Sistema de gestión de archivos personales
Los siguientes son dos materiales de referencia, ¡espero que te sean útiles!
Sistema de Gestión de Ficheros de la Empresa
Artículo 1 Departamento de Gestión
1. Una vez cerrado el documento, cada departamento de gestión de documentos archivará el manuscrito original y el departamento de manipulación conservará copias de acuerdo con las necesidades reales. Si debido a necesidades de procesamiento comercial, el departamento de manejo debe conservar el manuscrito original. Debe conservarse adecuadamente con el consentimiento del jefe del departamento de gestión de documentos, y el departamento de gestión de documentos lo archivará como una fotocopia.
2. El directorio de clasificación y los principios de numeración de los archivos de cada sucursal son formulados uniformemente por la gerencia de cada empresa o unidad de negocio. Los archivos de cada departamento y centro de la dirección general son compilados por cada departamento y presentados a la dirección general. .
Artículo 2: Recogida de documentos
Cuando se cierren documentos y se trasladen para su archivo, deberán recogerse de acuerdo con los siguientes principios:
1. Compruebe si el texto y los archivos adjuntos de los documentos están completos. Si faltan, deben localizarse e incluirse inmediatamente.
2. Si los documentos se controlan aleatoriamente, deberán estar firmados por el jefe del departamento de gestión.
3. Los procedimientos de procesamiento de documentos deben estar completos. Si hay alguna omisión, deben devolverse al departamento de manejo inmediatamente para su reemplazo.
4. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo inmediatamente.
5. Los valores u otros objetos de valor deben devolverse al departamento de manipulación. El departamento de manipulación enviará los documentos al departamento de almacenamiento designado para su firma y luego los archivará para su procesamiento.
Artículo 3 Disposición de los documentos
Después de hacer clic para recibir los documentos, estos deben organizarse de la siguiente manera:
1. Los documentos escritos directamente en chino deben encuadernarse por el lado derecho, mientras que los documentos escritos horizontalmente en chino o en idiomas extranjeros deben encuadernarse por el izquierdo.
2. Los documentos y archivos adjuntos encuadernados por el lado derecho deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados por la izquierda deben estar alineados con la esquina superior izquierda y clavados entre sí.
3. Si el documento está arrugado, dañado, desigual, etc., primero debe repararse, cortarse y doblarse para que quede limpio y uniforme.
Artículo 4 Clasificación de ficheros
1. La clasificación de archivos debe basarse en factores como el contenido del caso, la organización del departamento, los proyectos comerciales, etc., y debe clasificarse en tres niveles: departamentos, categorías principales y categorías pequeñas. Primero, se dividen en departamentos, luego se dividen en varias categorías principales según la naturaleza de los casos y luego se dividen en varias subcategorías secuencialmente dentro de la misma categoría.
2. La clasificación de archivos debe esforzarse por ser práctica. Si hay demasiados casos y la clasificación de tres niveles no es suficiente, se debe agregar una "subcategoría" de cuarto nivel después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, también puede utilizar sólo el nivel dos de "departamento" y "categoría principal" o "categoría pequeña".
3. Los casos de la misma "categoría pequeña" (o subcategoría) deben vincularse en una carpeta. Si hay muchos casos,
si una carpeta no es suficiente, se pueden dividir en dos o más archivos. para encuadernación. Y agregue un número de "volumen" después de la subcategoría (o subcategoría) para facilitar la referencia.
4. Debe haber una "tabla de contenido" en la primera página de la portada de cada carpeta. Al archivar casos, estos deben estar numerados y registrados en orden.
Como regla general, cada caso debe tener un ". número del índice".
5. El número de expediente se expresa de la siguiente manera
A A ——B B C C D ——E E
Donde A A es el código del departamento de manipulación, B B es el número de categoría principal, C C es el número de categoría menor, y D es el volumen del archivo, E E es el directorio del archivo.
Artículo 5 Nombre y Número del Expediente
1. La clasificación de archivos en todos los niveles debe recibir un nombre unificado. El nombre debe ser conciso y directo, con el principio de expresar plenamente la naturaleza del contenido del archivo, y debe estar dentro de un alcance determinado y no debe ser general. o vago.
2. Los números de clasificaciones, volúmenes y catálogos de todos los niveles se expresan en números arábigos decimales; el número de dígitos utilizados depende del número de casos y de la situación de crecimiento.
3. Una vez determinados los nombres de todos los niveles de clasificación de archivos, se debe compilar una "tabla de numeración de clasificación de archivos" para organizar los nombres de todos los niveles de clasificación y sus números representativos en un orden determinado para facilitar la consulta.
4. Se deben reservar varios espacios en la numeración de cada nivel de clasificación de archivos para prepararse para futuras adiciones cuando la organización se expanda o el negocio aumente.
5. Una vez determinados los nombres y números representativos de cada nivel de clasificación de archivos, no deben modificarse arbitrariamente. Si efectivamente hay modificaciones, se deben revisar y discutir con anticipación si es necesario, y una tabla de comparación de números de clasificación de archivos antiguos y nuevos. debe redactarse para evitar confusiones.
Artículo 6: Elaboración del número de expediente
1. Para archivos nuevos, la categoría del archivo y su volumen y secuencia de directorio se deben determinar en la "Tabla de numeración de clasificación de archivos" y el número de archivo se debe asignar en consecuencia.
2． Para determinar cómo pertenecen los expedientes al caso anterior, se deberá averiguar el número de expediente del caso anterior y numerarlo con el mismo número.
3. El principio de numeración de expedientes es uno para cada caso. Cuando un expediente describe varios eventos o un caso se divide en varias categorías, primero se debe determinar la categoría principal y luego se debe asignar el número de expediente.
4． Los números de archivo deben ordenarse de izquierda a derecha. Para los archivos encuadernados a la derecha, el número de archivo debe completarse en la esquina superior izquierda de la página del caso; esquina derecha.
Artículo 7 Organización del fichero
1. Los documentos archivados deben encuadernarse en formato de hojas sueltas en carpetas de categorías relevantes en el orden de los números de catálogo, y los números de catálogo deben marcarse en el "papel transparente" según sea necesario para facilitar la navegación.
2． El reverso de la carpeta debe estar marcado con el número de clasificación y el nombre de los casos contenidos en la carpeta para facilitar la verificación del archivo.
Artículo 8 Período de retención
A menos que lo especifiquen los decretos gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa, el período de retención de los documentos se regirá por las siguientes disposiciones:
1. Preservar a largo plazo: (1) Estatutos Sociales; (2) Lista de Accionistas; (3) Reglas Organizativas y de Servicio (4) Actas de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accionistas; ) Estados financieros; (6) Documentos de aprobación de agencias gubernamentales; (7) Certificados de propiedad de bienes inmuebles y otros certificados de deuda; (8) Planos de diseño de ingeniería (9) Otros documentos que han sido aprobados y deben conservarse permanentemente. p>
2. Conservación por 10 años: (1) Presupuesto y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Información del plan de negocios.
(4) Otros documentos aprobados que deben ser necesarios; Se conservarán 10 años de trámites.
3. Conservación por cinco años: (1) Contratos vencidos o rescindidos; (2) Otros documentos aprobados para ser conservados por 5 años.
4. Almacenamiento por un año: no es necesario un almacenamiento prolongado una vez cerrado el estuche.
5. Diversos reglamentos serán conservados permanentemente por el departamento de gestión de reglamentos y serán conservados por el departamento usuario de acuerdo con su período de vigencia.
Artículo 9 Limpieza de archivos
1. El personal de gestión de archivos debe limpiar los estantes de archivos en todo momento para mantenerlos limpios y evitar que se apolillen y se pudran. Cuando se reemplace cada año, se limpiará una vez de acuerdo con las regulaciones. Si el período de almacenamiento ha expirado, se destruirá antes de la destrucción, se presentará un registro al gerente general para su aprobación y se indicará la fecha de destrucción. indicado en la columna de notas del catálogo.
2． Entre los documentos vencidos, si se ha verificado que algunos de ellos aún tienen valor de referencia para su conservación, el personal de gestión del archivo deberá anotar la quinta página del "Formulario de Registro para la Recepción (Emisión) de Documentos" sobre los documentos retenidos e indicar el parte en la quinta página. Fecha de destrucción.
Artículo 10 Procedimiento de Transferencia
1. Cuando el personal de manejo de cada departamento necesite acceder a archivos debido a necesidades comerciales, debe completar el "Formulario de recuperación" y enviarlo al personal de administración de archivos después de la aprobación de los jefes de departamento.
2． El personal de gestión de archivos recibe el "Formulario de registro", saca el archivo después de la verificación, completa la fecha del préstamo en el "Formulario de registro" y luego entrega el archivo al personal de recuperación de registros. Los "recibos de registro" están organizados según la fecha de devolución para los recordatorios.
3. Quienes tomen prestado materiales in situ en la sala de archivos no necesitan rellenar el "Formulario de registro".
4． Cuando se devuelvan los archivos, se colocarán en la carpeta después de ser verificados por el personal de administración de archivos. El personal de gestión de archivos conservará el "Formulario de registro" para referencia futura.
Artículo 11 Gestión de Transferencias
1. La "Orden de recuperación" se basa en un solo caso y el tiempo de préstamo se limita a una semana como máximo. Si existen circunstancias especiales que requieran la extensión del período de recuperación, se debe seguir el procedimiento de recuperación.
2． El personal de transferencia de archivos no puede reemplazar o dañar los archivos transferidos. Si es necesario abrirlos, también debe informar los motivos y solicitar al personal de gestión de archivos que los maneje.
3. El expediente transferido por el adjudicador debe devolverse dentro del plazo prescrito. Si otro personal accede al mismo expediente, se debe modificar el registro de adjudicación y no se permite ninguna transferencia privada.
4． El acceso a los expedientes se limita a asuntos relacionados con la actividad de manipulación, si el acceso a casos no relacionados con la actividad de manipulación debe ser aprobado por el responsable del departamento de gestión documental.
Sistema de gestión de archivos
1 Para estandarizar la gestión de archivos de la empresa y mejorar la practicidad y eficacia de los archivos de la empresa, este sistema está especialmente formulado.
2. Alcance del archivo
Planes de la empresa, planes anuales, datos estadísticos, auditorías financieras, archivos contables, salarios laborales, condiciones de operación, archivos de personal, actas de reuniones, decisiones y poder. apoderados, convenios, contratos, planos de proyectos, avisos y otros documentos con valor referencial.
3. La gestión de archivos de la empresa está a cargo del administrador de archivos de la sala de archivos de la oficina del director general.
4. Responsabilidades del administrador del fichero: Garantizar que los datos y documentos originales de la empresa y de los distintos departamentos estén completos, seguros, confidenciales y fáciles de utilizar.
5. Recolección y ordenación de datos
1. Los datos archivados de la empresa implementan los sistemas de “archivo trimestral” y “archivo anual”, es decir: el día cuatro, séptimo, décimo. y la segunda vez de cada año, enero y febrero de cada año, son los períodos de presentación de archivos de la empresa.
2. Durante el periodo de archivo, el archivero recogerá los datos originales que deban archivarse de cada departamento competente. Los gerentes de cada departamento deben cooperar y apoyar activamente.
3. Todos los materiales que deban archivarse oportunamente deberán ser archivados oportunamente por el archivero.
4. Cada departamento recibirá y enviará documentos e información de forma exclusiva, y determinará si los archiva según el nivel de confidencialidad de los documentos. Todos los documentos clasificados como confidenciales o superiores deben conservarse en su forma original en los archivos.
5. El administrador de archivos implementa el archivado y organización de archivos de acuerdo con el "Sistema de gestión de archivos de documentos" de la empresa.
VI.Clasificación y archivo de datos
1. La clasificación de los archivos empresariales se realizará de acuerdo con las disposiciones pertinentes del "Sistema de Gestión de Archivos Documentales".
2. Los archivos de la empresa se archivarán una vez al año.
7. Préstamo de archivos
1. El director general, el subdirector general, el director y el director de la dirección general pueden realizar los trámites de préstamo directamente a través del administrador de archivos cuando préstamo de archivos no confidenciales.
2. Cuando otro personal de la empresa necesite tomar prestado archivos no confidenciales debido a necesidades laborales, el gerente del departamento deberá solicitar un "Formulario de solicitud de archivo en préstamo" y presentarlo al director del gerente general. oficina para su aprobación.
3. El nivel de confidencialidad de los archivos de la empresa se divide en tres niveles: ultrasecreto, secreto y secreto. Se prohíbe el acceso a los archivos ultrasecretos, mientras que los archivos confidenciales solo se pueden leer en la sala de archivos. no se permite el préstamo; los archivos secretos deben revisarse y aprobarse. Se puede tomar prestado, pero el tiempo de préstamo no puede exceder las 4 horas. El préstamo de archivos confidenciales debe ser aprobado por el director general o el subdirector general responsable. Cuando el gerente general se encuentre ausente por asuntos oficiales, podrá encomendar la aprobación al subgerente general o al director de la gerencia general, la cual se llevará a cabo de acuerdo con el contenido del poder.
4. Los prestatarios de archivos deben hacer lo siguiente:
① Cuidar bien los archivos, mantenerlos limpios y ordenados, y no se permite ninguna alteración.
② Preste atención a la seguridad y la confidencialidad, y la reproducción, copia, préstamo y pérdida no autorizados están estrictamente prohibidos.
8. Destrucción de archivos
1. Ningún individuo o departamento de la empresa puede destruir archivos de la empresa sin permiso.
2. Cuando ciertos archivos alcancen el período de destrucción, el administrador del archivo completará el "Formulario de Aprobación para la Destrucción de Archivos de la Empresa" y lo presentará al director de la oficina del gerente general para su revisión y aprobación por parte del gerente general antes de la ejecución.
3. Todos los archivos clasificados deben ser destruidos con la aprobación del gerente general; los archivos generales deben ser aprobados por el director de la oficina del gerente general antes de ser destruidos.
4. El administrador de archivos debe verificar cuidadosamente los archivos de la empresa que han sido aprobados para su destrucción, y registrar y presentar el "Formulario de aprobación de destrucción de archivos de la empresa" aprobado y los archivos que se destruirán. El formulario de registro se conserva permanentemente.
5. Al destruir archivos de la empresa, la destrucción debe ser supervisada por una persona designada por el director general o el director general adjunto a cargo o el director de la oficina del director general.