¿Cómo afrontar los expedientes de los estudiantes que abandonaron voluntariamente los estudios?
Los estudiantes que solicitan un expediente de permiso de ausencia envían una solicitud por escrito a la universidad, que será revisada por el maestro de la clase y el líder del departamento, revisada por la Oficina de Asuntos Académicos y reportada al decano a cargo de aprobación. La situación de los estudiantes que se retiran de la escuela se discutirá y decidirá en la reunión de oficina del decano de la universidad. La universidad emitirá una carta de decisión de retiro, la enviará al estudiante y la informará al Departamento Provincial de Educación para su archivo. Los estudiantes que suspendan sus estudios deberán completar los procedimientos de suspensión y abandonar la escuela dentro de una semana a partir de la fecha de aprobación.
Para aquellos que no presenten su solicitud dentro del límite de tiempo, su condición de estudiante será cancelada directamente después de que la universidad confirme la recepción del aviso de retiro. Los expedientes sobre el estatus de los estudiantes son documentos secretos de Estado y existen procedimientos prescritos para la transferencia de expedientes. Antes de que los graduados universitarios dejen la escuela, es una buena idea saber cuándo y dónde se transferirán sus archivos personales. En esta etapa, las unidades responsables de la asignación de estudiantes no están unificadas. Hay una oficina de personal, un centro de intercambio de talentos, una oficina de educación y una oficina de asignación especial, lo cual resulta bastante confuso. También existen procedimientos prescritos para la transferencia de archivos en trabajos futuros. Puedes transferir archivos incluso si no quieres o no necesitas hacerlo, lo cual es más problemático. Lo mejor es tener todo listo cuando te gradúes.
El sistema de expediente estudiantil es una parte indispensable de una unidad educativa y es muy importante para la gestión escolar. En esta sociedad donde la tecnología sigue avanzando, la informática se vuelve cada vez más madura y se enfatiza la alta eficiencia, la gestión manual de archivos es ineficiente y tiene poca confidencialidad. Además, se generará una gran cantidad de documentos y datos durante mucho tiempo, lo que trae muchas dificultades de búsqueda, actualización y mantenimiento. Está lejos de satisfacer las necesidades de las escuelas y los estudiantes. Como parte de las aplicaciones informáticas, el uso de computadoras para administrar la información de los archivos de los estudiantes tiene ventajas que la administración manual no puede igualar. Por ejemplo, tiene recuperación rápida, búsqueda conveniente, alta confiabilidad, gran capacidad de almacenamiento, buena confidencialidad, larga vida útil y bajo costo. La eficiencia de la gestión de archivos es también una condición importante para la integración científica, estandarizada y global de la gestión empresarial.
Base jurídica
El artículo 2 de la Ley de Archivos de la República Popular China se aplica a la recopilación, disposición, protección, utilización, supervisión y gestión de archivos.
El término "archivos" tal como se utiliza en esta Ley se refiere a agencias, grupos, empresas, instituciones y otras organizaciones e individuos pasados y presentes involucrados en actividades económicas, políticas, culturales, sociales, ecológicas, de civilización, militares, extranjeras. Asuntos Exteriores, Ciencia y Tecnología, etc. Registros históricos en diversas formas, como texto, gráficos, audio y vídeo, etc., formados directamente por las actividades y que tienen valor de preservación para el país y la sociedad.