Cómo el sistema oa mejora la eficiencia de la oficina
Para mejorar la eficiencia del trabajo, necesitamos utilizar algunos sistemas de oficina. ¿Conoces los sistemas ofimáticos? Entonces, ¿cómo mejora el sistema oa la eficiencia de la oficina? ¡Ven a verlo conmigo!
Cómo el sistema OA mejora la eficiencia de la oficina
1. La aprobación eficiente crea un entorno de oficina acelerado
El sistema OA proporciona una gama completa de servicios desde el diseño. , aplicación, optimización para la visualización del portal. Con la personalización gráfica de azimut, realizamos el diseño de diagramas de flujo empresariales a través de especificaciones, formularios y procesos personalizados. A través de la autorización personalizada, los procesos de uso común se pueden enviar al portal personal para una fácil invocación; mediante la integración de especificaciones, formularios y procesos, los empleados pueden evitar el aprendizaje al usar sistemas y procesos y este módulo sigue las reglas de gestión PDCA de la gestión de procesos empresariales; , desde la gestión de circuito cerrado desde el inicio del proceso hasta el seguimiento, la consulta y el análisis de eficiencia.
2. Carga y publicación precisa de información push
El sistema de oficina OA puede ayudar a los líderes organizacionales a asignar tareas dentro de la organización a todos en detalle, lo que permite a los miembros del equipo cumplir con sus tareas. Informar y resumir el estado de finalización, los líderes también pueden comprender de manera conveniente y oportuna el progreso de las tareas y la calidad específica de las tareas completadas por los miembros, y pueden hacer sugerencias y opiniones periódicas sobre las tareas o los miembros para guiar las siguientes tareas y procesos de trabajo. de opiniones entre superiores y subordinados.
3. La gestión de archivos mejora las capacidades de innovación corporativa.
En el proceso de desarrollo, las empresas u organizaciones seguirán creando diversos archivos, informes, aprobaciones, conocimientos, documentos técnicos, experiencia y otros documentos, y estos documentos generalmente se encuentran dispersos en los cerebros de los empleados, en los dispositivos móviles. unidades, ordenadores, papel Documentos de calidad, archivos, etc. A través del sistema de oficina oa, este conocimiento invisible puede hacerse visible y el conocimiento puede recopilarse, clasificarse, precipitarse, autorizarse, compartirse, aprenderse y mantenerse.
4. La acumulación de conocimientos evita que la fuga de cerebros agrave la pérdida de conocimientos.
Retener talentos es la principal prioridad de los gerentes organizacionales, pero no importa cuán buena sea una organización, el flujo de personal es inevitable. Cómo maximizar la retención de experiencia y conocimiento en la organización antes de que la gente se vaya también es una cuestión que los directivos deben considerar.
5. Ahorre tiempo y mejore la eficiencia de la oficina
Un sistema de oficina funcionará electrónicamente. Siempre que haya una red, podrá trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar, ahorrando tiempo en la oficina.
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Informe de funcionamiento del sistema de ofimática
1. Descripción general de la ofimática
Cuando apareció OA por primera vez, el gobierno y las instituciones públicas did Es el principal usuario de OA y OA aún no ha ingresado a la empresa. Por lo tanto, la gente cree que el OA no puede resolver el papel de la gestión empresarial en el cuidado y control de los procesos comerciales clave durante las operaciones empresariales, ni puede ayudar a los empleados a colaborar eficazmente en el trabajo diario de oficina. Sin embargo, con el desarrollo gradual de OA, las empresas se han convertido en una amplia gama de aplicaciones de OA que ya no permanecen en el sistema tradicional de envío y recepción o en el sistema de oficina administrativa. Debe integrarse con diferentes departamentos, puestos y personal para convertirse en su sistema de oficina personalizado y ser viable. Para la dirección, la aprobación de la oficina (no sólo los documentos oficiales, sino más bien la aprobación de los procesos de gestión y los procesos comerciales) y la entrada de datos por parte de los empleados se resumen en informes con diferentes permisos, que es su sistema de oficina. Para otros departamentos, además del apoyo diario de la oficina administrativa, también se requieren aprobaciones diarias de procesos comerciales (como procesos de adquisiciones, aprobaciones de contratos, viajes de negocios, préstamos y aprobaciones de fondos). Sólo coordinando estos recursos e información podemos crear productos OA de oficina colaborativos adecuados para operaciones y aplicaciones empresariales modernas.
En segundo lugar, el sistema está en línea
En septiembre de 2010, la Oficina del Presidente comenzó los preparativos para que el sistema OA del grupo estuviera en línea, completando las tareas que incluían la instalación y configuración del servidor y la ubicación de la sala de red. selección y recopilación y clasificación de información del personal, trabajos principales como la configuración de la aplicación de cada módulo funcional, cambio de configuración del sistema de correo, pruebas de funcionamiento del sistema OA, etc. La oficina OA del grupo se inauguró oficialmente a finales de septiembre de 2010. La Oficina del Presidente tomó las medidas oportunas para la sede y las empresas del proyecto después del lanzamiento del sistema.
Después de que se puso en uso el sistema OA del grupo, la operación general fue estable y no se produjeron problemas ni fallas graves.
3. La importancia de utilizar el sistema OA
1. Establecer una plataforma de divulgación de información grupal: se ha establecido un lugar eficaz de divulgación y comunicación de información dentro del grupo, como anuncios y foros. , normas y reglamentos, noticias, etc. , para que los intercambios y anuncios técnicos puedan difundirse ampliamente entre los empleados dentro del grupo, de modo que los empleados puedan mantenerse al tanto de las tendencias de desarrollo de la empresa;
2. Realizar la automatización del flujo de trabajo: el uso de procesos de solicitud y aprobación de empleo. Puede resolver el problema de múltiples posiciones y múltiples problemas de trabajo colaborativo entre departamentos para lograr una colaboración eficiente. Cada unidad tiene una gran cantidad de trabajo procesal, como diversas solicitudes, aprobaciones, instrucciones, informes, etc. , son todos trabajos procesales. Al automatizar el flujo de trabajo, se pueden estandarizar diversas tareas y se puede mejorar la eficiencia de la colaboración entre unidades y departamentos.
3. Lograr la automatización de la gestión del conocimiento: en el modo tradicional de oficina manual, es muy difícil guardar, apreciar, usar y reutilizar documentos. En caso de operación manual, es difícil recuperar documentos. La automatización de oficinas hace que varios documentos sean electrónicos, y los documentos se guardan en forma de archivos electrónicos y se pueden usar y disfrutar de acuerdo con los permisos;
4. Oficinas auxiliares: varias oficinas auxiliares, como gestión de libros, archivos. gestión, gestión de asistencia, etc., combinado con nuestro trabajo diario de oficina, para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares;
5. Oficina colaborativa: admite el modo de oficina multisucursal, interregional y oficina móvil. . Con el desarrollo del negocio del grupo y considerando la distribución geográfica de las empresas en nuevas regiones, la oficina móvil y la oficina colaborativa se han convertido en una necesidad urgente. A través del trabajo colaborativo, la información relevante se puede integrar de manera efectiva para mejorar la velocidad de respuesta general y las capacidades de toma de decisiones de los líderes de las sedes del grupo.
Con la construcción y desarrollo de la informatización grupal, la aplicación del OA (sistema de automatización de oficinas) se está generalizando cada vez más. Pasará de una simple aprobación electrónica de documentos y divulgación de información a un completo sistema de gestión de información. Más importante aún, mejorará la gestión y los negocios a través de ideas y métodos de gestión avanzados y promoverá el desarrollo de sistemas y cultura corporativos.
IV. Solicitud de la función OA en línea
1. Proceso de trabajo:
El número de procesos en línea en 1.1: * * 57, incluyendo 1 documento oficial y 34. Recursos Humanos 11, Operación 1, Información 4, Proceso del Sistema 6;
1.2 Uso de los procesos: 3337 procesos en línea han sido aprobados y 266 procesos están en proceso de aprobación.
Correo electrónico: Se ha abierto completamente el sistema de correo electrónico, lo que facilita enormemente el intercambio de información y datos a nivel interno y externo.
Aprobado. Anteriormente, era un sistema de correo público alquilado y la cantidad de usuarios y la capacidad no podían satisfacer las necesidades de rápido desarrollo del grupo. Después de que el grupo construyó su propio sistema de correo electrónico, estos problemas se resolvieron y la seguridad de nuestros datos de correo electrónico mejoró enormemente.
Plan de desarrollo de aplicaciones de módulos V.
El sistema OA en sí contiene muchos módulos funcionales, pero en el entorno de trabajo real, algunas funciones no pueden satisfacer nuestras necesidades de uso reales, lo que requiere que desarrollemos el interfaz de datos del sistema sobre la base original y mejorar las funciones relacionadas. En la actualidad, las intenciones de demanda incluyen principalmente los siguientes aspectos:
1. Gestión de activos administrativos;
2. Actualización del sistema de mensajería instantánea; ;
4. Gestión de recursos humanos y asistencia;
5. Función estadística de datos relacionados;
6. Desarrollo de interfaces de datos para otros sistemas;
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6. Problemas y medidas de mejora en la promoción del sistema OA:
1. El número de procesos en línea es relativamente pequeño: los procesos en línea requieren una mayor comunicación entre la Oficina del Presidente y varias unidades y centros, y Se requiere más cooperación de las unidades relevantes. Como software de gestión, el OA se utiliza en última instancia en las empresas. El software es sólo una herramienta, la clave es confiar en que las personas lo utilicen. La profundidad de la aplicación empresarial depende de la atención de los líderes de cada unidad y centro y de la garantía de sistemas de gestión de apoyo.
2. La aprobación del proceso no es oportuna: algunos gerentes no han desarrollado el hábito de iniciar sesión en el sistema OA para su aprobación de manera oportuna, lo que resulta en un retraso en la aprobación de algunos trabajos. El Departamento de Información de la Oficina del Presidente considerará utilizar la función estadística de aprobación de procesos para analizar el proceso de aprobación, agregar recordatorios por SMS y desarrollar un módulo de oficina móvil (es decir, proceso de aprobación de teléfonos inteligentes) para mejorar aún más la eficiencia operativa de la aprobación del proceso.
3. Las funciones del módulo no se explotan por completo: el sistema OA del grupo tardó poco en conectarse y algunos módulos funcionales no se utilizan por completo, como la gestión de libros, la gestión de asistencia, etc. A continuación, el Departamento de Gestión de la Información de la Presidencia promoverá la aplicación del módulo a través de capacitaciones para aprovechar al máximo la función organizativa del sistema OA. Nuestra estrategia es extraer las necesidades más urgentes, críticas y efectivas de la empresa, y luego profundizar gradualmente la aplicación sobre esta base y luego expandir nuevas necesidades.
¿Qué funciones tiene el sistema OA?
Plataforma básica del sistema OA:
Gestión del sistema, banco de trabajo, portal, paginación de red
Incluyendo módulos funcionales:
1, intercambio de información módulo: correo electrónico, foro interno, cuestionario, blog interno, paginación en red.
2. Módulo documental oficial: gestión de comunicaciones, gestión documental y gestión de solicitudes.
3. Módulo de asuntos personales: diario de trabajo, horario de trabajo, tareas laborales, planes personales, inquietudes, mis notas, disco duro de red, libreta de direcciones.
4. Módulo de divulgación de información: tablón de anuncios y configuración de divulgación de información.
5.Módulo de gestión administrativa: gestión de congresos, gestión de vehículos, gestión de activos, gestión de biblioteca, gestión de material y gestión de sellos.
6. Módulo de gestión del conocimiento: gestión del conocimiento, mi suscripción, mis conocimientos, mapa del conocimiento, búsqueda de texto completo, ranking de conocimientos.
7. Módulo de gestión de procesos: inicio de procesos, consulta de procesos, seguimiento de procesos, gestión de procesos, análisis de procesos y aplicación de formularios.
8. Módulo de recursos humanos: expedientes de personal, evaluación del desempeño, gestión de contratación, gestión de contratos, gestión de asistencia, gestión salarial y gestión de formación.
9. Módulo de gestión de proyectos: navegación de proyectos, nuevos proyectos, planificación de proyectos, ejecución de proyectos, proceso de proyectos y comunicación de proyectos.
10. Monitoreo integral, consulta integral, configuración del proyecto y configuración del sistema
11. Módulo de gestión de gastos: ejecución del presupuesto de gastos, consulta del presupuesto de gastos, importación y ajuste del presupuesto de gastos, mantenimiento en segundo plano, Análisis de presupuesto de gastos y consulta de cuentas.
12. Módulo de gestión de contratos: configuración de asociación de módulos, configuración de números comerciales, configuración de parámetros de tipo, configuración de plantilla de contrato, configuración de advertencia de contrato, mantenimiento de información del cliente, mantenimiento de información de proveedores, mantenimiento de información del proyecto, mantenimiento de información del producto, contrato. Redacción, consulta de contratos, envío y recepción de contratos, facturación de contratos.
13. Módulo de gestión de clientes: consulta de clientes, gestión de ventas directas, gestión de canales, gestión de ventas, atención al cliente, trabajo de gerente, trabajo financiero, gestión de productos, análisis del sistema, configuración del sistema, configuración personal.
Función y ventajas del sistema ofimático
¿Cuáles son las ventajas del sistema ofimático OA?
Basado en el concepto de flujo de trabajo, las personas en la empresa pueden disfrutar de la información de manera conveniente y rápida, y trabajar juntas de manera eficiente, cambiando los métodos de oficina manuales complejos e ineficientes del pasado, logrando una recopilación de información rápida y completa; y procesamiento, Proporcionar una base científica para la gestión empresarial y la toma de decisiones. El grado en que una empresa realiza la automatización de oficinas es también un estándar para medir su gestión moderna. La automatización de oficinas no sólo mejora la eficiencia de la oficina personal, sino que también permite la colaboración en grupo. Con la ayuda de Internet, esta comunicación y coordinación se puede completar casi al instante. El trabajo grupal al que aquí nos referimos puede incluir un grupo de trabajadores que se encuentran distribuidos geográficamente, incluso distribuidos en varias partes del mundo, de modo que sus horarios de trabajo son diferentes.
¿Qué funciones tiene el sistema de oficina OA?
1. Oficina de liderazgo y toma de decisiones Confiando en la transmisión fluida de información del sistema OA, los líderes empresariales pueden revisar varios documentos a la vez, leer los datos dinámicos más recientes (informes comerciales) y supervisar. la ejecución de los planes y avances de los proyectos, y emitir decisiones e instrucciones en consecuencia.
2. La gestión del flujo de trabajo empresarial, la capacidad de trabajo empresarial y la eficiencia están estrechamente relacionados con el progreso empresarial. Una empresa bien gestionada necesita tener procesos de negocio clave bien definidos que promuevan el orden y la claridad en el negocio.
3. Gestión de objetivos y gestión de proyectos A través del módulo de función de gestión de planes en el sistema OA, las personas y los departamentos informan la finalización de los planes de trabajo a la dirección superior y a los departamentos de gestión capa por capa, y realizan inspecciones y evaluaciones. . La gestión de archivos de planes de trabajo facilita la consulta y resumen a final de mes, trimestre y año.
4. El entorno de colaboración electrónica empresarial es una parte importante de la comunicación con los líderes corporativos y los empleados en su trabajo diario. Sin embargo, como empresa grande, hay muchos departamentos y personal, y las sucursales están ubicadas en diferentes lugares. , o incluso entre países, lo que dificulta y encarece la comunicación diaria.
5. Promover la informatización de los departamentos relevantes. El sistema OA tiene ventajas únicas en tres aspectos: divulgación de información, gestión de documentos y gestión del flujo de trabajo. Estas características se pueden utilizar para desarrollar software de aplicación para algunos departamentos y mejorar el nivel de informatización de estos departamentos.
6. Promover la construcción de la cultura corporativa. A través del sistema OA, cada empleado puede tener un conocimiento integral de la empresa. Los principales acontecimientos recientes de la empresa, el pensamiento estratégico de los responsables de la toma de decisiones, las opiniones de los empleados, las normas y reglamentos de la empresa, las publicaciones, etc. Cada empleado puede ser notificado directamente. De esta manera, los empleados pueden tener un pensamiento global en sus propios puestos, lo que mejora enormemente la cohesión de la empresa.
7. Acelerar la transformación de las empresas basadas en el conocimiento. La gestión de documentos clasifica y precipita información, métodos y conocimientos teóricos que se encuentran dispersos en manos de los empleados o dispersos en todas partes que son útiles para el trabajo de los empleados. Está disponible para todos los empleados de la empresa * * * y también se pueden configurar derechos de uso.
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