Análisis de casos clásicos del examen de secretaria 2018 (4)
Análisis de caso clásico del examen de secretaria 2018 (4)
Caso 1: ¿Cuál es el problema de la secretaria Lin?
Lin Lin es la secretaria de recepción de la empresa. Ella es muy hermosa. Cuando está parada en la recepción para recibir invitados, parece un hermoso paisaje en la empresa. Cualquiera que conozca a la Secretaria Lin por primera vez se sentirá atraído por su amabilidad y entusiasmo. Pero lo que sorprendió al jefe de gabinete fue que a finales de año, el secretario Lin era el secretario más criticado entre los secretarios de recepción y su evaluación entre sus colegas no era alta. ¿Qué diablos está pasando? Después de la investigación, el jefe de personal descubrió que el secretario Lin tenía muchos problemas en el trabajo. Cuando estaba de servicio en la recepción, solo brindaba un servicio cálido y atento a los invitados que recibía primero, independientemente de los invitados que recibían sus colegas primero. Mi colega estaba demasiado ocupada para contestar el teléfono y no se ofreció a ayudar. Con el paso del tiempo, sus compañeros tuvieron muchas opiniones sobre ella. El secretario Lin nunca saluda a los invitados en el pasillo ni en otros lugares cuando no está de servicio. Cuando los invitados tienen algo que preguntarle, también les pide que se lo pregunten a la secretaria de turno en la recepción. Una vez, la secretaria Lin acababa de salir del trabajo y tenía prisa por volver al salón para cambiarse de ropa e irse a casa. En el pasillo se encontró con una invitada, una mujer mayor. Quería terminar su trabajo y luego regresar, pero después de caminar un rato, no podía distinguir las cosas. Me alegré mucho de ver venir a la secretaria Lin, así que le dije: "Chica, por favor guíame. Soy mayor y mi memoria no es buena. Simplemente recordé la salida y luego me di la vuelta". Lin dijo: "Lo siento, no estoy en el trabajo. Tengo algo urgente que hacer. Por favor, ve a la recepción. Ellos te ayudarán". Luego se fue solo. Más tarde, la anciana caminó un buen rato en la empresa antes de salir. Después de regresar a casa, le contó a su hijo sobre el incidente. Resultó que su hijo era el jefe del departamento de ventas de la empresa. Un día, los jefes de sección se reunieron y él se lo contó al jefe del departamento de personal. Posteriormente, el responsable del Departamento de Recursos Humanos llamó a la secretaria Lin y la criticó, pidiéndole que reflexionara sobre sus propios problemas.
Preguntas de especulación
1. ¿Cómo debe cooperar la secretaria cuando trabaja en la recepción?
Por favor, analice cuál es el problema del Secretario Lin y cómo corregirlo.
Como secretaria profesional debemos darnos cuenta de que recibir invitados no es asunto exclusivo de la secretaria de turno. Los invitados son los invitados de la empresa, pero algunas secretarias hacen la vista gorda ante los invitados de la empresa siempre que no sean los invitados que reciben. En realidad, esto es una manifestación de la falta de autocultivo de la secretaria y de la gestión laxa de la empresa. Cuando una secretaria se encuentra con un invitado que no recibe, no necesariamente tiene que detenerse y saludar, pero se debe seguir sonriendo, asintiendo, saludando y otras etiquetas, lo que refleja el buen profesionalismo de la secretaria. Además, las secretarias deben darse cuenta de que una buena relación de cooperación entre colegas es una garantía importante para mejorar la eficiencia en el trabajo. Deben ayudarse mutuamente y entenderse en el trabajo y la vida.
Caso 2 No sé qué decir.
La empresa de Xiao Wang participará recientemente en la licitación de la ciudad y el director general le concede gran importancia. Convocó reuniones con los departamentos pertinentes durante varios días para discutir y estudiar la oferta. Después de una rigurosa argumentación, finalmente se determinó el contenido del pliego de condiciones. El gerente general le pidió a su secretario Xiao Wang que lo imprimiera y se lo entregara, e iba a enviar a alguien a la oficina de licitaciones municipal para entregar los documentos de la licitación. Después de aceptar la tarea, Xiao Wang inmediatamente comenzó a dedicarse a ella. Poco después de una breve llamada, sonó el teléfono. Resultó que fue Xiao Zhang del departamento de mantenimiento quien la llamó y le dijo que el proyector de la sala de conferencias había sido reparado y le pidió que lo revisara. El secretario Wang dijo: "Está bien. Estaré allí de inmediato". Después de que Xiao Wang colgó el teléfono, pensando que volvería en unos minutos, fue a la sala de conferencias sin apagar la computadora y guardar la computadora. borrador del documento de licitación. Xiao Zhang la está esperando en la sala de conferencias. Hicieron una demostración conjunta del proyector y no encontraron ningún problema. Todo funciona bien. Luego, Xiao Wang Xie siguió a Xiao Zhang de regreso a la oficina. Después de abrir la puerta y entrar, Xiao Wang descubrió que al poco tiempo, dos personas estaban sentadas en su oficina. Ambos eran sus buenos amigos. Uno era Xiao Su del departamento de planificación y el otro era Tang Xiao del departamento de logística. . Uno de ellos mira la computadora y el otro mira el borrador de la oferta. Cuando entró, dijo: "¿Dónde has estado? Te he estado esperando durante mucho tiempo". El secretario Wang regresó apresuradamente a su asiento, tomó el documento de licitación que tenía en la mano y dijo: "No mires". Míralo, no lo mires ". Xiao Su dijo: "Qué tacaño. Mira a qué nos tememos.
¿No sería bueno que nuestra empresa ganara la licitación? "Oye, Xiao Wang, ¿cuál crees que es la posibilidad de que nuestra empresa gane la oferta?", Dijo el secretario Wang: "Deténganse, recuerden no salir a decir tonterías. Este es el secreto comercial de nuestra empresa", dijo Tang Xiao. "Vamos, ¿todavía nos lo estás ocultando? Además, ¿estás poniendo cosas secretas sobre la mesa para que otros las vean?" Xiao Wang estaba estupefacto y no sabía qué decir.
Preguntas de especulación
1. ¿Qué error cometió el secretario Wang?
2. ¿Cómo debe guardar los secretos la secretaria?
3. A partir de este caso, ¿a qué creemos que deberían prestar atención las organizaciones?
Análisis y Comentario
Una organización tiene muchos documentos e información con diferentes niveles de confidencialidad, como secreto, confidencial y alto secreto. Una vez que estos documentos e información se filtren, causarán pérdidas inconmensurables a la organización. Debido a la naturaleza de su trabajo, las secretarias suelen entrar en contacto con estos documentos e información, por lo que deben establecer conscientemente un concepto de confidencialidad y guardar estrictamente los secretos. En este caso, el Secretario Wang no tenía un fuerte sentido de confidencialidad y casualmente colocó el primer borrador del documento de licitación y el texto electrónico ingresado que eran confidenciales para la empresa donde otros podían verlos fácilmente. Si la persona que ves no puede guardar un secreto, una vez que se filtre y los competidores lo conozcan, las consecuencias serán graves. Por lo tanto, cuando el secretario imprime estos documentos secretos, si hay otras cosas que deben abordarse de inmediato, debe guardar los documentos y cerrar los documentos electrónicos que se han ingresado en la computadora. Si quiere salir de la oficina, también deberá apagar su computadora. La computadora de la secretaria también debe tener configurada una contraseña que sólo él conozca. Al mismo tiempo, personas ajenas no deben utilizar la computadora para garantizar que otros no vean los archivos secretos y la información en la computadora.
Estudio de caso: ¿Quién fue “despedido” por el secretario Sanlin?
Lo transfirieron al departamento de recursos humanos de la empresa, donde el gerente Xie trabajaba como secretario. Hoy en día, la secretaria Lin puede disfrutar del viento y la luz y está muy al tanto de los cambios de personal de la empresa. Ella lo supo desde muy temprano, por lo que los gerentes, directores y empleados comunes de otros departamentos querían hacerse amigos cuando la conocieron para obtener información privilegiada, así que la invité a cenar hoy y le di un pequeño obsequio mañana. Al principio, el secretario Lin también sabía que debía cumplir con las disciplinas profesionales y se negó resueltamente. Sin embargo, a medida que pasó el tiempo y escuché palabras más halagadoras, me sentí extasiado. Hacía mucho que había olvidado mi disciplina profesional. No sólo disfruté del banquete, sino que también recibí todos los obsequios según lo ordenado. Por supuesto, no hay almuerzo gratis en el mundo, así que también le contó a la otra parte lo que sabía. Por supuesto, no olvides decirle a la otra persona que lo sabe y no lo dejes salir. Con el paso del tiempo, la gente empezó a llamarla la "Segunda Gerente Lin" del departamento de recursos humanos. No existe un muro hermético en el mundo y un día algo sucedió. Resulta que Li, el gerente del departamento de desarrollo de la empresa, será enviado al extranjero a estudiar durante un año debido a su excelente desempeño laboral. Cuando regresé, me ascendieron a subdirector general y el puesto de director de desarrollo quedó vacante. Inicialmente, Xie Hui, subdirector del departamento de RD, era el director más prometedor. Su habilidad personal es muy fuerte. Sin embargo, el Departamento de Recursos Humanos realizó una encuesta de opinión pública y el resultado fue que Xie Hui era demasiado fuerte y no tenía una relación armoniosa con sus subordinados. Lo que más necesita el departamento de RD es el trabajo en equipo, por lo que el responsable debe ser una persona con fuerte cohesión. Así que finalmente lo rechacé y decidí transferir a alguien de otro departamento para que fuera el gerente. Después de que Xie Hui se enteró de esto por boca del secretario Lin, quedó muy insatisfecho y corrió hacia el gerente general para armar un escándalo. El gerente general estaba muy enojado y le pidió al gerente de recursos humanos que investigara a fondo quién filtró la noticia y finalmente encontró al secretario Lin. Es concebible que el secretario Lin fuera finalmente "despedido" de la empresa. Los directores de recursos humanos también fueron duramente criticados por la mala gestión de sus subordinados.
Problemas de especulación
1. ¿Por qué el secretario Lin fue despedido de la empresa?
2. ¿Por qué las cuestiones de personal son siempre el secreto de una organización?
3. ¿Cómo puede una secretaria evitar cometer errores como la secretaria Lin?
Análisis y Comentario
Las secretarias, como su nombre indica, deben guardar estrictamente secretos. Entre todos los secretos de la empresa, las cuestiones de personal son siempre el secreto de los secretos. Una vez que los resultados de los cambios de personal se filtren antes del anuncio oficial, provocarán una gran pasividad en el trabajo de los líderes, disminuirán el entusiasmo de parte del personal relevante y alterarán el orden normal del trabajo de la organización.
Desde esta perspectiva, el secretario Lin se aprovechó de su trabajo, violó las disciplinas profesionales y filtró constantemente información del personal de la empresa, lo que provocó una gran pasividad en el trabajo de la empresa y finalmente fue un error.