, etc. Según el número de personas y escala, se puede dividir en reuniones grandes, reuniones medianas y reuniones pequeñas según la ley o fecha de la reunión, se puede dividir en reuniones ordinarias y reuniones temporales además, allí; También hay clasificaciones según el alcance, región y horario de la reunión.
(2) El papel de las reuniones.
No importa cuál sea la reunión, la discusión siempre gira en torno al tema central y siempre esperamos descubrir qué problemas, resolver qué problemas u obtener qué resultados. En resumen, el logro de los objetivos esperados depende del papel general de la Conferencia de Desarme. Por ejemplo, a través de la comunicación se obtiene nueva información; a través de la discusión, la lluvia de ideas, el aprendizaje de las fortalezas de los demás y la formación de opiniones correctas, mediante la votación, la toma de una decisión o resolución mayoritaria o unánime al escuchar los informes o discursos de otras personas; o educación, etc. espera.
El papel de la reunión también debe entenderse a partir del papel que desempeña cada participante. Generalmente hay tres tipos de participantes en una reunión:
Uno es el anfitrión o convocante de la reunión, uno es el miembro formal que asiste a la reunión y el otro es la persona invitada a asistir o asistir. Estos tres tipos de personal deben desempeñar el papel que les corresponde.
También existe una categoría de personas que no son ni anfitriones, ni participantes formales, ni invitados, ni asistentes, pero todos participan de la reunión. Al servicio de la reunión de principio a fin, desempeñando un papel insustituible en el apoyo y aseguramiento de los resultados esperados de la reunión, este es el secretario.
Puntos de reunión
En términos generales, una reunión tiene seis elementos: asistentes, anfitrión, tema, nombre, hora y lugar. Se presentan a continuación.
Asistentes
Los asistentes son miembros formales que asisten a la reunión, incluidos el anfitrión y el secretario, pero no incluyen a otro personal de servicio presente en la reunión. Se necesita cierta cantidad de tiempo y energía para convocar a la gente a una reunión, y el tiempo y la energía son beneficios y, hasta cierto punto, riqueza que sólo se pueden crear y no se pueden desperdiciar. Por lo tanto, en principio, la gente que participa en las reuniones debería hacer esto: más gente que debería participar y no mucha gente que no debería participar.
Específicamente, los participantes deben ser necesarios, importantes y legítimos.
Necesidad. Esto significa que los participantes deben ser directamente relevantes para la reunión, es decir, dentro del alcance de la reunión. Personas que tienen derecho a comprender la situación, expresar opiniones, expresar actitudes y tomar decisiones o personas que puedan brindar información, profundizar las discusiones y ayudar directamente a que la reunión alcance los resultados esperados;
Importancia. Esto se refiere a participantes que no están necesaria y directamente relacionados con la conferencia, pero que son beneficiosos para el progreso o la expansión de la conferencia. Estas personas suelen ser invitadas de forma temporal.
Legalidad Esto se refiere a algunas reuniones importantes donde los participantes deben tener identidades legales y calificaciones legales. Por ejemplo, los participantes en el Congreso del Pueblo deben ser representantes del pueblo en todos los niveles elegidos de conformidad con la ley; el Congreso del Partido debe ser, en primer lugar, miembros del partido y, en segundo lugar, deben ser representantes elegidos por las organizaciones del partido en todos los niveles entre los miembros del partido; consejo de administración o junta de accionistas de la empresa. Los participantes deben ser directores o accionistas determinados formalmente de conformidad con la ley orgánica y los estatutos de la empresa, etc.
Algunos organizadores de conferencias no prestan atención a la necesidad, importancia y legitimidad de los asistentes. Sin embargo, las ceremonias de apertura y clausura, las fotografías, los banquetes, los recuerdos y las visitas turísticas fueron vigorosas, pero las reuniones formales fueron escasas y desiertas. El resultado no es sólo un enorme desperdicio. Incluso puede diluir o interferir con el tema de la reunión. Hay que oponerse a este enfoque.
Anfitrión
El anfitrión es el anfitrión y guía durante la reunión. Muchas veces es el organizador y convocante de la reunión. Desempeña un papel protagonista y protagónico en el desarrollo normal y esperado. resultados de la reunión. Efecto garantizado.
El anfitrión de la reunión suele ser una persona con experiencia, capacidad y conocimientos, o alguien con un estatus y prestigio considerables. En términos generales, existen dos situaciones: una es la del anfitrión de oficio, que está determinada por su cargo e identidad, es decir, por los estatutos o la ley de la organización. Por ejemplo, las reuniones ordinarias de trabajo de la unidad están presididas por el líder de la unidad, las reuniones de organización del partido están presididas por el secretario del comité del partido y la junta directiva está presidida por el presidente. Si el moderador no pudiera presidir la reunión por cualquier motivo, podrá encomendar la presidencia a un suplente u otro responsable correspondiente.
El otro es un anfitrión temporal, como varias reuniones representativas, o reuniones conjuntas de varias unidades o regiones, que son elegidas o negociadas por representantes. Para reuniones especialmente importantes se formará un número correspondiente de presidiums, y los miembros del presidium presidirán las reuniones colectivamente o por turnos. Además de las reuniones pequeñas, el anfitrión de reuniones grandes y medianas suele necesitar la asistencia de un secretario general o un secretario al organizar la reunión.
El tema de discusión
El tema es el tema a tratar en la reunión, el tema a estudiar o el problema a resolver. El tema debe ser necesario e importante, y debe ser claro y factible. La reunión gira en torno a debates e investigaciones sobre estos temas, y es fácil adquirir * * * conocimientos o finalmente votar. Por lo tanto, los temas de cada reunión deben centrarse en lo posible en un solo tema, ni demasiados ni demasiado dispersos. En particular, no es aconsejable discutir muchos temas no relacionados en la misma reunión, ya que esto distraerá a los participantes y no favorecerá la resolución de problemas.
Suele haber dos tipos de preguntas: una la designa el líder según sea necesario; la otra la plantea el secretario después de una investigación e información exhaustiva. Aprobado por el liderazgo.
En algunas reuniones importantes de representantes, los representantes primero hacen "sugerencias", que son resumidas por el secretario o la secretaría. Sólo si se presenta al Presidium o a un "Comité de Revisión de Propuestas" especial para su revisión y aprobación podrá convertirse en un tema formal en la agenda de la reunión. Por tanto, esta cuestión también debe tener legitimidad.
Nombre
Una reunión formal debe tener un nombre apropiado y preciso.
Como dice el refrán, si el nombre es incorrecto, las palabras no serán correctas. El nombre de la reunión debe poder resumir e indicar el contenido, naturaleza, participantes, organizador o institución, hora, duración, lugar o región, alcance, escala, etc. de la reunión.
El nombre de la reunión debe expresarse con palabras precisas y estandarizadas. No sólo se utiliza como "aviso de reunión" antes de la reunión, para que los participantes estén al tanto y preparados; también se utiliza como publicidad posterior a la reunión para ampliar el efecto de la reunión; Todos los miembros participantes estaban cohesionados y Lan Yan estaba confundido.
Los nombres de conferencias grandes y medianas se convierten en pancartas y eslóganes, que se colocan encima o detrás del podio de la conferencia como el logotipo de la conferencia, denominado "monograma". El logo debe ser el nombre completo y no se puede omitir a voluntad para evitar malentendidos.
Tiempo
El tiempo de la reunión tiene tres significados: primero, se refiere a la hora en que se lleva a cabo la reunión; segundo, se refiere al tiempo y la cantidad de días necesarios para toda la reunión; ; tercero, se refiere al límite de tiempo de cada reunión.
Hora de la reunión. ¿Cuándo es el mejor momento para celebrar una reunión? Hay muchos factores a considerar. Primero, es imprescindible. Por ejemplo, las reuniones de trabajo semanales suelen tener lugar los fines de semana por la tarde. Una semana está por terminar y la próxima está por comenzar, lo que favorece la conexión del pasado y el próximo. El congreso anual de trabajadores debe celebrarse a principios de año, lo que no sólo favorece el resumen de los logros laborales y productivos del año anterior, sino también la discusión y despliegue de los planes de trabajo y producción para el nuevo año y su aprobación. varios presupuestos. Algunas reuniones, como la producción agrícola y la educación escolar, son muy estacionales o estacionales. En segundo lugar, si es posible, lo mejor es reservar un momento en el que todos puedan participar. Por ejemplo, algunas empresas en Japón celebran sesiones informativas para cuadros de varios departamentos, generalmente media hora antes de que comience el trabajo, en lugar de al comienzo del mismo. En tercer lugar, lo apropiado significa tener en cuenta factores naturales y sociales como el clima y el medio ambiente.
Las reuniones toman tiempo y pueden ser largas o cortas. Cuanto menos tiempo, mejor. Al menos unos pocos minutos, decenas de minutos; hasta unos pocos días, tan solo diez días.
Los organizadores de la reunión deben predecir el tiempo requerido con la mayor precisión posible y escribirlo en el aviso de la reunión para que los asistentes puedan planificar en consecuencia.
Tiempo límite para la reunión. Es mejor que cada reunión no dure más de una hora. Si lleva más tiempo, programe un descanso.
Ubicación
Dirección de la reunión, también conocida como "lugar". Se refiere tanto a la región como a las zonas urbanas y rurales donde se realiza la reunión, y también se refiere al lugar específico donde se realiza la reunión. Para que su reunión tenga el efecto deseado, hay muchos factores que se deben considerar al elegir el mejor lugar para la reunión.
Las conferencias internacionales o nacionales deben considerar factores políticos, económicos y culturales y generalmente se celebran en la capital Beijing u otras ciudades centrales como Shanghai, Wuhan, Guangzhou y Xi'an.
Se deben realizar jornadas profesionales en zonas urbanas y rurales con características profesionales para combinarlas con inspecciones in situ. Se programan reuniones pequeñas y periódicas en la sala de conferencias de la unidad. Al elegir un lugar, también debe considerar las instalaciones del lugar, las condiciones del tráfico, la seguridad, el clima, las condiciones ambientales, etc.
2. Preparación antes de la reunión
Después de que el líder determine los elementos de la reunión, el secretario superior comenzará a prepararse. La preparación antes de la reunión es muy importante y no hay margen de error. Una adecuada preparación previa a la reunión es garantía del éxito de la misma.
Planificación de reuniones y presupuesto de costes
Las reuniones requieren mano de obra, recursos materiales y económicos, y muchas veces consumen algo de trabajo y tiempo de producción. Las reuniones deben planificarse para integrarlas y promoverlas con el trabajo y la producción diarios en lugar de entrar en conflicto y anularse entre sí. Las reuniones son también una especie de entrada y salida. Aunque los insumos suelen ser tangibles y los productos intangibles, siempre se esfuerza por obtener el máximo resultado con el mínimo insumo. Por ello, es necesario calcular los gastos de la reunión, hacer un presupuesto e incluirlos en el plan de la reunión.
(1) Plan de reunión.
La planificación de la reunión debe primero aclarar el propósito y las tareas de la reunión, determinar el nombre de la reunión, los asistentes, el anfitrión, la escala, las especificaciones, la hora de convocatoria, el tiempo requerido, el lugar y la agenda, es decir, el Concretización de los seis elementos del encuentro.
En segundo lugar, el plan de reunión debe aclarar qué preparativos son necesarios para la reunión, como qué documentos se necesitan, cómo organizar el lugar, si se necesitan alojamiento y vehículos, y si se necesitan visitas, entretenimiento cultural y otros. Se organizarán actividades. '
Redeterminar el personal y el personal de servicios de la reunión, y en su caso, establecer un grupo preparatorio, secretaría temporal o comité preparatorio.
El plan de la reunión es formulado y propuesto por el secretario. Previa aprobación de la dirección, el secretario o secretaría organizará el personal. Actuar por separado y ejecutar según lo planeado.
También se deben planificar pequeñas reuniones dentro de agencias y unidades para que los miembros de la organización sepan qué hacer y hacer arreglos con anticipación. Las reuniones del departamento deben informarse a la oficina con al menos una semana de anticipación, y la oficina hará los arreglos generales y elaborará un cronograma de reuniones semanales, de modo que el trabajo de cada departamento no entre en conflicto entre sí y los líderes puedan participar en las reuniones del departamento. reuniones de forma selectiva y planificada, lo que favorece el buen desarrollo del trabajo general.
(2) Presupuesto de gastos de reuniones.
Para conferencias grandes y medianas con una inversión obvia, especialmente aquellas que duran más de un día en todas las regiones, debes calcular el costo y hacer un presupuesto.
La tarifa del congreso incluye dos partes:
① "Costo explícito".
Es decir, los gastos obvios de la conferencia, como honorarios de alquiler del lugar, honorarios de documentos, honorarios de transporte, honorarios de alojamiento, honorarios de actividades, salarios del personal de servicio, etc. Estos costos son obviamente calculables y directamente prescindibles.
② “Costes ocultos”.
Es decir, el valor laboral perdido por los participantes que asisten a la reunión generalmente no es un costo al que la gente preste atención. El valor de esta parte de la fuerza laboral se calcula multiplicando 3 veces el salario por hora por 2. Su significado es el siguiente: el valor del trabajo de un productor es al menos 8 veces su salario, por lo que debe hacer algunos preparativos antes de asistir a la reunión. Después de la reunión, tiene tiempo para pensar y recordar, por lo que tiene que multiplicar por 2. La fórmula de cálculo de las tarifas de la conferencia es: tarifa de la conferencia = X+2J×N×T.
Donde x representa la suma de los costos explícitos; j representa tres veces el salario promedio por hora de los participantes; n representa el número de personas; t representa el tiempo (horas).
Por lo tanto, costará decenas de miles o incluso cientos de miles de yuanes celebrar una conferencia de tamaño mediano con unas 100 personas y que dure de 3 a 5 días en todas las regiones. Algunos países y algunas grandes empresas siempre publican una tabla de presupuesto de tarifas de conferencia en la puerta de la sala de conferencias cada vez que celebran una reunión, para que cada participante pueda saber cuánto costará la reunión tan pronto como entre por la puerta y trabajar juntos. para mejorar la eficiencia de la reunión. Por lo tanto, algunas reuniones cuyos objetivos y efectos no son muy obvios deberían celebrarse con menos frecuencia o no celebrarse en absoluto.
Aunque los secretarios superiores no tienen poder de decisión, deben tener la mente clara y una actitud correcta. Puedes exponer tus propias opiniones.
La preparación de documentos es más importante. Los secretarios superiores deben preparar los documentos con antelación para las reuniones.
Hay dos tipos de documentos de reunión:
Un tipo son los documentos y materiales utilizados para estudio y referencia en la reunión. Como las políticas, lineamientos, regulaciones y planes relevantes de los superiores. e información profesional y técnica. Algunos de estos documentos no se los pueden llevar los participantes después de la reunión y el secretario debe hacer un buen trabajo para reciclarlos.
El otro son los documentos elaborados por la propia reunión. Tales como: discurso de apertura, informe de trabajo, borrador de discurso, actas de reunión, informe de reunión, resolución de reunión.
Resoluciones, actas de reuniones, palabras de cierre, resumen de reuniones, etc. Entre ellos, el discurso de apertura, el informe de trabajo y el discurso de liderazgo deben prepararse antes de la reunión, mientras que otros documentos se elaboran durante o después de la reunión.
Los participantes podrán llevarse dichos documentos para realizar más investigaciones o para comunicarlos e implementarlos.
(1) Palabras de apertura.
El discurso de apertura es un discurso pronunciado por el presidente de la reunión al inicio de la misma. Generalmente tiene un carácter previo y ceremonial y es relativamente breve. El contenido generalmente incluye tres aspectos:
(1) Dar la bienvenida a los invitados y participantes.
② Presente brevemente el contenido, tareas y propósito de la reunión.
③Deseo que la reunión sea un éxito.
(2)Reporte de trabajo.
El informe de trabajo es el documento principal de la reunión, y su contenido principal suele ser el tema central que se discute en la reunión. El informe de trabajo debe tener contenido sustantivo, puede ser una revisión y resumen de los logros, experiencia y carencias de la etapa anterior, o puede ser el plan, presupuesto, despliegue o perspectivas para la siguiente etapa. Los informes de trabajo deben ser completos y enfocados. La extensión es generalmente mayor, desde unos pocos miles de palabras hasta decenas de miles de palabras, según el contenido.
(3) Discurso.
Se refiere a los discursos de otros participantes distintos de los informes de trabajo. El discurso también debe tener un contenido específico, pero debe tratar sobre introducción de antecedentes, gastos económicos, gestión de personal, antecedentes profesionales u otros temas de interés para la reunión, a diferencia de un informe de trabajo. Espera un momento. Algunas reuniones limitan el tiempo para hablar, por lo que los discursos generalmente no deberían ser demasiado largos. Algunos discursos los escribe el propio orador, mientras que otros los redacta el secretario y luego los revisa y finaliza.
(4) Otros documentos de la reunión.
Además de estos tres documentos, el máximo secretario también debe preparar documentos técnicos y de procedimiento para la reunión, como convocatorias de reuniones, agendas de reuniones, horarios, horarios de trabajo y descanso, listas de participantes, libretas de direcciones y listas de grupos, lista de arreglos de vivienda, lista de personal, lista de despacho de vehículos, etc.
(5) Procedimientos de preparación de los documentos de las reuniones.
Generalmente, el líder primero determina los puntos clave según el contenido de la reunión y los requisitos de los objetivos, y da instrucciones al secretario. El secretario superior recopila información de acuerdo con las instrucciones del líder, redacta un primer borrador y lo presenta al líder para su revisión. Después de que el líder lo revisa, presenta sus opiniones y las envía al secretario para que las revise, o puede revisarlas él mismo. arriba. El secretario lo revisará y lo presentará nuevamente al líder, quien lo emitirá una vez aprobado. El secretario o secretario imprime y encuaderna el manuscrito emitido en un documento formal. El proceso es el siguiente:
Preparación de la reunión
En general, los requisitos del lugar son: limpio, tranquilo, luminoso, ventilado, de tamaño adecuado, bien equipado, seguro y confidencial. . Los requisitos restantes son los siguientes:
(1) Disposición del lugar
Además de los requisitos de limpieza, tranquilidad, luminosidad, ventilación y seguridad, la forma, el tamaño y la ubicación También hay que tener en cuenta el diseño de mesas y sillas. Se pueden organizar pequeñas reuniones en salas de conferencias generales, incluidas las cuadradas, rectangulares, redondas y ovaladas. En el centro de la sala de conferencias se coloca una mesa de conferencias rectangular. Se pueden colocar una o dos macetas con flores en el centro de la mesa, y los misioneros utilizan los cuatro lados para colocar documentos, material de oficina y tazas de té. El número de sillones alrededor de la mesa depende del número de personas. La posición del presidente suele estar en ambos extremos de la mesa de conferencias, dependiendo de la dirección de la puerta, normalmente en el lado izquierdo de la puerta. Las reuniones multilaterales utilizan mesas redondas regulares o mesas poligonales porque los asientos de las mesas redondas regulares o poligonales no están divididos en dos partes. Las reuniones grandes y medianas se organizan en salas de conferencias, y las salas de conferencias en forma de abanico son mejores que las rectangulares. La tribuna y el podio están dispuestos al frente de la sala de conferencias. El podio debe ser una mesa rectangular con tablero blanco, azul cielo u otro color. Cuelga carteles encima o detrás del escenario. El logotipo suele estar escrito en blanco sobre un fondo rojo, pero las empresas también pueden utilizar oro sobre un fondo rojo. El podio no debe ser demasiado grande ni demasiado alto y debe estar en armonía con la estatura del orador. Se pueden colocar flores y bonsais delante del escenario para que el escenario parezca armonioso, cómodo y agradable a la vista. Frente a la tribuna se encuentran los asientos para los participantes, los cuales deberán contar con mesas y asientos.
Es conveniente para colocar documentos y tomar notas, y los asientos no están demasiado llenos, lo que facilita entrar y salir. En seminarios y simposios, las mesas y sillas se pueden disponer en semicírculo o en un pequeño cuadrado. Además de documentos y materiales, también se pueden colocar bebidas y frutas frente a la mesa, y se proporciona un micrófono para facilitar que los participantes hablen en la mesa original y realicen una comunicación multidireccional. El tamaño del local debe ser adecuado al número de personas. Es mejor que sea demasiado pequeño que demasiado grande. Si el lugar es demasiado grande, quedará suelto y es fácil que la gente llegue tarde y se vaya temprano, lo que no favorece la obtención de buenos resultados en la reunión, si es pequeño y compacto, es fácil concentrarse; Lleno de emociones.
Para reuniones de trabajo o reuniones en el mismo sistema, los asientos de los participantes se ordenan por puesto de trabajo. Cuanto más alta es la posición, más cerca del asiento del presidente. Sentados a ambos lados, la izquierda es alta y la derecha baja, y el frente es alto y el trasero bajo. Para reuniones como seminarios y simposios, los participantes pueden sentarse en cualquier momento sin asignar asientos. Las reuniones importantes de tamaño grande y mediano deben agruparse por región, sistema y unidad, y los asientos deben asignarse con anticipación. Los participantes deben estar dirigidos por un secretario o miembro del servicio.
(2) Podio de asientos.
Los asientos en la tribuna para las reuniones importantes deben estar bien organizados. Dependiendo del número de personas, la tribuna tiene una o más filas de asientos, y la primera fila de asientos debe ser de número impar. El orden de los asientos debe basarse en la posición de los miembros de la mesa y la importancia de la reunión. El mismo principio se aplica a los invitados especiales que se sientan en el podio.
En el medio de la primera fila está el jefe, seguido por el izquierdo, luego el derecho: primero la izquierda y luego la derecha, la izquierda arriba y la derecha abajo. La primera fila es el asiento principal. Segundo en la última fila, otros en orden. Coloque una etiqueta con su nombre frente a su asiento para que sea más fácil sentarse.
(3) Instalaciones del recinto.
Todas las instalaciones del lugar de celebración deben estar preparadas antes de la reunión, tales como amplificación de sonido, grabación, reproducción, discos, video, fotografía, proyectores, luces, ventiladores o aires acondicionados, papel de grabación, papelería, juegos de té. , etc. espera. Instrumentos, equipos, etc. Se deben realizar inspecciones y depuraciones repetidas (como el volumen del altavoz) con anticipación para evitar fallas o errores temporales.
(4) Otros trabajos de preparación.
Para una conferencia larga, los asistentes deberán preparar comidas y alojamiento. Debería haber personal médico de guardia fuera del recinto. Quienes vengan de lejos deben estar preparados para recoger y dejar vehículos. Si la reunión se va a difundir a través de los medios de comunicación, prepare un esquema promocional. Las reuniones importantes deben contar con personal de seguridad y medidas de seguridad. En el plan de congresos, si se organizan visitas, inspecciones, visitas turísticas y otras actividades, o se regalan fotografías, materiales, souvenirs, etc. Debes estar preparado antes de la reunión.
Proyecto de orden del día y procedimientos de la reunión
(1) Orden del día.
Las reuniones suelen tener uno o varios temas relacionados. Si hay varios temas, el máximo secretario deberá ordenar la agenda de acuerdo con la relación interna, prioridad y orden de estos temas, imprimirla en texto, esta es la agenda, y enviarla a los participantes antes de la reunión.
(2) Programa.
Además de los temas, también hay algunos elementos y asuntos ceremoniales, estructurales o específicos, como anunciar el inicio de la reunión, tocar música, dar palabras de apertura, discusiones grupales, dar discursos y dar discursos de clausura. comentarios, anunciar el final de la reunión, etc. Disponer ordenadamente estos asuntos y contenidos para la primera reunión, aunque sea formulado, es un procedimiento, y elaborar un documento es un calendario. Es una buena idea tener un horario en tu calendario, con horarios específicos.
(3) Disposición horaria y cronograma.
Para las reuniones que duren más de un día, también se debe establecer un cronograma y horario.
1 Horario.
Es decir, todos los contenidos de la reunión (incluyendo visitas y actividades de entretenimiento) se ordenan en unidades de días (como mañana, tarde, noche) u horas (de qué hora a qué hora) , y usa un breve Exprésalo en palabras y conviértelo en una forma.
② Horario de trabajo y descanso.
Es decir, haz una tabla de tu horario de vida diaria, comidas, asistencia a reuniones u otras actividades, descanso, etc. A la hora de organizar el tiempo de trabajo y descanso se deben tener en cuenta factores como el equilibrio entre trabajo y descanso, las características de las estaciones de invierno y verano, etc.
La formulación de la agenda, los procedimientos, el cronograma y el cronograma de la reunión reflejan la preparación completa y la planificación estricta de la reunión. Puede hacer que los participantes y el personal de servicio sepan qué hacer y que la reunión se desarrolle de manera ordenada. forma, lo que es una garantía necesaria para el éxito de la reunión.
Envío del aviso de reunión
Una vez que todo esté listo antes de la reunión, el aviso de reunión debe enviarse a tiempo. Las pequeñas reuniones de esta unidad se pueden realizar verbalmente, por teléfono o mediante notificación escrita. Las reuniones celebradas fuera de unidades o entre regiones deben notificarse por escrito y se pueden enviar invitaciones o cartas de invitación a las reuniones.
Carta.
La convocatoria deberá especificar el siguiente contenido:
(1) Hora, hora o duración de la reunión, lugar (ubicación).
(2) Nombre de la reunión y temas principales.
③Participantes.
(4) Qué preparativos se deben hacer.
⑤Fecha de registro, ubicación, método de recogida, etc.
⑥La unidad convocante deberá firmar, notificar la fecha de expedición y sellar el sello oficial.
Para poder contar con precisión el número de participantes de la reunión invitada y realizar los preparativos correspondientes, la convocatoria debe enviarse con al menos 7 días de antelación, adjuntando el acuse de recibo.
El recibo debe contener el siguiente contenido:
①El nombre, sexo, edad, unidad de trabajo y dirección, cargo o título del invitado.
(2) Si asistir o no a la reunión.
③Estándares de retención de viviendas.
(4) Enviar el título del trabajo o el nombre del dato.
⑤ Registro de billetes de viaje de regreso, etc.
Las convocatorias de reuniones se pueden enviar por correo postal (incluido el correo electrónico), fax, entrega personal, etc. Para invitados importantes, se puede emitir una notificación o invitación por escrito, seguida de una consulta telefónica para su confirmación.
El tiempo de respuesta para las notificaciones con acuse de recibo debe calcularse. Los invitados deben considerar y preparar el tiempo y enviarlo con antelación, pero no con demasiada antelación para evitar que la otra parte lo olvide.