¿Cómo analiza Shanghai Six Sigma Management Training Company los pasos de implementación de la fase de control?

1. Confirmar el desempeño de la mejora y comparar los resultados con las metas de mejora.

Los resultados de mejora pueden ser inferiores a los objetivos esperados del equipo del proyecto, o pueden ser generalmente consistentes con los objetivos esperados, o incluso superar las expectativas del equipo, aportando así mejores mejoras a todo el proceso. En la fase de control, los miembros del equipo deben identificar los factores clave que afectan la mejora del desempeño a partir de los diversos factores que afectan la implementación de la solución y establecer un sistema de control de procesos a largo plazo basado en estos factores clave, implementar el diseño de control, confirmar el control a largo plazo. capacidades del proceso a largo plazo y mejorarlo continuamente.

Lo más importante de la mejora continua de procesos es lograr la estandarización del proceso, es decir, una vez que el equipo del proyecto complete el trabajo de mejora, todos los pasos del proceso mostrarán una buena estabilidad. De esta manera, incluso después de que se disuelva el equipo del proyecto, las actividades de mejora pueden continuar según los pasos y el progreso originales. Durante la fase de control, para minimizar la variación del proceso, es necesario estandarizar varias condiciones operativas. La estandarización se refiere a la provisión unificada de especificaciones o instrucciones para procesos y especificaciones de materiales, piezas, equipos y productos, operaciones y servicios con base en los recursos reales de la empresa o los resultados de mejora. La experiencia demuestra que ya sean problemas y defectos en el proceso u obstáculos y accidentes encontrados en las actividades de mejora, el factor humano es el factor más importante. Los logros en la fase de mejora son significativos y emocionantes, pero también frágiles. Es difícil para el equipo del proyecto garantizar que sus esfuerzos no se desperdicien, pero mediante una gestión estandarizada, las variables de entrada y salida del proceso se pueden estabilizar en la mayor medida posible, de modo que se reduzcan las fluctuaciones del proceso y la salida sea estable. Al mismo tiempo, también se pueden acumular buenos métodos para mejorar las capacidades de aprendizaje organizacional y acumular fortalezas para el desarrollo posterior. Para lograr la estandarización, es necesario aclarar las funciones de cada departamento dentro de la organización y las responsabilidades de cada puesto dentro del departamento. En el proceso de operaciones del departamento, los procesos y métodos que se consideran buenos se pueden corregir mediante documentos y estándares de formulario, lo que puede mejorar la utilización de recursos y la eficiencia operativa de las operaciones del departamento, y reducir los errores y los costos operativos. Las operaciones estandarizadas, es decir, la mejor combinación de operadores y equipos para minimizar el desperdicio, tienen la siguiente importancia importante en el proceso de mejora de procesos:

① La probabilidad de encontrar la causa real del problema en el proceso es aumentado considerablemente;

②Reducir el costo de la mejora de la calidad. Las operaciones estandarizadas reducen las fluctuaciones del proceso, acortan el ciclo de mejora en cada etapa y reducen los costos;

(3) Resalta situaciones anormales y ayuda a resolver problemas. Si no se realizan operaciones estandarizadas, los métodos de trabajo serán variados y no se podrán distinguir situaciones normales y situaciones anormales, lo que se puede evitar mediante operaciones estandarizadas

④ Es más fácil capacitar a nuevos empleados; Debido a que todos los procedimientos operativos tienen documentos estandarizados, los nuevos empleados solo necesitan aprender los documentos, lo que ahorra mucho esfuerzo que sin documentos;

⑤ Mejorar la calidad. Las operaciones estandarizadas reducen la variación del proceso, por lo que la calidad mejora.

2. Establecer un mecanismo de respuesta rápida para ajustar rápidamente las estrategias, productos, servicios y procesos según los cambios en la información clave.

Después de identificar los factores clave que afectan la mejora del desempeño, registrar estos factores y actualizarlos y revisarlos en cualquier momento de acuerdo con el progreso de las actividades de mejora puede garantizar que las personas no se rindan lentamente a medida que pasa el tiempo o El equipo del proyecto se disuelve. Mejorar las actividades. Al reflejar los cambios en estos factores clave en forma de documentos, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:

(1) Los documentos deben ser fáciles de entender, claros y hermosos.

Demasiada jerga técnica puede aburrir a los no expertos ajenos al equipo. Si es necesario utilizar términos técnicos difíciles, se deberán adjuntar las definiciones y explicaciones correspondientes. Incluir imágenes y diagramas de flujo apropiados en el documento puede hacer que la información clave sea más clara, mientras que el énfasis clave, como espacios y flechas, hará que el documento sea más instructivo.

(2) El documento debe incluir métodos para controlar eventos inesperados que se desvíen de los objetivos de mejora del desempeño.

Aclara cómo descubrir y confirmar los factores que afectan la mejora del desempeño e indica qué contramedidas se deben tomar para los diferentes factores para garantizar que las actividades de mejora de procesos no se olviden pronto y garantizar la continuación de las actividades de mejora.

③ A medida que avanzan las actividades de mejora de procesos, los registros de documentos deben actualizarse y revisarse en cualquier momento.

Varios factores clave determinan el éxito de la mejora general del proceso, por lo que las partes clave del documento deben rastrearse y revisarse continuamente. Cuanto mayor sea el número de revisiones de documentos, mayor será el enfoque y el esfuerzo de la organización en las actividades de mejora de procesos, asegurando que los defectos o problemas de los procesos mejorados no vuelvan a ocurrir.

Sin duda, ocurrirán sorpresas con cualquier actividad de mejora de procesos. Estos factores clave que afectan la mejora del desempeño se registran por escrito o se guardan en formato electrónico en computadoras para establecer un mecanismo de respuesta rápida en la empresa para que la empresa pueda ajustar estrategias, productos, servicios y procesos de manera oportuna de acuerdo con los cambios en información clave. Un buen mecanismo de respuesta rápida debe incluir los dos aspectos siguientes:

① Primero, alerta temprana de problemas.

Debe haber estándares y objetivos claros en todas las etapas de las actividades de mejora. Una vez que ocurren desviaciones en las actividades de mejora, el equipo del proyecto puede tomar medidas correctivas oportunas cuando ocurran problemas.

②El segundo es la reparación de emergencia.

No es necesario reconsiderar y rediseñar todos los problemas en las actividades de mejora, pero las emergencias en las actividades de mejora requieren que el equipo las maneje y corrija de manera oportuna; de lo contrario, las actividades de mejora estarán cada vez más lejos de los objetivos. meta. En la etapa de control, el buen sistema de retroalimentación del cliente y el sistema de retroalimentación del mercado establecidos en la organización deben usarse para corregir accidentes y problemas en las actividades de mejora en cualquier momento.

Para un mejor control solemos utilizar la gestión visual para detectar a tiempo los problemas existentes. La gestión visual es el uso de herramientas visuales como logotipos, colores, etiquetas o marcas para simplificar el proceso de trabajo de modo que los problemas, anomalías y el estado de los residuos en el lugar de trabajo se puedan ver de un vistazo para poder descubrir tendencias adversas y tomar medidas. tomarse lo antes posible. En la fase de control, la gestión visual puede prevenir eficazmente la variación del proceso y mantener los resultados obtenidos en la fase de mejora. A través de la gestión visual, el lugar de trabajo se puede mantener limpio y ordenado, haciendo que el proceso de trabajo sea conciso y ordenado, previniendo defectos, reduciendo el desperdicio y mejorando la eficiencia.

3. Construir una cultura de gestión Six Sigma y establecer una organización que continúe promoviendo la gestión Six Sigma.

Una empresa exitosa no sólo debe tener una estructura de gobierno sólida, tecnologías centrales competitivas, emprendedores y equipos de gestión innovadores, sino también una cultura corporativa positiva y armoniosa. La cultura corporativa juega un papel cada vez más importante en el ascenso y caída de una empresa. Para las empresas que implementan la gestión Six Sigma, construir una cultura de gestión Six Sigma es la base ideológica para garantizar actividades de mejora continua de procesos. Los miembros del equipo deben integrar los conceptos de Six Sigma en la cultura corporativa y establecer una cultura que respalde las mejoras de Six Sigma.