Cómo lograr una gestión documental eficiente en el sistema de oficina OA
La implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos de OA se adapta plenamente al proceso diario de gestión de documentos. Los tres módulos funcionales de "recibir, intercambiar y emitir documentos" conectan la información comercial de la organización en serie.
1. El sistema de gestión de documentos OA ha cubierto 15 tipos de documentos oficiales de uso común en la vida diaria, como envío de documentos, recepción de documentos, notas, notificaciones, etc. Desde el formato del documento hasta la ruta del documento, un proceso puede realizar rápidamente la redacción y la refrendación.
Céntrese en las necesidades de envío y recepción de la gestión de documentos oficiales dentro de la organización, cree escenarios de oficina de manera flexible y amplíe aplicaciones como: envío de documentos con un solo clic, nueva firma de documentos oficiales, estandarización de formatos y recopilación inteligente. de documentos, información incorporada, códigos QR e instrucciones importantes. Transferencia de claves, etc., para mejorar la flexibilidad de uso del sistema.
2. Las aplicaciones destacadas, como firmas electrónicas, conversión inteligente de PDF y seguimiento de modificaciones, protegen integralmente el entorno de documentos electrónicos desde la perspectiva de la seguridad y la facilidad de operación, y resuelven los problemas de seguridad de los documentos electrónicos, desde los sellos hasta el contenido. Supere la última milla de documentos electrónicos.
3. Supervise dinámicamente el proceso de envío y recepción de documentos, para que pueda conocer el progreso e intervenir fácilmente para reducir el riesgo de circulación de información; utilice informes inteligentes para realizar estadísticas inteligentes sobre la eficiencia del procesamiento de documentos; para reducir el varamiento de información.
4. Popularización integral de la oficina móvil y acceso más libre a la información: en la actualidad, las organizaciones ya pueden utilizar directamente los teléfonos móviles para realizar anotaciones escritas a mano en los documentos, lo que está en consonancia con los hábitos tradicionales de gestión de documentos y ocupa menos tiempo. y restricciones de herramientas, y es más inteligente.
Los "documentos oficiales" son el enlace de transmisión de información para las empresas estatales. OA utiliza el sistema electrónico de gestión de documentos oficiales para unificar el banco de trabajo de información para las empresas estatales de diferentes tamaños. hábitos de procesamiento de documentos oficiales, sino que también mejora de manera integral la eficiencia de las empresas estatales.