Medidas de confidencialidad para la subcontratación del procesamiento de libros
Palabras clave: Digitalización de archivos; subcontratación; embalaje interno
Con el advenimiento de la era de la información, el trabajo de archivos debe integrarse a la tendencia de informatización. La principal prioridad de la construcción de información de archivos es la construcción de recursos de información de archivos, y el procesamiento digital de archivos es el punto culminante de la construcción de recursos de información de archivos. Ante el trabajo de digitalización de archivos que supone introducir un gran número de catálogos de archivos y escanear archivos originales, mucha gente cree: “En el contexto de una división social del trabajo cada vez más refinada, una especialización cada vez mayor y una rápida actualización de la tecnología digital, el departamento de archivos depende completamente sobre sí mismo para completar la colección de colecciones el trabajo de digitalización se ha vuelto cada vez más ineficiente e inadecuado "Implementar la subcontratación de la digitalización de archivos", "Esto no sólo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también garantiza la calidad y el efecto de la digitalización de archivos". Ahora, la subcontratación de archivos se ha convertido en una tendencia. Hasta donde yo sé, hay más de 20 empresas de este tipo sólo en Beijing "[2]
Hay muchas empresas de subcontratación de este tipo en nuestra provincia. han optado por subcontratar la digitalización de sus archivos. ¿Puede realmente la subcontratación ahorrar tiempo y esfuerzo y garantizar calidad y resultados? “Insourcing” significa que los archivos son digitalizados por los propios archivos. ¿Sin ventajas? Este tema merece nuestro análisis, investigación y reflexión.
1 Subcontratación digital de los archivos provinciales de Henan
Según el proyecto de investigación científica de la Administración de Archivos del Estado en el que participé en 2010, "Investigación sobre la situación actual del sistema de seguridad de archivos of the Third-Level Comprehensive Archives of Henan Province", en 2010, investigó los métodos de procesamiento digital de archivos de 24 archivos en nuestra provincia, de los cuales 5 fueron subcontratados, 16 no fueron subcontratados y 3 no fueron divulgados. Según las estadísticas de la encuesta de 2011 de la Oficina de Archivos Provinciales, “En términos de formularios de procesamiento digital de archivos, entre las 18 ciudades a nivel provincial y los 158 archivos a nivel de condado de la provincia, * * * 7 archivos a nivel de prefectura y 60 archivos a nivel de condado archivos de nivel Eligieron el autoprocesamiento, lo que representa el 38,9% y el 63% del número total de creación de bases de datos de texto completo, respectivamente *** 12 archivos a nivel de prefectura y 17 archivos a nivel de condado eligieron la subcontratación, lo que representa el 66,7% y 18; % respectivamente. "Es decir, "procesamiento". Formalmente, dos tercios de los archivos optan por subcontratar el procesamiento y un tercio opta por procesarlo por su cuenta". procesamiento de archivos en nuestra provincia es que cada vez son más los archivos que optan por la subcontratación. Y la escala de la subcontratación es cada vez mayor. La mayor cantidad de subcontratación en nuestra provincia fue la oferta ganadora para el proyecto de construcción de Archivos Digitales de Zhengzhou en julio de 2011. Entre ellos, la adquisición de software (parte de software y procesamiento digital) del Proyecto de Construcción de Archivos Digitales de Zhengzhou para la segunda sección de licitación asciende a 5,38 millones de yuanes. [4]
2 Análisis de los pros y los contras del "outsourcing" y el "insourcing" del procesamiento digital de archivos
"El outsourcing, también conocido como outsourcing, es un método innovador de gestión empresarial Se originó en los años 20. En los años 1980, las empresas industriales confiaban principalmente a empresas o grupos externos la prestación de diversas actividades comerciales y servicios que debían ser completados por las operaciones internas de la organización, con el fin de lograr los efectos de reducir costos, ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y mejorar la calidad a través de la subcontratación empresarial Podemos concentrarnos en completar el negocio principal de la organización de manera más efectiva y perseguir objetivos de misión más altos [5] “Subcontratación” se refiere a la subcontratación del procesamiento digital de archivos a empresas profesionales para el procesamiento digital”. de archivos. "Insourcing" consiste en utilizar el poder de los propios archivos para digitalizarlos. El procesamiento digital de archivos tiene sus particularidades, al igual que el trabajo archivístico. También debe analizarse en detalle si la subcontratación puede lograr los efectos de reducir costos, ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y mejorar la calidad.
Financiación 2.1. El sector de los archivos es relativamente pobre, es decir, en zonas con buenas condiciones económicas. La mayoría de los departamentos de archivos son todavía relativamente pobres y sus fondos aún son limitados. Sin embargo, la subcontratación está respaldada por fondos y es difícil continuar sin fondos. Y una vez que subcontrates, especialmente después de una subcontratación a gran escala, sufrirás una "dependencia" de la subcontratación, lo que te obligará a continuar subcontratando. Esto se debe a que la subcontratación no mejorará la alfabetización informacional del personal de archivos. Su familiaridad y nivel de operación con computadoras y escáneres no han sido capacitados, y su familiaridad y aplicación de software y hardware no han progresado. Todavía no pueden manejarlo por sí mismos y todavía dependen de la subcontratación. El procesamiento digital de archivos no es cuestión de uno o dos días, de un año o dos, ni es un problema que pueda resolverse subcontratando una o dos veces. La digitalización de archivos es un problema a largo plazo.
La subcontratación también puede dejar los archivos en un atolladero financiero. Tomando como ejemplo un archivo municipal, la colección general de archivos oscila entre 6.543,8+5.000 volúmenes y 200.000 volúmenes. Se requieren al menos 150.000 volúmenes de archivos digitales. Partiendo de una media de 654,38+05 artículos por volumen, es necesario introducir 2,25 millones de entradas. Calculados a 0,15 yuanes por artículo, los fondos necesarios son 337.500 yuanes. Con una media de 100 páginas por volumen, es necesario escanear 150.000 páginas. Calculado a 0,3 yuanes por página, el capital es de 4,5 millones de yuanes y los dos artículos suman 4,8375 millones de yuanes. Y ese es sólo el costo de procesamiento de ingresar al catálogo y escanear. Si desea gestionar la recuperación de texto completo, el costo es al menos el doble. Esto se calcula basándose únicamente en el archivo del documento. Si se trata de registros notariales, de matrimonio, de veteranos y de medios de vida de otras personas, habrá más entradas en el catálogo, y este es solo el costo de digitalizar las colecciones existentes. También existe el problema del procesamiento digital de los archivos de hace 20 años conservados por varias unidades. Asimismo, hay una tarifa, no una cantidad decimal. En cuanto a los archivos generados en los próximos 10 años, también existe un problema de digitalización, porque los llamados archivos electrónicos generados por varias unidades no son en realidad archivos electrónicos en el verdadero sentido. Un archivo electrónico real debería ser un archivo electrónico, un archivo electrónico en un formato. Estos archivos electrónicos no necesitan ser escaneados y digitalizados en su totalidad, y dentro de 10 años estarán disponibles para todas las bibliotecas a nivel de prefectura y municipio. Incluso con la popularidad de los documentos oficiales electrónicos, todavía hay una gran cantidad de documentos oficiales no electrónicos, como las actas de reuniones, que deben digitalizarse. Incluso si algunas unidades realizaran procesamiento digital, todavía habrá muchas unidades cuyos archivos necesitarán ser procesados por archivos. Por tanto, para los archivos, la digitalización de archivos es una tarea a largo plazo. Si se trata de subcontratación, la inversión de capital es asombrosa. Si se contrata internamente, obviamente los ahorros también serán asombrosos. Sólo utilizando una fracción de los fondos de la subcontratación para comprar computadoras, escáneres y otros equipos de hardware de información se podrá actualizar el equipo de hardware de los archivos a un nivel muy alto.
La subcontratación obviamente ha aumentado considerablemente los costos operativos de los archivos y los costos de construcción de los archivos digitales. La mayoría de los fondos limitados se han invertido en la subcontratación digital de archivos, especialmente archivos en áreas con malas condiciones económicas. Se puede decir que es "ajustarse el cinturón", lo que obviamente supera las ganancias. Algunos archivos no están dispuestos a comprar ordenadores, escáneres y otros equipos informáticos, sino que invierten sus limitados fondos en la subcontratación, lo que se desvía del objetivo de informatización de los archivos y es insostenible.
2.2 Calidad. No se puede decir que la subcontratación no pueda garantizar la calidad del procesamiento, pero la medida para garantizar la calidad del procesamiento es fortalecer la supervisión de la subcontratación. El quid del problema es que las empresas de outsourcing, ya sean grandes empresas o pequeños talleres, son prácticas comerciales que persiguen rapidez y cantidad más que calidad. "Empresa de subcontratación" no es lo que mucha gente ve: las empresas de subcontratación de archivos son muy sólidas y tienen personal de alta calidad. Cuando no fui a mi empresa, solo unas pocas personas eran estudiantes de archivos y el resto eran estudiantes universitarios. estudiantes, y ninguno de ellos se especializaba en archivos ”[6] Incluso aquellos con experiencia profesional en ciencias de archivos son en su mayoría recién graduados, y todavía lleva mucho tiempo familiarizarse con la ciencia de archivos. Para reducir costos, parte del personal de procesamiento contratado ni siquiera son estudiantes universitarios y la calidad del procesamiento es difícil de garantizar. Para garantizar la calidad del procesamiento digital de los archivos, la única opción es fortalecer la inspección de los archivos, preferiblemente al 100%. Sin embargo, el procesamiento digital de archivos, ya sea la entrada o el escaneo de catálogos de archivos, tiene sus propias particularidades y su calidad depende de la calidad de los archivos originales. No se puede garantizar la calidad escribiendo palabra por palabra en los archivos originales. Si hay errores en el catálogo original, primero se debe verificar el archivo original y luego revisarlo y corregirlo. Además, por razones históricas, el catálogo del manual contiene muchas palabras faltantes, errores tipográficos y omisiones. También hay problemas con el escaneo de archivos. Hay muchos fenómenos en los archivos: hay directorios pero no hay archivos, hay archivos pero no hay directorios, la cantidad de páginas es pequeña y están fuera de lugar. Estos problemas sólo pueden ser vistos por personas con cierta experiencia laboral en archivos y son básicamente invisibles para el personal de procesamiento de las empresas de subcontratación. De esta manera, para garantizar la calidad, se requiere una inspección del 100%, y una inspección del 100% requiere una mano de obra considerable en los archivos. Básicamente es lo mismo que hago yo. Si está creando una base de datos de texto completo, la carga de trabajo de verificación es básicamente la misma que la de hacerlo usted mismo. Hay dos formas de crear una base de datos de texto completo, una es la entrada manual y la otra es la conversión y el reconocimiento de caracteres mediante OCR después del escaneo. Sin embargo, la tasa de reconocimiento de OCR es generalmente del 95%, que es sólo para documentos escaneados con especificaciones de texto claro. Hay errores en cualquier método, por lo que la revisión debe ser 100% correcta y aún es necesario revisarla después de la corrección. Si la tasa de precisión no es del 100%, afectará la tasa de recuperación y la tasa de precisión.
Si no se logran estos dos puntos, las ventajas de la informatización de los archivos no se reflejarán. Además, al igual que la digitalización de los archivos de la República de China, los archivos de la historia revolucionaria y los archivos de los primeros días de la fundación de la República Popular China, la mayoría de estos archivos están en caracteres chinos tradicionales. Las empresas de subcontratación son jóvenes que no entienden los caracteres chinos tradicionales y no están familiarizados con el estilo de escritura y el lenguaje de los archivos. En cuanto al procesamiento digital de estos archivos, ya sea procesamiento de directorios de archivos, procesamiento de escaneo o procesamiento digital de texto completo, es difícil cumplir con los requisitos de calidad sin tres o cinco inspecciones, y la carga de trabajo de los archiveros puede consumir más tiempo que haciéndolo ellos mismos. Si los archivos deben controlar estrictamente la calidad, entonces el resultado general de la subcontratación no es "ganar-ganar", sino "perder-perder". Debido a los frecuentes retrabajos, las empresas de subcontratación aumentan los costes y básicamente no ganan dinero o incluso lo pierden. En el caso de los archivos, se invierte mucha inspección manual, lo que lleva más tiempo que hacerlo usted mismo, y también hay que pagar por el procesamiento subcontratado. Evidentemente, la subcontratación no reduce costes ni ahorra tiempo, ni mejora la eficiencia y la calidad. Incapaz de concentrarse en completar el negocio principal de la organización de manera más efectiva y perseguir objetivos de misión más altos.