Proceso de implementación de ERP del proceso ERP
(1) ¿Cuál es la motivación para implementar un sistema ERP? ¿Es demanda interna o presión externa? ¿Es nuestro plan estratégico para el desarrollo futuro o se debe a nuestra mentalidad de comparación? Aunque otros lo hayan conseguido, yo también lo conseguiré.
(2)¿Qué es un ERP? ¿Qué puedo esperar del ERP? Sobre este tema, muchos propietarios de empresas o altos directivos a menudo tienen un malentendido, es decir, ERP sirve para informatizar nuestras operaciones estadísticas manuales. Pero, de hecho, la esencia del ERP debería ser estandarizar nuestra gestión y estandarizar nuestros procesos de trabajo, para que todos los recursos de la empresa puedan utilizarse de manera más efectiva y eficiente.
(3) ¿Cuál es su valoración de la actual gestión corporativa? ¿Es usted aceptable o está preparado para cambiar algunos de sus procesos y sistemas comerciales actuales? En términos generales, los gerentes de muchas empresas suelen estar obsesionados con el desempeño actual de la gestión; los trabajadores en la mayoría de las empresas tienden a tener un patrón fijo, que es lo que estoy haciendo ahora. Entonces, ¿están los directivos, especialmente los altos directivos, decididos a cambiar esta situación?
2. Preparación organizacional Dado que la implementación del sistema ERP es un proyecto de sistema complejo que involucra a todos los departamentos funcionales y gerentes en todos los niveles de la empresa, no es suficiente confiar únicamente en los esfuerzos de la empresa ERP. y el centro de información empresarial. Por lo tanto, establecer una sólida organización de implementación de ERP entre departamentos también es una garantía para una implementación exitosa de ERP.
El siguiente es el plan organizacional para la implementación del sistema de planificación de recursos empresariales:
(1) Establecer un grupo de liderazgo del proyecto ERP empresarial para que sea totalmente responsable del departamento de planificación en línea. coordinación y evaluación del desempeño del sistema ERP, y decidir el proceso de operación del sistema ERP y la modificación del sistema. El grupo líder del proyecto recomienda que la persona a cargo de la empresa sea el líder del equipo, el gerente del proyecto del proveedor de ERP sea el líder adjunto del equipo, el director del centro de información sea el director general y los jefes de cada departamento sean sus miembros. . El director es responsable de convocar reuniones del grupo de liderazgo del proyecto y coordinar la implementación del sistema de varios departamentos.
(2) Establecer un equipo de implementación del proyecto ERP empresarial que sea responsable de la implementación del sistema ERP, la educación y capacitación del personal en todos los niveles, el mantenimiento diario del sistema y la verificación del ingreso de datos con el ERP. proveedor. Se recomienda que los miembros del equipo de implementación de ERP estén compuestos principalmente por personal del centro de información y asistentes o empleados superiores de varios departamentos.
3. El sistema ERP de preparación financiera es un enorme sistema de gestión de información en red. Por lo tanto, tanto el sistema en sí como su plataforma operativa requieren una gran inversión por parte de la empresa. En lo que respecta al software ERP en sí, se utilizan software ERP extranjeros conocidos, como SAP, ORACLE, etc. , que suele costar varios millones o incluso decenas de millones de RMB, mientras que el software ERP real en China suele costar cientos de miles o varios millones. Además, el software ERP se ejecuta con la ayuda de un sistema de red informática, por lo que la inversión en hardware también es enorme. Por lo tanto, antes de implementar oficialmente el ERP, nuestras empresas deben hacer todos los preparativos financieros.
4. Preparación de datos El buen funcionamiento del sistema ERP depende de una gran cantidad de datos básicos correctos. Tomando como ejemplo una fábrica de calzado, estos datos básicos incluyen datos de material, datos de tipo de zapato, datos de pieza de tipo de zapato, datos de material de pieza de tipo de zapato, etc.
Por lo tanto, antes de implementar oficialmente el sistema ERP, debemos recopilar, organizar, estandarizar y codificar los datos básicos requeridos por el sistema ERP para que podamos proceder sin problemas cuando el ERP se implemente oficialmente. (1) Selección de ERP La selección de ERP es el primer paso para la implementación exitosa del sistema ERP. Al elegir un ERP, asegúrese de elegir un ERP profesional y específico de la industria. La empresa que elija no necesariamente tiene que ser particularmente famosa, pero debe tener un buen historial crediticio y una rica experiencia en la industria. Además, preste especial atención a si la empresa tiene derechos de propiedad intelectual indiscutibles sobre sus productos ERP.
Por lo tanto, al elegir un sistema ERP, debe comprender claramente:
¿Son todos los sistemas ERP adecuados para diversas industrias y empresas? La respuesta es no, porque cada industria tiene sus propias características y no es adecuada para ningún sistema ERP al mismo tiempo. Al elegir un ERP, necesita saber si el ERP que elija es específico de la industria y si la empresa de software ha implementado con éxito recomendaciones de casos en empresas de la misma industria. ¡Lo mejor es acudir a una empresa que haya implementado con éxito un sistema ERP para conocerlo en persona!
Los buenos servicios todavía enfrentan grandes riesgos. Para decirlo sin rodeos, la industria de TI es en realidad una industria de servicios. Si el proveedor del sistema ERP no proporciona servicios de consultoría completos, es posible que aún así no puedas utilizar bien el ERP.
Las leyes y regulaciones pertinentes estipulan claramente que los usuarios que utilicen productos sospechosos de infracción también asumirán la responsabilidad legal. Por lo tanto, es especialmente necesario comprobar el certificado de registro de derechos de autor del software ERP. para evitar supuestas infracciones de derechos de propiedad intelectual.
(2) Crear una atmósfera y unificar el entendimiento. Antes de implementar el sistema ERP, es necesario crear una atmósfera de cambio dentro de la empresa y llevar a cabo una amplia educación y capacitación para gerentes y trabajadores de todos los niveles para que sepan claramente qué es ERP, por qué la empresa debería implementar ERP y qué Nuestro trabajo será después de la implementación de ERP. Qué tipo de etc., unificar la comprensión de ERP en todos los niveles. Al mismo tiempo, también se deben formular sistemas operativos y de gestión relevantes para la implementación del sistema ERP para garantizar la implementación sin problemas del sistema.
(3) Después de seleccionar el sistema ERP para la operación de prueba, no necesariamente necesitamos comenzar la implementación formal del sistema de inmediato, pero primero debemos comprender claramente las diferencias entre el flujo de trabajo del sistema ERP. y el funcionamiento real de la empresa. La diferencia entre las funciones actuales del sistema y nuestras necesidades, etc. Estos no quedan claros en la demostración del sistema de la empresa ERP y deben probarse con casos reales. Por lo tanto, la operación de prueba del sistema es también una de las claves para la implementación exitosa del sistema ERP. Por lo tanto, antes de que se implemente oficialmente el sistema ERP, está previsto establecer un pequeño entorno operativo de red, y el personal superior de cada departamento realizará una prueba del sistema para descubrir las diferencias y comprobar la estabilidad, velocidad y seguridad del sistema. sistema.
En esta etapa, el esquema de codificación para varios materiales básicos debe formularse en detalle, como el esquema de codificación de materiales, el esquema de codificación de ubicación, el esquema de codificación de departamento, el esquema de codificación de pedidos, etc., para su discusión y determinación. para que puedan implementarse formalmente. Hazlo rápidamente.
(4) Revise las diferencias en los requisitos y determine que cualquier sistema ERP no puede ser exactamente igual al funcionamiento real de la empresa. Incluso los sistemas ERP profesionales y industriales son iguales, con solo diferencias grandes y pequeñas. . Sin embargo, es probable que cualquier empresa tenga sus propios métodos de gestión particularmente exitosos. Por tanto, es normal que existan diferencias entre los sistemas ERP y las empresas implementadoras. El punto clave es revisar de manera integral y objetiva las diferencias entre el sistema ERP y la empresa después de que el sistema esté en funcionamiento, analizar los motivos y determinar las soluciones. En esta operación, la alta dirección de la empresa y los jefes de varios departamentos participarán directamente en la discusión para revisar de manera integral los procesos y sistemas operativos actuales de la empresa, y así determinar el método para resolver el problema, es decir, modificar el sistema ERP. o los procesos o hábitos operativos de la empresa.
(5) Revisión del sistema y revisión del sistema Una vez determinadas las diferencias de demanda, lo inmediato que debe hacer como empresa implementadora es la revisión del sistema y el ajuste del proceso. Para las empresas de ERP, se trata de una revisión del funcionamiento del sistema. En esta etapa, no debemos detener todo el trabajo de implementación, sino utilizar esta etapa para establecer un archivo de datos básicos integral y fortalecer aún más la educación y capacitación de los gerentes en todos los niveles.
(6) Implementación formal del sistema Se completa la modificación del sistema empresarial Una vez que la empresa ERP completa la modificación del sistema, el módulo de gestión del sistema ERP se puede implementar por completo. Por supuesto, en el proceso de implementación formal, no podemos lograrlo de la noche a la mañana, sino que debemos cooperar paso a paso con los consultores de implementación de ERP enviados por la empresa de software.
1. El primer paso es establecer toda la información del producto actualmente y en los próximos tres meses, como información del material, información del producto, información de la lista de materiales del producto, información del pedido, etc. Sólo unos datos básicos completos, completos y correctos pueden garantizar el buen progreso de las operaciones posteriores del sistema. El plan de datos básico preliminar lo establecen los miembros del equipo de implementación del ERP. Datos de la lista de materiales del producto, datos de pedidos, datos del fabricante, etc. Debe ser establecido por los operadores de los departamentos pertinentes.
En segundo lugar, completar la implementación de la parte logística del sistema ERP, principalmente la implementación de adquisiciones (incluido el procesamiento de materiales), almacén y otros sistemas. Como empresa OEM, su adquisición de materiales se basa básicamente en pedidos. Muchos materiales se importan del extranjero y algunos materiales de proveedores deben transferirse a otras fábricas. Por lo tanto, el sistema implementado en esta etapa también debe incluir declaración comercial, aduanera, etc. Cabe decir que esta parte del sistema es el sistema central del sistema ERP empresarial, el sistema más estrechamente relacionado y el sistema que puede aportar los mayores beneficios a la empresa que lo implementa. Por lo tanto, si esta parte del sistema no se puede implementar con éxito, es básicamente seguro que la implementación de todo el sistema ERP ha fallado.
En tercer lugar, completar la implementación parcial del sistema ERP de gestión de información en sitio, que incluye principalmente la gestión de planificación, producción de pedidos, almacenes intermedios y almacenes de productos terminados. Esta parte del sistema es relativamente simple, por lo que será más fácil de implementar.
4. Completar el sistema de recursos humanos, incluyendo personal, asistencia, salario (incluidos algunos) y otros sistemas. Debido a que el sistema de recursos humanos está menos conectado con otros sistemas, esta parte del sistema se puede realizar en cualquier momento.
Verbo (abreviatura de verbo) completa la implementación del sistema financiero. El sistema financiero en ERP generalmente está estrechamente relacionado con otros sistemas, especialmente la parte de gestión de cuentas por cobrar y por pagar, que debe estar estrechamente relacionada con los envíos de pedidos, los pedidos de materiales y los recibos de almacén. Por lo tanto, esta parte del sistema debe implementarse una vez que se hayan completado el sistema comercial, el sistema de adquisiciones y el sistema de almacén.
Completar la implantación del sistema de interacción de la información con clientes y proveedores. Es posible que el sistema ERP general no tenga esta parte del sistema. Si la tiene, se puede arreglar al final. Por supuesto, la parte de gestión de relaciones con proveedores también se puede implementar para que se implemente al mismo tiempo que el sistema de adquisiciones.
7. Una vez implementado el sistema de resumen de aceptación, se debe evaluar la eficiencia operativa y la eficacia de todo el sistema de forma cualitativa, cuantitativa, objetiva y justa, resumiendo la experiencia y elogiando a quienes han realizado contribuciones destacadas al sistema. implementación del sistema ERP. 1. Investigación preliminar:
El objetivo principal es que los consultores de implementación del proveedor de software ERP puedan tener una comprensión preliminar de los procesos de negocio de cada departamento de la empresa, recopilar todos los documentos de los procesos de negocio de cada uno. departamento y comprender su comprensión y expectativas de ERP para desarrollar un plan de trabajo.
2. Capacitación del sistema:
El objetivo principal es que todos los empleados de la empresa sepan qué es el ERP, cómo la aplicación del sistema ERP puede aportar beneficios a la empresa y los demás sistemas del software ERP de formación funcional.
3. Fórmula del proceso:
El objetivo principal es implementar un proceso que cumpla con los requisitos del consultor basándose en el conocimiento que el consultor tiene de la empresa, la experiencia acumulada por él mismo o su empresa en la industria de la empresa y el sistema ERP. Los procesos de negocio requeridos por la empresa pueden reflejarse razonablemente en el sistema; esta es una etapa muy importante; Si la gestión de la empresa se puede mejorar a través de ERP y si se puede mejorar el proceso, todo debe formularse a través de este proceso.
4. Principios de codificación:
El objetivo principal es que las empresas puedan formular los principios básicos de las aplicaciones ERP bajo la guía de consultores de implementación, incluidos los principios de codificación para materiales, proveedores, clientes, y estructuras de productos (incluidos los estantes de BOM) construcción en capas.
5. Recopilación de datos:
El objetivo principal de este artículo es recopilar la información básica necesaria para la gestión del ERP empresarial, incluidos materiales, proveedores, clientes, departamentos y personas.
6. Pruebas de procesos:
El objetivo principal es utilizar el personal de la empresa para probar la racionalidad del proceso propuesto y utilizar los procesos comerciales reales de la empresa para probar la integridad funcional. e integridad del sistema ERP. Facilidad de operación.
7. Abra la importación:
El objetivo principal es recopilar los datos iniciales del sistema ERP en línea e ingresarlos en el sistema ERP bajo la guía del consultor de implementación, colocando. una base sólida para la aplicación formal del sistema ERP por parte de la empresa.
8. Consulta en línea:
El objetivo principal es procesar los datos comerciales reales de la empresa en el sistema ERP.
Generalmente, debe llevarse a cabo en el primer o segundo mes después de que el sistema esté en línea para evitar que el personal de la empresa cometa errores debido a operaciones no calificadas en la etapa inicial de conexión.
9. Consulta mensual:
El objetivo principal es ejecutar diversos informes necesarios para la gestión empresarial a través del sistema ERP después de un mes natural de aplicación del sistema y verificar la integridad de los informes y exactitud de los datos.
Por supuesto, para implementar con éxito un sistema ERP en una empresa, simplemente *los nueve pasos anteriores no son suficientes. La implementación de ERP es un proceso muy estandarizado, por lo que aquí dividimos este proceso en dos partes.
En primer lugar, los documentos de implementación se ejecutan a lo largo del proceso de implementación:
Como consultor de implementación, durante el proceso de implementación, se deben enviar varios documentos de implementación estándar a la empresa para garantizar la calidad. del proyecto de implementación del ERP. En otras palabras, el trabajo entre consultores y empresas está estrechamente relacionado con la producción de documentos, lo que demuestra que los documentos tienen una importancia extraordinaria en el proceso de ejecución.
Entonces, ¿qué papel juega la documentación en toda la implementación? En primer lugar, clasificamos a grandes rasgos los documentos de implementación de ERP en una categoría:
Documentos de planes de implementación por fases, documentos de establecimiento de objetivos por fases, documentos de procesos de negocio estándar, documentos de codificación estándar, documentos de datos estándar, documentos de configuración de parámetros estándar , documentos de guía de operación funcional, estos documentos se enriquecerán y mejorarán gradualmente con cada etapa de la implementación de ERP; también registran todo el proceso de implementación y los resultados, ahora analicemos el valor de estos documentos:
1. Los documentos escritos ayudan a los implementadores y al personal de la empresa a aclarar sus respectivas responsabilidades, intercambiar información y comprender el ritmo del proceso de implementación.
2. Los documentos de procesos comerciales estándar ayudan a ambas partes a aclarar los procesos comerciales y cooperar efectivamente con la reorganización y optimización de los procesos comerciales.
3. La codificación estándar, los documentos de datos y los documentos de configuración de parámetros estándar son materiales básicos indispensables en la implementación, que pueden reducir efectivamente la duplicación del trabajo y evitar el impacto en el trabajo normal.
4. Los documentos de guía de operación funcional pueden ayudar a los usuarios finales a estandarizar las operaciones y mejorar los efectos de la capacitación.
Como se mencionó anteriormente, la implementación de un ERP puede llevar varios años. Durante este lapso de tiempo, es posible que inevitablemente se produzcan algunos cambios en el personal del proyecto ERP identificado cuando la empresa implementó inicialmente el ERP. Luego, cuando ocurren cambios, el documento de implementación de ERP puede asumir el papel de un documento estándar para guiar a ambas partes a trabajar rápidamente. Además, una vez completada la implementación, el proceso operativo de la empresa será un proceso más largo, por lo que el documento estándar después de la implementación; se convertirá en el operador público de tecnología de la información de la empresa se ha convertido en un faro para guiar el trabajo de seguimiento de la empresa y proporcionar información detallada para la capacitación del personal de seguimiento de la empresa.
En segundo lugar, la formación recorre todo el proceso de implementación:
En el proceso de implementación de un ERP, la formación es siempre una línea principal. Específicamente, durante el proceso de implementación del sistema, los objetos de capacitación incluyen las siguientes cuatro categorías:
Líderes comerciales, equipo central (líder del proyecto), equipo técnico y usuarios finales1. La formación en liderazgo empresarial, la formación de altos directivos es principalmente la formación de ideas de gestión de ERP. Por lo general, los proveedores de software contratarán consultores senior para capacitar a los líderes corporativos en ideas de gestión de ERP, de modo que los líderes corporativos puedan comprender los conceptos, procesos y funciones del sistema ERP en su conjunto.
2. Capacitación para el equipo central (incluidos líderes de proyecto y gerentes de departamento), incluidos los conceptos de gestión, funciones específicas y aplicaciones de varios informes en el sistema ERP.
3. Formación del equipo técnico. Los miembros del equipo técnico incluyen principalmente miembros del departamento de información, que participan en la instalación, configuración y gestión de sistemas ERP y bases de datos y redes relacionadas. El objetivo principal de la capacitación es proporcionar la estructura de diseño del sistema ERP, la relación entre cada módulo y la estructura de la base de datos, el manejo de problemas del sistema, etc.
4. Formación del usuario final. El propósito de la capacitación es permitir que los usuarios comprendan las nuevas perspectivas comerciales, objetivos y beneficios del sistema ERP, que comprendan claramente qué es ERP, cómo mejorar el desempeño personal y comercial general a través de él, y que los usuarios conozcan los cambios. en su contenido de trabajo, así como ERP Cómo integrarlo en el trabajo diario. Al mismo tiempo, proporciona a los usuarios terminología común en el proceso de migración de la situación actual al futuro y guía a los usuarios sobre cómo utilizar ERP para completar su trabajo.
Como línea principal de implementación, la formación durante la implementación del ERP no sólo refleja el alto valor añadido de la implementación del ERP, sino que también refleja plenamente la transferencia de conocimiento durante la implementación del ERP.
El proceso de transformación de ERP de productos semiacabados a productos terminados es esencialmente un proceso de transferencia de conocimientos, que incluye el diagnóstico de la gestión empresarial, la selección de estrategias de implementación, el establecimiento de procesos comerciales y el análisis apropiado de las necesidades empresariales.