Experiencia de aprendizaje en Office
1. Imprima varios correos electrónicos en una página.
La combinación de correspondencia de Word se puede utilizar para procesar e imprimir correos electrónicos por lotes. Muchas veces, nuestros correos electrónicos son cortos, ocupando sólo unas pocas líneas de espacio. Pero cuando imprimimos, también necesitamos utilizar una página completa, lo que resulta en una velocidad de impresión lenta y un desperdicio de papel. La razón de esto es que hay un "salto de sección" entre cada correo electrónico, de modo que el siguiente correo electrónico se asigna a otra página. ¿Cómo imprimir varios correos electrónicos cortos en una página? En realidad es muy simple. Primero combine los datos y los documentos en un nuevo documento y luego reemplace todos los saltos de sección (B) en el nuevo documento con saltos de línea manuales (L) (tenga en cuenta que la letra minúscula L en inglés aquí no es el número 1). El método específico es utilizar el comando buscar y reemplazar de Word, ingresar "b" en el cuadro "Buscar qué" del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, ingresar "l" en el cuadro "Reemplazar con" y hacer clic en "Reemplazar todo". Luego, puede imprimir varios correos electrónicos en una página.
2. Fusionar correos electrónicos con diferentes contenidos al mismo tiempo.
A veces necesitamos enviar correos electrónicos con aproximadamente el mismo contenido a diferentes destinatarios, pero existen algunas diferencias. Por ejemplo, en el "Boletín de calificaciones de desempeño estudiantil" enviado a los padres, se escriben diferentes contenidos en diferentes boletas de calificaciones según el puntaje total del estudiante. Los estudiantes con una puntuación total de 290 o superior escribirán "Calificado como modelo de aprendizaje" al final del expediente académico (a la derecha en la Figura 1), mientras que para otros estudiantes, esta oración no se incluirá en el expediente académico (a la izquierda en la Figura 1). ). ¿Cómo fusionar diferentes correos electrónicos con el mismo documento principal y fuente de datos? En este caso, se utilizará Insertar campo de palabra. Inserte "si"...entonces...de lo contrario (yo)..." En el "Campo Insertar palabra", deben aparecer diferentes palabras en el correo electrónico. Tome "Transcripción académica del estudiante" como ejemplo. El método específico es inserte el punto de inserción Colóquelo al final del documento principal, haga clic en "Insertar campo de Word" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia, seleccione "si... entonces... si no (I)..." en el menú de nivel inferior y complete el cuadro de diálogo que aparece como se muestra en la información de la Figura 2, haga clic en "Aceptar".
3.* * *Disfrute de varias fuentes de datos
Además de las fuentes de datos. Creado por Word, la combinación de correspondencia también puede utilizar muchos datos, como libros de Excel, bases de datos de Access, archivos de consulta, archivos Foxpro, etc. Mientras existan estos archivos, no es necesario crear nuevas fuentes de datos durante la combinación de correspondencia. Es necesario abrir estas fuentes de datos y usarlas directamente. Cabe señalar que cuando se utilizan libros de Excel, el archivo de datos debe estar en formato de base de datos, es decir, la primera línea debe ser el nombre del campo y no debe haber líneas en blanco. en el medio de la fila de datos. Esto puede compartir diferentes datos, evitar la duplicación del trabajo y mejorar la eficiencia de la oficina.
4. Categorizar
Usar las "Opciones de consulta" en. Con el Asistente para combinar correspondencia, puede filtrar registros y combinarlos de forma selectiva u ordenar registros simultáneamente para tenerlos en cuenta y mejorar la eficiencia de su oficina.