Selección de software para una oficina
La aplicación de sistemas OA para implementar la automatización de oficinas se ha convertido en un medio importante para que muchas empresas e instituciones fortalezcan la gestión interna y mejoren la eficiencia y la calidad de la oficina. Sin embargo, muchas unidades caen en varios malentendidos en el proceso de elección de sistemas OA. Aquí he enumerado diez malentendidos representativos de los que los usuarios pueden aprender.
Mito 1: Desarrollar usted mismo
Desarrollar OA usted mismo puede satisfacer mejor sus propios requisitos y puede actualizarse y mantenerse en cualquier momento. Es altamente controlable y puede evitar ser engañado. , pero ¿en realidad?
En primer lugar, el sistema OA ha involucrado cada vez más disciplinas y tecnologías, incluyendo computadoras, comunicaciones, redes, gestión y comportamiento, multimedia, bases de datos, gráficos e imágenes, etc. Es un sistema que requiere la integración de varios talentos en ingeniería de equipo ya es muy difícil de lograr para uno o unos pocos programadores comunes;
En segundo lugar, los programadores dentro de la unidad están restringidos por sus industrias y puestos y no pueden comprender los últimos conceptos de gestión. y las tendencias de desarrollo simplemente imitando y clonando los sistemas OA en el mercado y los procesos de oficina de su propia unidad no pueden lograr realmente el propósito de mejorar los niveles de gestión;
En tercer lugar, los ajustes frecuentes al sistema OA afectarán seriamente. el rápido dominio de los empleados y el funcionamiento normal se utilizan para extender el período de integración;
Finalmente, desarrollar un sistema OA requiere mucha mano de obra, recursos materiales, recursos financieros, gestión y costos de tiempo. El costo integral mínimo es de decenas de miles de yuanes y muchos requieren cientos de miles de dólares, obviamente la ganancia supera la pérdida.
Por lo tanto, a excepción de algunas empresas muy grandes y unidades sensibles, se recomienda que las empresas comunes no necesiten desarrollarlo por sí mismas.
Mito 2: Cuantas más funciones, mejor
Mientras estés dispuesto a pagar, las funciones del software se pueden ampliar infinitamente, pero ¿es esto necesario para ti?
En primer lugar, es fácil provocar funciones inactivas y sistemas vacíos.
En segundo lugar, cuanto más completas son las funciones, más complejo es el sistema y más difícil de usar; , y más problemático es mantener;
Nuevamente, más funciones, más precio, demasiada inversión única;
Finalmente, los costos del servicio aumentan considerablemente, aumentan los riesgos ocultos, e incluso la aplicación se abandona a mitad de camino.
Al comprar un sistema OA, debe considerar sus necesidades reales y su asequibilidad. Si toma la aplicabilidad como punto de partida, elimine resueltamente aquellas funciones "insípidas" que son prescindibles y tienen bajas tasas de utilización. Elija un sistema con funciones compactas que satisfaga sus necesidades principales y que sea económico y fácil de desarrollar.
De hecho, en lo que respecta a las funciones de OA, el 80% del contenido es el mismo, pero la profundidad de la aplicación es diferente. Por cada aumento del 10% en la funcionalidad OA, el precio aumentará al menos entre un 100% y un 300%. Los gerentes deben ver si necesitan pagar mucho más por el 20% restante.
Cabe señalar que para satisfacer las características "pequeñas pero completas" de los clientes de pequeñas y medianas empresas, algunos OA integran módulos funcionales como personal, clientes y finanzas. Estos módulos a menudo ". lucir hermosa". No puede reemplazar el software de administración profesional y solo puede realizar el trabajo más simple de grabación y copia de seguridad.
Mito 3: Cuanto más caro, mejor
Cuanto más caro sea el sistema OA que elijas, ¿menos problemas pueden ocurrir?
En primer lugar, el principio fundamental para juzgar si un sistema OA es bueno o no no es mirar su precio, sino ver si es adecuado para usted.
En segundo lugar; , cuanto mayor sea el precio, mayor será la inversión y la carga. Cuanto más pesado sea el producto, mayor será el riesgo;
En tercer lugar, elegir productos de marca caros en realidad equivale a pagar tarifas de publicidad al fabricante;
Finalmente, es posible que el producto no se comercialice, pero los desarrolladores aún no tienen ninguna ventaja de costos si lo hacemos de acuerdo con el proyecto.
Una vez vi que una pequeña empresa valoraba su OA en 360.000 yuanes en su sitio web, pero el vendedor ni siquiera podía explicar claramente sus funciones. Después de probarlo en línea, fue un completo desastre. Esto advierte a los compradores que mantengan los ojos abiertos y no sean supersticiosos acerca de "obtienes lo que pagas" y tengan cuidado de ser estafados por los especuladores.
Para unidades pequeñas y medianas, creo que los sistemas OA con un precio de alrededor de 10.000 yuanes son los más rentables porque tienen la mejor combinación de funcionalidad, estabilidad y precio. Por ejemplo, NeoXtron OA no solo satisface las necesidades diarias de la oficina, sino que también realiza la gestión colaborativa del flujo de información, el flujo de trabajo y el flujo de conocimientos. También tiene usuarios ilimitados y fáciles de usar, gestión de permisos, cliente simple, flujo de trabajo personalizado y. Servicios gratuitos de por vida y otras funciones, aunque el precio es de solo 7200 yuanes, estas funciones son muy adecuadas para unidades pequeñas y medianas.
Mito 4: Cuanto más bajo sea el precio, mejor
El precio bajo es ciertamente algo bueno, pero si es tan bajo como menos de 4.000 yuanes, es cuestionable. ¿Hay algo sospechoso en ello?
En primer lugar, cuestiones de calidad. Este tipo de OA de precio extremadamente bajo es desarrollado principalmente por pequeñas empresas e individuos, o lo obtienen individuos de sus empresas originales después de dejar sus trabajos. La estabilidad, capacidad de actualización, derechos de autor, etc. del producto no están garantizados;
En segundo lugar, los costes ocultos. Algunos programas parecen baratos, pero tienen un límite en el número de usuarios. Por ejemplo, cierto software OA se cotiza a 5.800 yuanes, pero sólo admite 20 usuarios iniciales. Además, cada 10 usuarios adicionales deben pagar 2.000 yuanes. unidad con 50 personas costará 11.800 yuanes. Hay tarifas de usuario más altas que esta.
Finalmente, está el tema del servicio. Este tipo de software generalmente no puede proporcionar servicios confiables e incluso si brinda servicios, requiere tarifas de servicio elevadas. Los servicios de software están integrados con los productos y las cotizaciones de software deben incluir una tarifa de servicio de seguimiento razonable. De lo contrario, los intereses de los usuarios no podrán protegerse de manera efectiva y las tarifas de servicio se convertirán en un pozo sin fondo.
Recuerde, una cotización demasiado baja a menudo hace perder las funciones y servicios de la aplicación de software y es irresponsable con el cliente.
Existen muchas razones por las que los productos se venden a precios inferiores a los normales, como competencia feroz, hacerse con el mercado, competir por usuarios, el producto acaba de ser lanzado o se está preparando para retirarse del mercado, etc. Esto requiere que los usuarios no codicien lo barato y, en última instancia, dañen sus propios intereses.
Mito 5: Cuanto más transparente, abierto y gratuito sea el sistema, mejor
¿La oficina online pretende que todo sea transparente, abierto y gratuito?
La apertura debe ser relativa. Si todos los empleados pueden navegar libremente en línea por los datos financieros de la empresa, la información de los clientes, la información de costos, los procesos de fórmulas y otros documentos importantes, fácilmente se producirán fugas y se traerán consecuencias imprevistas para la empresa. Pérdidas estimadas.
Para resolver la contradicción entre apertura y confidencialidad, un buen sistema OA permite a los usuarios establecer permisos fácilmente, lo que no solo facilita la gestión unificada de varios archivos en el sistema sino que también garantiza la seguridad que los administradores pueden configurar. permisos según sus posiciones. Establezca diferentes permisos de acceso para los empleados. Solo aquellos con los permisos correspondientes pueden ver estos materiales, y otros no. La solución del sistema OA de IBM está integrada con software y hardware y tiene mayor seguridad.
Mito 6: El sistema debe ajustarse completamente al modelo de oficina de la unidad
Si alguien dice que está buscando un sistema que se ajuste completamente a su propio modelo de oficina, entonces yo Quiero preguntar: ¿Cuál es el valor de un sistema así y dónde?
En primer lugar, el software debe reflejar sus propias ideas y características, porque ese es el papel del software y la encarnación de su valor.
En segundo lugar, el sistema OA no; trasladar las oficinas tradicionales a Internet integra conceptos de gestión avanzados y actitudes laborales positivas, y encarna un nuevo estilo de oficina;
En tercer lugar, la apertura, la equidad y la transparencia de OA afectarán los intereses privados de algunas personas y causarán. que resistan.
Debido a que el sistema OA es una transformación del antiguo modelo, tendrá algunos conflictos con los viejos hábitos de oficina y el pensamiento inercial, y debe haber un período de integración. Esto requiere que la unidad innove activamente. valiente en el cambio, y comenzar desde conceptos y eliminar lo viejo y poner lo nuevo en acción.
Por lo tanto, debe elegir aquellos productos OA que tengan ideas de gestión avanzadas y puedan promocionar productos OA. En lugar de perseguir ciegamente sus propios hábitos de uso y simplicidad de uso, también debe adaptarse activamente al software debido a la promoción. Gestionar el progreso es el objetivo final del software de aplicación.
Para permitir a los usuarios trabajar sin problemas. Los excelentes sistemas OA permiten a los usuarios personalizar los flujos de trabajo, resolviendo el conflicto entre el modelado de software y la personalización de unidades.
Mito 7: Lo que desarrollan las grandes empresas debe ser bueno
Lo que desarrollan las grandes empresas no es necesariamente bueno. Incluso si es bueno, ¿es realmente adecuado para usted?
En primer lugar, existen especializaciones en la industria técnica. Las grandes empresas pueden mejorar cierto software o hardware, pero es posible que no puedan hacer bien OA porque son conceptos diferentes.
En segundo lugar, las grandes empresas El precio de los sistemas OA desarrollados por empresas es sorprendente, a menudo varias veces o incluso docenas de veces mayor que el del OA ordinario;
En tercer lugar, la tecnología y los conceptos de desarrollo de los sistemas OA se están volviendo cada vez más caros. Cada vez más maduro, muchas empresas han desarrollado excelente software OA.
Finalmente, los sistemas OA desarrollados por grandes empresas son más adecuados para grandes empresas, porque la versión utilizada por las pequeñas y medianas empresas debe tener las características. de las pequeñas y medianas empresas, incluyendo estructura, función, proceso, mantenimiento, etc.
Por el contrario, los sistemas desarrollados por empresas que no son muy grandes pueden resultar más prácticos porque tienen un conocimiento más directo y profundo de las pequeñas y medianas empresas.
Mito 8: Elegir un software OA para mejorar completamente la gestión
La gestión de la unidad es caótica ¿Se puede solucionar el problema a través de un software?
En primer lugar, la gestión es caótica porque no existe un proceso estandarizado y los procesos estandarizados deben ser formulados por personas, y luego el proceso se puede ejecutar de manera efectiva con la ayuda del sistema OA; >
En segundo lugar, OA es una herramienta que no tiene iniciativa subjetiva. Las cuestiones más importantes en la gestión, como la motivación, el análisis, la toma de decisiones, etc., deben ser completadas por las personas;
En tercer lugar, el papel de OA es mejorar la eficiencia de la oficina y la calidad de toda la unidad, liberando a las personas de trabajos de bajo nivel para manejar los asuntos centrales.
Por lo tanto, es incorrecto considerar que el papel de OA es demasiado bajo o demasiado alto. Sólo mejorando la calidad del personal en toda la unidad, especialmente la calidad de los líderes, se puede mejorar completamente el nivel de gestión. Por supuesto, esto no significa que la gestión deba perfeccionarse antes de aplicar OA. Los roles de OA y de las personas deben complementarse y promoverse mutuamente.
Mito 9: Un paso para hacerlo bien, de una vez por todas
¿Puede un solo paso hacerlo bien de una vez por todas?
En primer lugar, el desarrollo empresarial no se logrará en un solo paso. El personal, la escala, el sistema, el pensamiento, la cultura, etc. se ajustan y mejoran constantemente.
En segundo lugar, el producto; el desarrollo no se logrará en un solo paso, la tecnología de las aplicaciones, los módulos funcionales y los conceptos de gestión cambian cada día que pasa y deben actualizarse en todo momento;
En tercer lugar, el desarrollo social no se logrará en un solo paso. paso, y el progreso social avanzará a pasos agigantados, ya sea por innovación o por eliminación.
Cualquier software satisface las necesidades del presente e incluso del futuro, y no se puede hacer de una vez por todas. No existe el mejor software, sólo un mejor software. Sólo manteniendo la mejora continua podemos mantener ventajas continuas. Por lo tanto, al elegir software, debe elegir aquellos que sean fáciles de ampliar y actualizar.
Mito 10: Un buen sistema OA no requiere ningún servicio
Los servicios son caros y problemáticos ¿Buscar un OA perfecto puede ahorrarle muchos problemas?
En primer lugar, comprar software es sólo el primer paso. El verdadero trabajo radica en la aplicación. Este es un proceso a largo plazo y es imposible hacerlo bien sin un servicio confiable. >En segundo lugar, el sistema OA se desarrolla rápidamente y la denegación de servicio también niega la oportunidad de mejora continua y liderazgo continuo;
En tercer lugar, el nivel técnico del personal de mantenimiento de la propia unidad es difícil de satisfacer las necesidades del desarrollo tecnológico. .
De hecho, a largo plazo, los servicios de los proveedores de software son más profesionales y los riesgos y costos son menores. Muchas grandes empresas conocidas han subcontratado servicios de TI, lo que demuestra que todavía vale la pena. haciendo.
En resumen, existen cinco criterios principales para elegir OA, que son conceptos avanzados, funciones aplicables, facilidad de uso, servicios detallados y precios razonables. El punto más importante es la "aplicabilidad". Antes de comprar software, debes preguntarte: ¿Por qué debería utilizar OA? ¿Qué problemas resuelvo principalmente con OA? ¿Planeo utilizar este conjunto de OA para resolver problemas dentro de unos años? ¿Qué funciones de OA utilizo principalmente? ¿Quién y cuántas personas deberían utilizar OA? ¿Qué precio puedo pagar por OA? Debe elaborar un informe de análisis claro en lugar de juzgar basándose en sentimientos vagos, para que pueda tomar la iniciativa en sus propias manos y no dejarse seducir y engañar por la retórica del vendedor.