PRINCE2 ¿Qué es PRINCE2 para la gestión de proyectos?
PRINCE2 bajo OGC fue promovido en 1996. No sólo es un procedimiento estándar para casi todos los tipos de proyectos en el Reino Unido, sino que ahora se ha convertido rápidamente en un estándar internacional. Muchas empresas de todo el mundo lo utilizan como método preferido para gestionar proyectos. Muchos proyectos fracasan por diversas razones, incluida la atención insuficiente a la validez del "caso de negocios" (por qué se lleva a cabo el proyecto), la atención insuficiente a la calidad, la planificación insuficiente, la falta de comunicación con las partes interesadas, los cálculos incorrectos de tiempo y costos, la falta de de supervisión y control, responsabilidades poco claras, etc.
No existe un único método de gestión de proyectos. Todos los que encargan el proyecto, lo gestionan y participan en el trabajo del proyecto tienen una visión diferente sobre cómo se debe organizar el proyecto y cuándo se debe completar. Desconocen sus responsabilidades, poderes y obligaciones por lo que surge confusión durante el proyecto.
Además, sin un enfoque de gestión de proyectos, los proyectos (especialmente los grandes) son difíciles de completar a tiempo y dentro del presupuesto. Un excelente método de gestión de proyectos, como Prince 2, guiará el proyecto para lograr sus objetivos a través de una serie de actividades visibles, bien gestionadas y estrictamente controladas. Una de las razones del rápido desarrollo de PRINCE2 es que muchas empresas se dan cuenta de que establecer estándares de gestión de proyectos adecuados para sus propias empresas es una tarea que requiere mucho tiempo y trabajo. Les lleva al menos entre 6 y 12 meses y miles de horas de trabajo establecer un método, y este es sólo el costo inicial. Luego tendrían que implementar el enfoque internamente y capacitar a todos los involucrados en el proyecto, lo que costaría lo mismo. Las personas capacitadas siguen avanzando y, cuando se incorporan nuevos empleados, es necesario empezar a formar a los nuevos empleados desde el principio.
Es muy atractivo adoptar los estándares de mejores prácticas existentes y adaptar el ahorro de costos para satisfacer las necesidades de su organización. PRINCE2 proporciona un conjunto de estándares que se pueden ajustar fácilmente para que los utilicen los clientes, pero lo más importante es que establece un mecanismo de examen maduro basado en los estándares PRINCE2, lo que permite a las personas obtener calificaciones PRINCE2.
En la actualidad, decenas de miles de personas en todo el mundo han obtenido certificados de practicante de PRINCE2, formando así un círculo virtuoso: cuantas más personas realicen el examen PRINCE2, mayores serán los beneficios para las organizaciones que adopten PRINCE2; Cuanto más instituciones lo adopten PRINCE2 y, con suerte, obtengan una calificación, más personas usarán PRINCE2. Hay muchos beneficios al usar PRINCE2. Además de ser reutilizable, escalable y extremadamente flexible, se construyó con la ayuda de cientos de gerentes de proyectos experimentados que resumieron sus años de experiencia práctica y conocimientos acumulados. PRINCE2 se desarrolló en 1989 y se ha mejorado continuamente desde entonces. Contiene mejores prácticas comprobadas en el campo de la gestión de proyectos, es ampliamente reconocido y comprendido y proporciona el mismo lenguaje para todos los participantes del proyecto.
PRINCE2 fomenta una delimitación clara de roles y responsabilidades dentro de un proyecto, centrándose en el proyecto entregado y definiendo el por qué, el cuándo y los usuarios del proyecto. Al utilizar PRINCE2, los gerentes de proyectos pueden establecer un alcance de autoridad apropiado y dividir el proyecto en fases manejables utilizando definiciones detalladas de autorizaciones, permisos y canales de comunicación para desarrollar un plan preciso. Durante el proceso de aprobación del proyecto, el director del proyecto también tiene acceso a recursos de apoyo de la alta dirección, proporciona informes informativos periódicos a la dirección y minimiza las reuniones con la alta dirección y las partes interesadas, realizando reuniones sólo en puntos clave del proyecto. PRINCE2 utiliza una serie de procesos para describir qué sucede con un proyecto y cuándo. Estos procesos cubren todas las actividades desde el inicio del proyecto hasta su finalización y pueden reducirse y adaptarse para satisfacer las necesidades individuales.
Estos procesos se basan en una serie de componentes del proyecto.
Estos componentes representan todos los aspectos del proyecto, como la presentación comercial, la gestión de calidad, la gestión de riesgos y el control de cambios para garantizar que el producto final "se ajuste a los requisitos".
Crown Copyright 2005 PRINCE2 es ampliamente utilizado y aplicado. Durante los últimos 65.438 02 meses, más de 60.000 personas han realizado el examen PRINCE2 Foundation o Practitioner. Ahora más de 2.000 personas realizan el examen cada semana.
En la actualidad existen 142 organizaciones de formación acreditadas (ATO) en 15 países y 480 formadores certificados que imparten formación en todo el mundo. De Australia, Bélgica, Bolivia, China, Checoslovaquia, Dinamarca, Finlandia, Francia, Alemania, China, Hong Kong, Hungría, India, Italia, Kenia, Nueva Zelanda, Polonia, Portugal, Rusia, Sudáfrica, España, Suecia, Suiza, China Personas de la provincia de Taiwán, Uganda, los Emiratos Árabes Unidos, el Reino Unido y el Reino Unido ya han realizado el examen PRINCE2.
El examen se puede realizar en 9 idiomas además del inglés, incluidos árabe, chino, japonés, malayo/indonesio, tailandés, vietnamita, filipino, polaco y gaélico.
El "Manual de Prince 2" está actualmente disponible en inglés, chino, danés y japonés, y se está traduciendo al holandés, francés, alemán y polaco. El glosario de PRINCE2 ha sido traducido a 15 idiomas. La Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA) ha establecido un estándar reconocido internacionalmente basado en líneas base de competencia internacionales que ha sido traducido a varios idiomas por sus asociaciones nacionales. Esta es la base del Certificado IPMA Nivel 4 y se ha promovido en todo el mundo. Afortunadamente, PRINCE2 es muy consistente con este estándar.
La Guía del Sistema de Conocimiento de Gestión de Proyectos (Guía PMBOK) del American Project Management Institute (PMI) es la suma de conocimientos de la industria de la gestión de proyectos. Muchas instituciones la utilizan como base para aprender la profesión de gestión de proyectos. . PRINCE2 es un método líder de gestión de proyectos que proporciona principalmente mecanismos para establecer procesos de proyectos, ejecutar proyectos y finalizar entregas de proyectos.
Aunque la terminología utilizada es algo diferente, PRINCE2 y PMBOK son altamente compatibles y se complementan entre sí. La adopción de PRINCE2 puede fortalecer la implementación efectiva de los estándares del PMBOK, establecer una atmósfera sólida para el proyecto y proporcionar métodos más efectivos para la propuesta, operación y finalización del proyecto.
PRINCE2 es una marca registrada del Departamento de Comercio del Gobierno Británico.
PMBOK es una introducción a la marca registrada del Project Management Institute (PMI).
PRINCE2 es un método de gestión de proyectos reconocido desde hace mucho tiempo que se utiliza ampliamente en el sector público británico y también se ha convertido en un método de aplicación de facto en empresas privadas. Desarrollado en 1989, PRINCE2 es un método estructurado de gestión de proyectos que su propietario, OGC (Oficina de Comercio del Reino Unido), mejora continuamente basándose en encuestas y comentarios de los usuarios. Desarrollado originalmente para la industria de TI, PRINCE2 ha evolucionado hasta convertirse en un método de gestión universal para proyectos de todos los tamaños y dominios. PRINCE2 es mundialmente conocido y ampliamente utilizado. El manual de Princess 2 ha sido traducido a muchos idiomas.
El uso de PRINCE2 es gratuito; aunque el nombre y el contenido están protegidos por derechos de autor, los usuarios pueden hacer referencia a este enfoque en sus proyectos y no se limitan a consultores específicos y servicios relacionados.
Principios básicos de PRINCE2
El riesgo que enfrentan muchos proyectos es que una vez que entran en su ciclo de vida, no podrán adaptarse a los cambios en el entorno y, por lo tanto, no cumplirán los resultados requeridos. A menudo continúan proyectos, desperdiciando recursos, cuando las razones para crearlos ya no existen. PRINCE2 siempre mantiene una dirección clara basada en una serie de principios para garantizar que el resultado final de entrega realmente satisfaga las necesidades del cliente.
Prince 2 utiliza una serie de procesos para describir el tiempo y las cosas que suceden en un proyecto. Estos procesos cubren todas las actividades desde el inicio del proyecto hasta su finalización y pueden reducirse y adaptarse para satisfacer las necesidades individuales.
Estos procesos se basan en una serie de componentes del proyecto.
Estos componentes representan todos los aspectos del proyecto, como la presentación comercial, la gestión de calidad, la gestión de riesgos y el control de cambios para garantizar que el producto final "se ajuste a los requisitos".
Proyectos Prince 2 En un entorno de cliente/proveedor, las partes interesadas y la alta dirección participan en las decisiones importantes para garantizar que el proyecto pueda continuar alcanzando sus objetivos esperados.
La "gestión por excepción" es un principio importante de PRINCE2. Esto garantiza que los ejecutivos puedan participar verdaderamente en el proyecto sin importar cuán ocupados estén. Este es un problema al que los gerentes de proyectos se han enfrentado en el pasado. El proceso detallado de PRINCE2 proporciona una estructura organizativa. El director del proyecto es responsable del trabajo de gestión diario y las partes interesadas relevantes participan efectivamente en el proceso de toma de decisiones y brindan las sugerencias correspondientes.
Prince 2 proporciona una interfaz para la gestión de grandes proyectos y está diseñado para permitir que los proyectos cumplan con los requisitos de los estándares de gestión de calidad actualmente reconocidos.
Otros métodos de planificación comunes pueden complementar PRINCE2, ayudando al director del proyecto a organizar sus esfuerzos de gestión, proporcionar valor añadido al entorno del proyecto y evitar que los proyectos funcionen en el vacío durante la entrega de los beneficios empresariales esperados.
Proceso PRINCE2
PRINCE2 proporciona un modelo de proceso nítido y ajustable. Los ocho procesos de gestión y sus respectivos subprocesos proporcionan un marco de trabajo estable y canales de comunicación para todas las partes involucradas en el proyecto. Estos procesos se pueden aumentar o disminuir según las necesidades del proyecto, y el nivel de formalidad de los resultados también puede ser diferente.
Crown Copyright 2005
Las funciones importantes de los procesos principales de PRINCE2 se pueden resumir de la siguiente manera:
La dirección del proyecto (DP) es un proceso muy importante que define las Responsabilidades del Comité de Dirección del proyecto. Garantiza que el comité de gestión del proyecto sea en última instancia responsable del caso de negocio y haga recomendaciones al director del proyecto y a la alta dirección cuando sea necesario.
El proceso de Preparación del Proyecto (SU) puede tomar su forma según las necesidades del proyecto. Este proceso aclara una pregunta fundamental: "¿Es nuestro proyecto factible y valioso?"
El inicio del proyecto es el primer proceso verdadero del proyecto. Establece una base sólida para el proyecto y, junto con la dirección del proyecto, adquiere * * conocimiento de los objetivos, riesgos y calidad esperada del producto.
La fase de control de fase (CS) incluye las actividades de gestión diaria del director del proyecto.
El proceso de Gestión de Entrega de Producto (MP) incluye el trabajo de fabricación y preparación del producto real de acuerdo con los estándares de calidad de la descripción del producto.
La gestión de límites de etapa (SB) juega un papel importante en la evaluación del valor actual de un proyecto y ayuda a determinar si el caso de negocio aún es viable.
El cierre del proyecto (CP) garantiza que el cierre del proyecto, los planes de acción de seguimiento necesarios y las revisiones posteriores al proyecto puedan controlarse de manera efectiva.
Un plan de proyecto (PL) describe los pasos repetidos para planificar y reorganizar un proyecto. Al utilizar técnicas de planificación basadas en productos, se garantiza que los planes se puedan desarrollar en función de los resultados deseados. Planificación de proyectos, orientación de proyectos, preparación de proyectos, fase de inicio de proyectos, fase de control, gestión de límites, cierre de proyectos, gestión de entrega de productos.
Ingredientes
PRINCE2 abarca muchos aspectos importantes de la gestión de proyectos.
PRINCE2 cree que el caso de negocio es el resultado de la ejecución del proyecto y la razón económica para su implementación. El caso de negocio está vinculado a la estrategia de la empresa y se actualiza durante todo el ciclo del proyecto. PRINCE2 divide los proyectos en diferentes fases para permitir una revisión periódica del caso de negocio y cualquier cambio. La responsabilidad del caso de negocio está por encima de la estructura organizativa, lo que refleja su importancia en PRINCE2.
PRINCE2 proporciona una estructura organizativa flexible que consta de una variedad de roles bien definidos que pueden asignarse a una persona, a varias personas o compartirse con todos. PRINCE2 proporciona un vínculo importante entre los directores de proyectos y las partes interesadas clave al garantizar que los intereses comerciales, proveedores y usuarios estén representados en el comité de gestión del proyecto. El Project Manager, que representa los intereses comerciales y del cliente, encabeza el Consejo de Gestión del Proyecto y es designado como el propietario final de la presentación comercial en PRINCE2.
De esta manera, el director del proyecto puede obtener el apoyo de la dirección pertinente para superar las dificultades y, al mismo tiempo, la alta dirección siempre puede prestar atención a la viabilidad y la dirección correcta del proyecto en curso. La tarea de aseguramiento del proyecto es examinar el proceso del proyecto en comparación con los intereses de las tres partes en el comité de gestión del proyecto (empresas, usuarios y proveedores) y realizar los cambios necesarios de manera oportuna para garantizar que la calidad del producto final cumpla con los requisitos. las expectativas del cliente.
Promover la "Gestión de excepciones" mediante el uso de varios métodos de control en PRINCE2. Al definir las desviaciones permitidas, PRINCE2 le brinda al gerente del proyecto la flexibilidad para manejar los problemas por su cuenta y le proporciona un canal de escalada para buscar ayuda de la junta de gestión del proyecto cuando los problemas exceden las desviaciones permitidas especificadas. PRINCE2 también otorga control al comité de gestión del proyecto para garantizar que el proyecto siga los procesos acordados y que las acciones correctivas necesarias se tomen de manera oportuna. Al utilizar el plan en todos los niveles, se negocian líneas de base y los incidentes importantes se pueden revisar en consecuencia.
La calidad es el concepto central de PRINCE2. El camino de calidad PRINCE2 recorre todos los procesos para garantizar que el resultado final cumpla con los estándares de calidad especificados y que el producto terminado se inspeccione mediante inspección o revisión. La gestión de la configuración se considera un aspecto importante del control de calidad y ayuda en la gestión de las versiones del producto. Debido a que todos los proyectos enfrentarán cambios que afectan sus tendencias de desarrollo, como cambios en la estrategia corporativa u otros eventos fuera del proyecto, PRINCE2 otorga gran importancia a la gestión de riesgos y crea vínculos importantes con el control de cambios. PRINCE2 proporciona técnicas para controlar este cambio. A través de la estrecha cooperación de la gestión de riesgos, la gestión de calidad y el control de cambios, garantizar que aquellos factores externos o internos que tienen un impacto en la calidad del proyecto o del producto puedan identificarse y analizarse para que se puedan tomar las medidas preventivas adecuadas para garantizar que estas medidas preventivas se basan en los riesgos para el producto final y se determina el impacto en la calidad. .
Además de procesos y componentes, PRINCE2 también ofrece otras tecnologías como planificación basada en productos y auditorías de calidad. Pero no explica qué tecnología apropiada elegir para un proyecto específico, dejándolo en manos de los propios usuarios.