¿Cuáles son los cuatro elementos centrales de los informes PPT?
En primer lugar, aclare el objetivo
En las actividades comerciales, PPT generalmente persigue efectos de expresión concisos y claros, ayudando así de manera efectiva a la comunicación. Pero PPT también tiene limitaciones. Sin comprender estas limitaciones, escribir un informe de texto extenso y dibujar tablas complejas en PPT: este tipo de PPT "superpoderoso" no solo es doloroso de hacer, sino que el resultado final suele ser "No puedo entenderlo en absoluto".
Entonces, ¿cuáles son las ventajas y limitaciones del PPT? Me di cuenta de que en los discursos de los empleados de empresas extranjeras a menudo se utiliza el inglés "Presentation" en lugar de este ambiguo "PPT". Lo busqué y descubrí que la explicación de "presentación" del diccionario de Wikipedia solo indica sus usos, capacidades, fortalezas y limitaciones.
Solo puedes enfrentarte a un tipo de público, se puede demostrar el contenido de un tema y solo puedes expresar los puntos clave para dejar una profunda impresión.
Con estos puntos, cuando hagamos PPT, naturalmente "convergiremos" y determinaremos fácilmente un objetivo más razonable. De esta manera no tendrás sesenta o setenta páginas tratando de discutir varios temas complejos en un solo documento.
En segundo lugar, el formato es razonable
Microsoft le dio al archivo PPT un nombre chino: documento de presentación. Como sugiere el nombre, sabes cómo usarlo.
Pero, de hecho, los archivos PPT tienen dos usos principales. Uno es para ayudar en la presentación de discursos en vivo y el otro debe enviarse directamente a la audiencia para su lectura. Para garantizar el efecto ideal, debemos elegir formas razonables para diferentes usos. Al hablar o leer directamente, considere los sentimientos de la audiencia y proporcione los detalles apropiados.
El PPT utilizado en el sitio del discurso debe servir completamente al discurso. Utilice más diagramas e íconos en lugar de texto. De esta manera la audiencia podrá mirarte y escucharte al mismo tiempo. Los discursos y las demostraciones funcionan mejor cuando se complementan entre sí. En este caso, el uso adecuado de efectos especiales, animación y otras funciones puede ayudarle a controlar el ritmo del discurso y también puede hacer que la presentación sea colorida y propicia para animar la atmósfera del discurso.
Si envía el PPT directamente a otras personas, asegúrese de reemplazar su discurso con un texto que sea lo más conciso pero claramente descriptivo posible para guiar a los lectores a comprender sus ideas. Todo el PPT y cada diapositiva que contiene deben tener un orden de lectura claro y altos requisitos lógicos. Esto puede garantizar que la audiencia pueda "seguirlo" y comprender lo que quiere decir cuando ve el PPT solo.
Y el uso de efectos especiales y animaciones en este PPT debe tener mucho cuidado. Debido a que estos efectos especiales pueden hacer que a los lectores les duelan los dedos al hacer clic con el mouse, también pueden hacer que el archivo PPT se vuelva más grande y difícil de enviar a través de la red.
Tercero, lógica clara
Como se mencionó anteriormente, la "simplicidad" es la razón por la cual PPT puede ser muy popular en actividades comerciales donde "el tiempo es dinero". Pero en el proceso de búsqueda de la simplicidad, es fácil para nosotros eliminar algunos puntos inconscientemente y la audiencia "no entenderá".
Si quieres asegurarte de que los puntos principales están completos, debes establecer una lógica clara y rigurosa. Hay dos métodos que son muy efectivos.
Primero, sigue la lógica estructural de la diapositiva. Por lo general, un archivo PPT contiene de 10 a 30 diapositivas, incluidas no solo la portada, la última página y la página de contenido, sino también la página de índice inmediatamente después de la portada para mostrar la estructura del contenido de todo el PPT. Debe haber páginas de capítulos (la portada de cada capítulo) para separar el contenido en diferentes etapas, hacer eco del índice y garantizar la coherencia general. Antes del final de la página, debe haber una página de resumen que guíe a la audiencia a través de los puntos clave y deje una impresión duradera. Cada página de contenido también debe cumplir estrictamente con la estructura jerárquica de título, subtítulo, cuerpo de texto, comentarios, etc. Además, no debería haber demasiados niveles estructurales y las relaciones deberían ser paralelas o progresivas. De lo contrario, no sólo el lector se mareará, sino que usted también puede marearse mientras habla.
La segunda es utilizar gráficos de análisis comunes. Este método es muy práctico cuando realmente tenemos algunas cuestiones inevitables y complejas que necesitan ser analizadas junto con la audiencia. Los diagramas de análisis FODA y los diagramas de análisis matricial que se ven comúnmente en situaciones comerciales pueden ayudarnos a eliminar la interferencia emocional, aclarar ideas, analizar intereses y encontrar soluciones. Usar este tipo de gráfico es como sacar una calculadora al hacer matemáticas. Es más fácil para el hablante expresar y para el oyente comprender y creer.
Cuarto, bonito y elegante
La presentación debe ser “hermosa”. Esto es lo que piensan muchos amigos cuando hacen PPT.
Pero creo que esta petición puede resultar un poco excesiva.
Siempre hay algunas personas en la vida diaria que son buenas disfrazándose. Del mismo modo, pocas personas tienen suficiente calidad estética para hacer que el PPT sea "hermoso". Todo el mundo persigue la "belleza", pero a menudo el resultado es que la ganancia no vale la pena perder.
De hecho, no hay necesidad de perseguir la "belleza", siempre que sea bella y generosa. En concreto podemos partir de dos aspectos: el color y la disposición.
Hay "colores estándar" en la paleta del software de oficina, que en realidad son el conjunto de colores más fácilmente aceptado por el público. Como trajes y corbatas. Puede que no sea deslumbrante, pero definitivamente es hermoso y generoso. Al elegir colores coincidentes, puede consultar la "Esquema de colores" de Office. El mismo "color", diferentes colores son adecuados para etiquetar diferentes contenidos. Se utilizan colores similares para distinguir contenido similar (por ejemplo, el título es negro y el subtítulo es gris).
Si cree que su "fatiga estética" es grave, también es un método muy rápido consultar PPT, material impreso, anuncios y páginas web con temas similares según la temática del contenido del PPT. quieres hacer. Pero recuerde: la gran mayoría de buenos diseños y combinaciones de colores son esquemas completos, ya sea imitando el diseño completo de una página o tomando prestado el esquema de colores general. Tomar un poco del este y arrojar un poco del oeste puede conducir fácilmente a efectos anodinos y contraproducentes.
Si sientes que no tienes ninguna "habilidad artística" en absoluto, entonces no pierdas el tiempo en esta área. Encuentre la papelería de su empresa, ¡a menudo las plantillas más simples y elegantes!
Personalmente, creo que al comprender los cuatro elementos anteriores, PPT básicamente puede satisfacer las necesidades de las situaciones comerciales.