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4.1 Control de los formularios de registro:

4.1.1 Los organizadores de los documentos de procedimiento relevantes de cada departamento deben diseñar el formulario de registros de acuerdo con las necesidades reales y de acuerdo con los requisitos pertinentes. productos y actividades Las características deben recibir nombres apropiados para que los usuarios puedan captar el tipo de información. Luego, el departamento de control de documentos los numerará uniformemente según el "Administrador de documentos" y los organizará en la "Lista de documentos".

4.1.2 Los formularios de registro utilizados por cada departamento deben ser la última versión válida y ser revisados ​​periódicamente por el Departamento de Control Documental. Si es necesario cambiar, agregar o eliminar los documentos de cada departamento, el organizador debe notificar al personal correspondiente del Departamento de Control de Documentos para que la lista de documentos pueda actualizarse de manera oportuna. El Departamento de Control de Documentos puede conservar los válidos y más recientes. versión de los formularios de registro correspondientes.

4.2 Índice de registros

Para referencia de registros futuros, el diseñador del formulario debe establecer una columna de número de índice del formulario para que el autor la complete.

4.3 Recopilación y llenado de registros

4.3.1 Los registros deben completarse según el formato diseñado y todos los lugares de firma deben estar firmados.

4.3.2 Todo el llenado de registros debe ser claro y completo.

4.3.3 Todos los registros deben escribirse con bolígrafo o bolígrafo, y los registros completados no deben alterarse ni utilizar doble guión en la parte modificada, y completar los cambios anteriores; y haga que la persona que realizó el cambio firme/selle e indique la fecha.

4.4 Preservación de registros

4.4.1 El departamento de control de documentos debe organizar una lista de documentos para registrar los números de índice relevantes y estipular el departamento de almacenamiento y el período de cada documento.

4.4.2 El departamento que realiza los registros debe clasificarlos y archivarlos por naturaleza o fecha.

4.4.3 Cuando sea necesario encuadernar y guardar registros, el nombre y el rango del número de índice del registro deben indicarse en la portada.

Procedimiento de Control y Gestión de Registros Número de Documento: FJD-PR-002-1.0

Fecha de Vigencia: 15 de marzo de 2005.

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4.4.4 La preservación de los registros debe considerar el entorno, la naturaleza y la importancia de los registros para evitar su daño, deterioro y pérdida.

4.4.5 Los registros no deben mantenerse mediante fax térmico.

4.5 Uso de registros

4.5.1 El departamento de mantenimiento de registros debe prohibir el préstamo a personal no relacionado y no autorizado.

4.5.2 Las solicitudes de lectura o copia realizadas por personas ajenas deberán ser aprobadas por el responsable del departamento.

4.6 Destrucción de registros

4.6.1 Los registros caducados e inválidos deben destruirse con la aprobación del jefe del departamento.

4.6.2 Especificar el período de retención de los registros

El organizador de los documentos procesales relevantes debe especificar el período de retención de los registros al organizar el formulario. El período de almacenamiento debe basarse en los siguientes principios:

a) Los artículos y el período de almacenamiento deben seguir el principio de cantidad mínima.

b) La vida útil en almacenamiento no debe ser inferior a la vida útil del producto.

c) Regulaciones del cliente: Cuando los períodos de almacenamiento del cliente y los nuestros son diferentes, el operador o el personal relevante debe negociar con el cliente antes de aceptar el pedido.

d) La unidad de certificación o la división temporal de la revisión y certificación periódica.

A ver si funciona. Todavía hay que considerar algunas cosas~ ~